Cómo organizar un festival de música sin perder el control
Un festival de música se organiza en capas: primero se fijan la fecha, el lugar y el programa; después se cierran artistas, permisos, proveedores y seguridad. Cuando ya conoces las necesidades técnicas y la previsión de asistentes, puedes preparar el plano, el personal, el catering y la promoción. El montaje final funciona mejor si el escenario, el sonido y la iluminación se revisan antes de que llegue el público. Este plan reúne 75 tareas y 74 materiales para seguir el orden correcto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Preparar el programa musical
2 personas
- 3
Confirmar a los artistas
2 personas
- 4
Hacer reservas
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
- 7
Hacer el plano
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Recopilar información de los artistas
- 12
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
- 13
Pedir el catering
2 personas
- 14
Pedir bebidas
- 15
Reservar equipo
2 personas
- 16
Asignar al personal
2 personas
- 17
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 18
Publicar la promoción
2 personas
- 19
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 20
Hacer la compra
4 personas
- 21
Recoger los materiales
3 personas
- 22
Inspeccionar el lugar
3 personas
- 23
Enfriar las bebidas
3 personas
- 24
Montar el escenario
6 personas
- 25
Montar el sistema de sonido
4 personas
- 26
Colgar la iluminación
3 personas
- 27
Conectar la corriente
2 personas
- 28
Montar las carpas
5 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
4 personas
- 31
Montar la barra
4 personas
- 32
Montar el buffet de catering
4 personas
- 33
Preparar aperitivos
4 personas
- 34
Comprobar los baños
2 personas
- 35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 36
Colgar la decoración
3 personas
- 37
Colocar la señalización
2 personas
- 38
Preparar los camerinos de los artistas
2 personas
- 39
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Evento
- 40
Recibir a los artistas
2 personas
- 41
Atender la entrada
3 personas
- 42
Repartir pulseras
2 personas
- 43
Dar la bienvenida al público
2 personas
- 44
Anunciar el programa
- 45
Acompañar a los artistas
2 personas
- 46
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
- 47
Comprobar el nivel de sonido
- 48
Controlar la iluminación durante las actuaciones
2 personas
- 49
Atender el bar
4 personas
- 50
Servir las bebidas
3 personas
- 51
Rellenar las bebidas
2 personas
- 52
Servir aperitivos
3 personas
- 53
Reponer el bufé
2 personas
- 54
Recoger la basura
2 personas
- 55
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
- 56
Controlar el flujo de público
2 personas
- 57
Comprobar el material de primeros auxilios
- 58
Registrar objetos perdidos
- 59
Cerrar la última actuación
3 personas
- 60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Seguimiento
- 61
Cerrar el bar
4 personas
- 62
Recoger el catering
4 personas
- 63
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 64
Apagar la instalación de luces
2 personas
- 65
Recoger bolsas de basura
4 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Limpiar el recinto
5 personas
- 68
Desmontar las tiendas
5 personas
- 69
Desmontar el escenario
6 personas
- 70
Empacar el equipo
4 personas
- 71
Recoger el mobiliario
4 personas
- 72
Retirar la decoración
3 personas
- 73
Devolver los materiales
3 personas
- 74
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 75
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Bandejas de barcant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Bancos para artistascant. 6
Equipo
- Altavocescant. 6
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces del monitorcant. 4
- Cables de audiocant. 20
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Enrollacablescant. 6
- Aislamiento acústicocant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 8
- Linternas a pilascant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 300
- Cubiertoscant. 300
- Cucharonescant. 12
- Bandejas para servircant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Contenedores para hielocant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef, pan y pelarcant. 12
- Pinzascant. 10
- Jarras para servircant. 8
- Abrebotellascant. 6
- Papeleracant. 12
Decoración
- Banderas del festivalcant. 10
- Decoración de guirnaldas de lucescant. 8
- Telones de escenariocant. 4
- Juegos de mantelescant. 12
- Carteles para artistascant. 6
- Atriles para programascant. 8
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 3
- Cuboscant. 6
- Paños de microfibracant. 24
- Escobas de manocant. 6
- Guantes de trabajocant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
- Dispensadores de papel de cocinacant. 8
Catering
- Compras
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 3
- Extintorescant. 6
- Chalecos reflectantescant. 12
- Vallas de separacióncant. 20
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
Información
- Pulserascant. 350
- Tarjetas del programacant. 300
- Carteles direccionalescant. 20
- Paneles informativoscant. 8
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
Herramientas
- Martillocant. 4
- Juegos de destornilladorescant. 3
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 12
- Bridascant. 200
- Niveles de burbujacant. 2
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de confirmar artistas o publicar invitaciones. Reserva al menos 8-12 semanas para permisos, contratos, proveedores y promoción; cambiar el recinto después puede obligarte a rehacer todo el plano.
- Pide a cada artista su información técnica y de llegada con un mínimo de 4 semanas de antelación. Comprueba canales, micrófonos, cajas DI, monitores, soportes y cables antes de reservar el equipo de sonido.
- Dibuja el plano cuando conozcas los accesos, el escenario y el aforo previsto. Deja definidos los recorridos del público, la zona de artistas, las mesas, las carpas, las salidas y el espacio necesario para cables y enrollacables.
- Asigna funciones concretas al personal y reúne a los voluntarios antes del día del festival. Una sesión de instrucciones de 30-45 minutos debe cubrir horarios, entradas, atención a artistas, bebidas, incidencias y evacuación.
- Haz la inspección final el día anterior o al menos 4 horas antes de abrir. Monta primero el escenario y el sistema de sonido, prueba focos y altavoces, enfría las bebidas y guarda linternas y baterías de repuesto en un punto conocido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si el festival es pequeño o mediano. Ese margen permite confirmar artistas, tramitar permisos, reservar equipo, pedir catering y lanzar la promoción sin trabajar a última hora.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas?
- Confírmalos idealmente 6-8 semanas antes y solicita la información técnica al cerrar cada actuación. Como mínimo, verifica 4 semanas antes los horarios, necesidades de sonido, transporte y requisitos de camerino o descanso.
- ¿Cuándo se monta el sonido de un festival?
- Reserva el montaje del escenario y del sonido para el mismo día con al menos 4 horas de margen antes de la apertura. Programa una prueba completa de micrófonos, mesa de mezclas, subwoofers, monitores y conexiones antes de que llegue el público.
- ¿Cuánta bebida hay que comprar para un festival de música?
- Calcula aproximadamente 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y 1-2 por persona por cada hora adicional, ajustando según la duración y el clima. Enfría una parte con antelación y mantén una reserva para las últimas horas.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!