Organiser un festival de musique, étape par étape
Un festival de musique se prépare dans un ordre précis : commence par la date, le lieu et les autorisations, puis verrouille les artistes et le programme. La technique, la sécurité, les toilettes et le catering doivent être réservés avant de lancer la communication. À l’approche du jour J, transforme le programme en déroulé minute par minute et attribue chaque mission à un bénévole identifié. Ce sont surtout les besoins techniques des artistes, les rallonges, les bracelets et la météo qui posent problème lorsqu’ils sont traités trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Demander les autorisations
2 personnes
- 3
Contacter les artistes
2 personnes
- 4
Consigner les contrats des artistes
2 personnes
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
- 7
Réserver le catering
2 personnes
- 8
Réserver la sécurité
2 personnes
- 9
Réserver les toilettes
2 personnes
- 10
Réserver le photographe
- 11
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 12
Envoyer les invitations
2 personnes
- 13
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 15
Lancer la campagne promotionnelle
2 personnes
- 16
Créer le plan
2 personnes
- 17
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 18
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 19
Envoyer les informations sur les artistes
- 20
Commander les bracelets et les billets
- 21
Confirmer le planning technique
2 personnes
- 22
Vérifier les prévisions météo
- 23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 24
Faire les courses
3 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
3 personnes
- 26
Préparer le matériel
4 personnes
- 27
Balisage du site
4 personnes
- 28
Monter la scène
6 personnes
- 29
Raccorder la sonorisation
4 personnes
- 30
Installer l’éclairage
4 personnes
- 31
Brancher l'alimentation électrique
3 personnes
- 32
Monter les tentes
6 personnes
- 33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 34
Aménager le bar
4 personnes
- 35
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 36
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
- 37
Installer la décoration
3 personnes
- 38
installer la signalisation
2 personnes
- 39
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 40
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes
- 41
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
- 42
Approvisionner les coulisses
2 personnes
- 43
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 44
Tenir l'entrée
4 personnes
- 45
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 46
Accueillir les artistes
2 personnes
- 47
Encadrer le programme musical
2 personnes
- 48
Tenir le bar
6 personnes
- 49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
- 51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 52
Rassembler les déchets
3 personnes
- 53
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 54
Maintenir le site propre
3 personnes
- 55
Répondre aux questions du public
2 personnes
- 56
Annoncer les changements de programme
- 57
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Suivi
- 58
Éteindre l'installation sonore
3 personnes
- 59
Fermer le bar
4 personnes
- 60
Ranger le service traiteur
4 personnes
- 61
Nettoyer le site
6 personnes
- 62
Démonter le mobilier
5 personnes
- 63
Démonter les tentes
6 personnes
- 64
Démonter la scène
6 personnes
- 65
Démonter l’installation lumineuse
4 personnes
- 66
Inventorier le matériel
2 personnes
- 67
Évacuer les déchets
3 personnes
- 68
Faire la vaisselle
3 personnes
- 69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 70
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 71
Payer les artistes
2 personnes
- 72
Remettre le lieu en état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Scène
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables de bièreqté 12
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Poubellesqté 12
- Portantsqté 4
- Barrières de fouleqté 30
- Glacièresqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 6
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Moniteurs de scèneqté 4
- Câbles XLRqté 12
- Câbles d'instrumentsqté 10
- Multiprisesqté 12
- Rallongesqté 12
- Enrouleurs électriquesqté 6
- Escaliers de scèneqté 2
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Projecteurs de chantierqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 500
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Verres à vinqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Bacs de maintien au chaudqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Louchesqté 12
- Réfrigérateursqté 3
Décoration
- Drapeaux de festivalqté 20
- Tentures de scèneqté 4
- Panneaux de directionqté 12
- Affiches du programmeqté 20
- Nappesqté 20
- Braceletsqté 500
- Rouleaux de ticketsqté 3
Nettoyage
- Conteneurs à déchetsqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 3
- Seauxqté 6
- Chariots de ménageqté 2
- Gants de travailqté 12
- Chiffons de nettoyageqté 30
Catering
- Courses
Conseils
- Commence 6 à 9 mois avant la date avec le lieu, les autorisations et les premiers contacts avec les artistes. Sans ces éléments, tu risques de communiquer sur une programmation qui ne peut pas être confirmée.
- Demande à chaque artiste une fiche technique et un contrat signé au plus tard 8 semaines avant le festival. Regroupe ensuite les besoins en microphones, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique dans un planning technique unique.
- Prévois la logistique du public avant d’ouvrir les inscriptions : accès, barrières, toilettes, poubelles, tentes et espaces de restauration. Vérifie les quantités au moins 3 semaines avant, notamment pour les gobelets réutilisables, les assiettes et les couverts.
- Répartis les bénévoles sur des créneaux de 3 à 4 heures avec un responsable par zone. Garde une équipe disponible pendant les changements de plateau : elle pourra gérer les artistes, les câbles, les boissons et les imprévus sans bloquer le programme.
- La veille, confirme la météo, le planning technique et la liste des courses, puis mets les boissons au frais suffisamment tôt. Le jour J, imprime le déroulé, les contacts et les horaires de montage : ne compte pas sur un seul téléphone chargé pour toute l’équipe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?
- Prévois au moins 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, et davantage si le lieu ou les autorisations sont complexes. Les contrats, la sécurité, les toilettes et la technique doivent idéalement être confirmés 8 à 12 semaines avant la date.
- Quand faut-il contacter les artistes pour un festival ?
- Contacte-les dès que la date et le lieu sont suffisamment avancés, généralement 6 à 9 mois avant. Demande une confirmation écrite, un contrat et une fiche technique avant de publier le programme.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser un festival de musique ?
- Pour un petit festival, prévois au minimum 1 responsable par zone et des équipes de 2 à 4 personnes pour l’accueil, le bar, les artistes et le rangement. Organise des rotations de 3 à 4 heures afin de couvrir toute l’amplitude sans épuiser les bénévoles.
- Quand faut-il vérifier le matériel technique et les câbles ?
- Fais une première vérification 2 semaines avant, puis une confirmation complète 48 heures avant le montage. Contrôle notamment les multiprises, rallonges, enrouleurs électriques, câbles XLR, microphones et pieds de micro.
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