Organiser un festival de jazz sans perdre le fil

Un festival de jazz se prépare d’abord comme une production scénique, puis comme un accueil du public. Commence par fixer la date, confirmer le lieu et réserver les musiciens avant de bâtir le programme. Les besoins techniques, les autorisations, l’assurance et la logistique doivent ensuite être verrouillés assez tôt. Ce plan regroupe 78 tâches et 65 éléments, du matériel de scène aux inscriptions et au catering, pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Confirmer le lieu
2 personnes
3
Réserver les musiciens
2 personnes
4
Planifier les spectacles
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
2 personnes
7
Vérifier l’assurance
8
Réserver le catering
2 personnes
9
Réserver les toilettes
10
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
11
Réserver l’éclairage
12
Établir le budget du festival
2 personnes
13
Concevoir les invitations
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Envoyer les informations sur les artistes
18
Publier le programme
19
Recruter des bénévoles
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Répartir les services au bar
2 personnes
22
Prévoir un contact de premiers secours
23
Vérifier les prévisions météo
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
28
Balisage du site
3 personnes
29
Monter la scène
4 personnes
30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
31
Installer l'éclairage
2 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Installer les tables
3 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Aménager le bar
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager la loge des artistes
2 personnes
38
Installer la décoration
2 personnes
39
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
40
Préparer la table d'inscription
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Effectuer la vérification du son
3 personnes
43
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer le programme
2 personnes
48
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
49
Diffuser la musique de pause
50
Accompagner les spectacles
3 personnes
51
Changer les microphones
2 personnes
52
Accompagner les artistes
2 personnes
53
Servir les boissons
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Réapprovisionner les toilettes
60
Répondre aux questions du public
2 personnes
61
Annoncer le dernier numéro
62
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Compter les stocks de boissons
2 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le bar
2 personnes
68
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Ranger le matériel audio
3 personnes
71
Remettre le mobilier en place
4 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
76
Retourner le matériel
2 personnes
77
Ranger le stock restant
2 personnes
78
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables de buffetqté 6
Table d'inscription
Tables des artistesqté 3
Chaisesqté 160
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles XLRqté 16
Casque audioqté 2
Ordinateur portable
Pieds de microqté 8
Tabouret de piano
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 160
Verres à eauqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Bacs de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Affiches jazzqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Chemins de tableqté 16
Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 12
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 8
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque les musiciens et le lieu avant de publier quoi que ce soit : prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les disponibilités, les horaires de passage et les besoins techniques de chaque groupe.
Demande une fiche technique à chaque artiste dès la réservation. Elle doit préciser les microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles, alimentation électrique et éventuelles contraintes de piano.
Ne reporte pas les autorisations, l’assurance et les toilettes à la dernière semaine. Vérifie ces points au moins 6 semaines avant le festival, puis garde les confirmations avec les contrats et le plan du site.
Construis le planning autour des temps invisibles : installation de la sonorisation et de l’éclairage, balances, changements de plateau, repas des artistes et remise en état. Une balance peut facilement prendre 30 à 45 minutes par formation.
Répartis les bénévoles par créneaux et par postes avant d’envoyer le programme final. Prévois notamment un responsable des inscriptions, un relais pour le bar, une personne de contact pour les premiers secours et un remplaçant par service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de jazz ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, surtout si le lieu, les autorisations et la technique ne sont pas encore confirmés. Avec un lieu déjà disponible et une programmation courte, 8 à 12 semaines peuvent suffire.
Quand réserver les musiciens pour un festival de jazz ?: Réserve les musiciens dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 3 à 6 mois à l’avance. Demande immédiatement leurs horaires disponibles, leurs besoins techniques et les informations à publier dans le programme.
Quand faut-il réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réserve la sonorisation et l’éclairage au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Envoie aux prestataires les fiches techniques des artistes, le plan de scène et les horaires d’installation dès que ces éléments sont connus.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de jazz ?: Pour un petit festival, compte au minimum 1 bénévole à l’accueil, 2 au bar par service et 1 personne dédiée aux artistes et aux imprévus. Ajoute un remplaçant par poste et établis les créneaux au moins 2 semaines avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.