Ein Jazzfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Jazzfestival steht und fällt mit der Reihenfolge deiner Planung. Lege zuerst Datum und Veranstaltungsort fest, bevor du Musiker, Technik und Genehmigungen verbindlich organisierst. Danach folgen Programm, Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. Plane am Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Aufbau, Soundcheck, Einlass und Umbauten ein – besonders bei mehreren Auftritten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
2
Location bestätigen
2 Personen
3
Musiker festlegen
2 Personen
4
Auftritte einplanen
2 Personen
5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
2 Personen
7
Versicherung prüfen
8
Catering reservieren
2 Personen
9
Toiletten reservieren
10
Tonanlage reservieren
2 Personen
11
Beleuchtung reservieren
12
Festivalbudget erstellen
2 Personen
13
Einladungen gestalten
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Künstlerinformationen versenden
18
Programm veröffentlichen
19
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Bar-Dienst einteilen
2 Personen
22
Erste-Hilfe-Kontakt organisieren
23
Wettervorhersage prüfen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
28
Gelände absperren
3 Personen
29
Bühne aufbauen
4 Personen
30
Beschallungsanlage aufstellen
3 Personen
31
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
32
Stromversorgung anschließen
2 Personen
33
Tische aufstellen
3 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Bar einrichten
3 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
37
Künstlerraum einrichten
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
2 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Soundcheck durchführen
3 Personen
43
Lichtcheck durchführen
2 Personen

Event

44
Künstler empfangen
2 Personen
45
Türen öffnen
3 Personen
46
Besucher registrieren
3 Personen
47
Programm verteilen
2 Personen
48
Eröffnungsauftritt begleiten
3 Personen
49
Pausenmusik abspielen
50
Auftritte betreuen
3 Personen
51
Mikrofone wechseln
2 Personen
52
Künstler betreuen
2 Personen
53
Getränke servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Buffet auffüllen
2 Personen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten auffüllen
60
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
61
Letzten Auftritt ankündigen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
64
Getränkevorrat zählen
2 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Bar reinigen
2 Personen
68
Cateringbereich reinigen
2 Personen
69
Bühne abbauen
4 Personen
70
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
71
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
72
Gelände reinigen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
76
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
77
Restbestand einlagern
2 Personen
78
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
Bühnentreppe
PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
BuffetischeAnz. 6
Registrierungstisch
KünstlertischeAnz. 3
StühleAnz. 160
BarhockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
MonitorlautsprecherAnz. 3
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 16
XLR-KabelAnz. 16
KopfhörerAnz. 2
Laptop
NotenständerAnz. 8
Klavierhocker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

WeingläserAnz. 100
BiergläserAnz. 160
WassergläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

JazzposterAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6
TischläuferAnz. 16
BühnentücherAnz. 4
Dekorative PflanzenAnz. 12
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 8
PfeiltafelnAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle die technischen Anforderungen aller Musiker, bevor du Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und DI-Boxen reservierst. Frage spätestens sechs Wochen vorher nach Instrumenten, Monitorwegen und benötigten Anschlüssen.
Plane Auftritte nicht direkt hintereinander. Rechne pro Umbau mindestens 30 Minuten ein und reserviere zusätzlich 60 bis 90 Minuten für den Soundcheck vor dem Einlass.
Prüfe Genehmigungen und Versicherung, sobald der Veranstaltungsort feststeht. Rückfragen zu Musik, Ausschank, Lärmschutz oder Besucherzahl können mehrere Wochen dauern.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestätige das Catering spätestens 14 Tage vor dem Festival. Berücksichtige außerdem getrennte Tische für Buffet, Künstler und Registrierung.
Teile Freiwillige mit konkreten Uhrzeiten und Aufgaben ein: Einlass, Bar, Bühnenwechsel und Erste Hilfe brauchen jeweils eine zuständige Person. Kontrolliere am Vortag Wetter, Einkaufsliste, Beleuchtung und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzfestival organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher. Datum und Ort kommen zuerst, danach Musiker, Genehmigungen, Technik und Catering.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Jazzfestivals?: Plane mindestens vier Stunden für Bühne, Ton, Licht und Möbel ein. Für den Soundcheck solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass freihalten.
Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Jazz-Auftritten liegen?: Rechne bei einem einfachen Wechsel mit mindestens 30 Minuten. Bei mehreren Instrumenten oder einer neuen Bühnenaufstellung sind 45 bis 60 Minuten realistischer.
Wann sollte man Catering und Toiletten für ein Jazzfestival reservieren?: Reserviere beides spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Bei größeren Besucherzahlen oder wenigen verfügbaren Dienstleistern solltest du noch früher anfragen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.