Organiser un festival de bateaux-dragons, étape par étape

Un festival de bateaux-dragons se prépare d’abord sur l’eau, puis autour de la course. Commencez par fixer la date et le lieu afin de lancer les autorisations, le plan de sécurité et la réservation des bateaux. Ensuite, structurez le concours : équipes, zones de départ et d’arrivée, calendrier des matchs et accueil du public. Les oublis les plus coûteux concernent généralement les secours, les inscriptions incomplètes, le bateau de réserve et la confirmation envoyée trop tard aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Établir le plan de sécurité aquatique
2 personnes
4
Réserver les bateaux dragons
5
Définir le format du concours
2 personnes
6
Définir les zones de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Réserver le service de secours
8
Assurer la présence des secours
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Recruter des équipes
3 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Contacter les sponsors
2 personnes
13
Vérifier les autorisations
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Établir la répartition des équipes
2 personnes
17
Publier le programme des matchs
18
Briefer les bénévoles
3 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Tester la musique et le micro
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer la confirmation aux participants
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Vérifier le matériel
3 personnes
27
Balisage du site
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
32
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
33
Installer le système son
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Mettre les bateaux dragons à l’eau
6 personnes
36
Préparer les pagaies et les gilets de sauvetage
3 personnes
37
Installer les marquages de piste
4 personnes
38
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes
40
Assurer la présence aux postes des bénévoles
8 personnes

Événement

41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Donner les consignes de sécurité aux équipes
3 personnes
44
Annoncer l'ouverture
45
Guider les équipes vers les bateaux
4 personnes
46
Encadrer les premières courses
8 personnes
47
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Informer le public
2 personnes
51
Accompagner les deuxièmes courses
8 personnes
52
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
53
Annoncer les finalistes
54
Encadrer la finale
8 personnes
55
Servir le buffet barbecue
5 personnes
56
Préparer les prix
2 personnes
57
Récompenser les gagnants
3 personnes
58
Fournir la musique
59
Allumer l’éclairage du soir
60
Servir le dernier tour
3 personnes
61
Annoncer le départ
62
Guider les participants vers la sortie
3 personnes

Suivi

63
Sortir les bateaux de l'eau
6 personnes
64
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
65
Stocker les aliments en toute sécurité
3 personnes
66
Rassembler les déchets
5 personnes
67
Nettoyer le site
5 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Retirer les marquages de piste
3 personnes
72
Nettoyer le matériel
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Ranger les stocks restants
2 personnes
76
Traiter les objets trouvés
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 10
Barrières de fouleqté 30
Nappesqté 12
Parasolsqté 4

Matériel de sport

Bateaux-dragonsqté 2
Bateau de réserve
Pagaiesqté 50
Gilets de sauvetageqté 60
Tambours de dragonqté 2
Drapeaux de départqté 4
Bouées de couloirqté 20
Lignes de pisteqté 8
Chronomètreqté 4
Mégaphonesqté 3
Numéros de départqté 150
Rubans de médailleqté 30
Trophéesqté 3

Sécurité

Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 6
Couvertures de survieqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de poche étanchesqté 6
Panneaux d'avertissementqté 8
Tapis antidérapantsqté 10

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecuesqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Caisse
Terminal de paiementqté 2
Panneaux d’affichageqté 3
Tableau blanc

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Pichets en verreqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 8
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Bouilloireqté 2
Lavabos pour les mainsqté 3
Bacs alimentairesqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières de dragonsqté 6
Décoration de tableqté 12
Panneaux de directionqté 10
Affiches du programmeqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Caisses de nettoyageqté 2
Étagères de séchageqté 2

Autre

Formulaires de locationqté 150
Stylosqté 30
Braceletsqté 150
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Serre-câblesqté 100

Catering

Courses

Conseils

Lancez les autorisations et le plan de sécurité aquatique dès que le lieu est choisi. Vérifiez les exigences locales avant de réserver définitivement les bateaux et le service de secours.
Réservez les bateaux-dragons, les pagaies et les gilets de sauvetage avec un bateau de réserve. Prévoyez aussi les bouées de couloir et les lignes de piste avant de publier le format des courses.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les équipes, de recueillir les besoins alimentaires et de publier le programme des matchs.
Préparez un briefing bénévole de 30 à 45 minutes le jour précédent ou avant l’ouverture. Répartissez clairement les rôles pour les départs, l’arrivée, les barrières, le public et la circulation près de l’eau.
Contrôlez la météo 48 heures puis 6 heures avant le début. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et testez le micro et la sonorisation avant l’arrivée des équipes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de bateaux-dragons ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un événement avec plusieurs équipes. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver les bateaux et les secours, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand réserver les bateaux-dragons et les secours ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines à l’avance. Attendre les dernières semaines peut vous laisser sans bateau de réserve ni équipe de secours disponible.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez le formulaire au moins 10 jours avant la compétition. Il vous faut ensuite établir la répartition des équipes, publier les matchs et envoyer une confirmation complète aux participants.
Que vérifier le jour d’un festival de bateaux-dragons ?: Faites un contrôle au moins 2 heures avant le premier départ : présence des secours, gilets, bouées, lignes de piste, sonorisation, signalisation et zones de départ et d’arrivée. Vérifiez aussi la météo et la disponibilité du bateau de réserve.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.