Drachenbootfestival organisieren: der Ablauf

Ein Drachenbootfestival braucht eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum und Ort fest, dann klärst du Genehmigungen, Wasserrettung und Boote. Danach folgen Anmeldung, Teamaufteilung und Wettkampfplan. Am Veranstaltungstag zählen sichere Start- und Zielzonen, eingewiesene Helfer und getestete Technik. Plane außerdem Ersatzmaterial und trockene, gut zugängliche Sicherheitsausrüstung ein – am Wasser wird beides oft zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Wassersicherheitsplan erstellen
2 Personen
4
Drachenboote reservieren
5
Spielmodus festlegen
2 Personen
6
Start- und Zielzone festlegen
2 Personen
7
Rettungsdienst organisieren
8
Ersthelfer-Besetzung festlegen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Teams rekrutieren
3 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Sponsoren ansprechen
2 Personen
13
Genehmigungen prüfen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Teamaufteilung erstellen
2 Personen
17
Wettkampfplan veröffentlichen
18
Freiwillige einweisen
3 Personen
19
Catering bestellen
2 Personen
20
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
21
Wettervorhersage prüfen
22
Teilnehmerbestätigung versenden
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Materialien prüfen
3 Personen
27
Gelände absperren
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
31
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
32
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
33
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Drachenboote zu Wasser lassen
6 Personen
36
Paddel und Schwimmwesten bereitlegen
3 Personen
37
Bahnenmarkierungen anbringen
4 Personen
38
Start- und Ziellinie markieren
2 Personen
39
Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
40
Freiwilligenposten besetzen
8 Personen

Event

41
Teilnehmer registrieren
4 Personen
42
Startnummern ausgeben
2 Personen
43
Teams eine Sicherheitsunterweisung geben
3 Personen
44
Eröffnung ankündigen
45
Teams zu den Booten begleiten
4 Personen
46
Die ersten Rennen betreuen
8 Personen
47
Zwischenstände erfassen
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Publikum informieren
2 Personen
51
Zweite Läufe betreuen
8 Personen
52
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
53
Finalisten bekanntgeben
54
Finale betreuen
8 Personen
55
Barbecue-Buffet servieren
5 Personen
56
Preise bereitstellen
2 Personen
57
Sieger ehren
3 Personen
58
Musik organisieren
59
Abendbeleuchtung einschalten
60
Letzte Runde servieren
3 Personen
61
Abschied ankündigen
62
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

63
Boote aus dem Wasser holen
6 Personen
64
Anlage ausschalten
2 Personen
65
Lebensmittel sicher verstauen
3 Personen
66
Abfall sammeln
5 Personen
67
Gelände reinigen
5 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Bahnmarkierungen entfernen
3 Personen
72
Materialien reinigen
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
76
Gefundene Gegenstände bearbeiten
77
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
AbsperrgitterAnz. 30
TischdeckenAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4

Sportmaterial

DrachenbooteAnz. 2
Ersatzboot
PaddelAnz. 50
SchwimmwestenAnz. 60
DrachentrommelnAnz. 2
StartflaggenAnz. 4
BahnenbojenAnz. 20
BahnenAnz. 8
StoppuhrAnz. 4
MegafoneAnz. 3
StartnummernAnz. 150
MedaillenbänderAnz. 30
TrophäenAnz. 3

Sicherheit

RettungsringeAnz. 6
WurfleinenAnz. 6
RettungsdeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
Wasserdichte TaschenlampenAnz. 6
WarnschilderAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 10

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
GrillsAnz. 3
GasflaschenAnz. 3
Kasse
KartenterminalAnz. 2
PinnwändeAnz. 3
Whiteboard

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
GlaskaraffenAnz. 12
ServierplattenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
KühlelementeAnz. 30
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
HandwaschbeckenAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
DrachenbannerAnz. 6
TischdekorationAnz. 12
WegweiserAnz. 10
Programmatische PosterAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungskistenAnz. 2
TrockengestelleAnz. 2

Sonstiges

MietformulareAnz. 150
StifteAnz. 30
ArmbänderAnz. 150
Wasserfeste StifteAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Reservierung der Drachenboote. Prüfe früh, ob zusätzlich ein Ersatzboot und ausreichend Paddel verfügbar sind.
Erstelle den Wassersicherheitsplan, bevor du den Spielmodus veröffentlichst. Lege Rettungsdienst, Ersthelfer, Rettungsringe, Wurfleinen und klar sichtbare Warnschilder für Start-, Ziel- und Zuschauerbereiche fest.
Öffne die Anmeldung erst, wenn die wichtigsten Rahmendaten feststehen. Erfasse neben Teamgröße und Kontaktperson auch Ernährungswünsche; verschicke die Teilnehmerbestätigung spätestens eine Woche vor dem Festival.
Veröffentliche den Wettkampfplan nach der Teamaufteilung spätestens 5 bis 7 Tage vorher. So können Teams Anreise, Treffpunkt und Wechselzeiten planen, und Helfer wissen, wann Startnummern und Startflaggen gebraucht werden.
Teste Beschallungsanlage, Mikrofon und Megafone am Vortag am Wasser. Kühle Getränke erst kurz vor Beginn, stelle Snacks und Buffet früh bereit und halte rutschfeste Matten sowie trockene Erste-Hilfe-Ausrüstung direkt an den Zugängen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Drachenbootfestival anmelden?: Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin mit Ort, Genehmigungen, Sicherheitsplanung und der Bootsreservierung. Den Wettkampfplan kannst du veröffentlichen, sobald die Anmeldung geschlossen und die Teams eingeteilt sind – idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Festival.
Welche Sicherheitsmaßnahmen braucht ein Drachenbootfestival?: Du brauchst einen schriftlichen Wassersicherheitsplan, einen organisierten Rettungsdienst und fest eingeteilte Ersthelfer. Rettungsringe, Wurfleinen, Schwimmwesten, Rettungsdecken und ein Erste-Hilfe-Koffer sollten vor Beginn geprüft und direkt an den Wasserzugängen bereitliegen.
Wann sollte man die Teams für ein Drachenbootrennen einteilen?: Teile die Teams nach Ende der Anmeldefrist ein und verschicke die Bestätigung spätestens eine Woche vor dem Termin. So bleiben noch 5 bis 7 Tage, um Änderungen bei Teamgröße, Ernährungswünschen oder Ausfällen zu bearbeiten.
Was wird bei einem Drachenbootfestival häufig vergessen?: Oft fehlen ein Ersatzboot, zusätzliche Absperrgitter, trockene Sicherheitsausrüstung oder eine funktionierende Kommunikation am Wasser. Plane die Materialkontrolle spätestens am Vortag ein und teste Musik, Mikrofon und Megafone dann unter den tatsächlichen Bedingungen.

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