Zo organiseer je een drakenbootfestival
Begin minstens enkele maanden vooraf met datum, locatie en vergunningen; een festival op het water vraagt meer voorbereiding dan een gewone sportdag. Leg daarna het waterveiligheidsplan, de reddingsdienst, EHBO en de drakenboten vast voordat je teams werft. Bepaal vervolgens het wedstrijdformat, de start- en finishzone en het schema. In de laatste weken verwerk je de aanmeldingen, deel je teams in en instrueer je vrijwilligers. Controleer in de laatste 48 uur het weer en werk je draaiboek bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Waterveiligheidsplan opstellen
2 personen
- 4
Drakenboten reserveren
- 5
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
- 6
Start- en finishzone bepalen
2 personen
- 7
Reddingsdienst vastleggen
- 8
EHBO-bezetting vastleggen
- 9
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 10
Teams werven
3 personen
- 11
Aanmeldformulier openen
- 12
Sponsoren benaderen
2 personen
- 13
Vergunningen controleren
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Teamindeling maken
2 personen
- 17
Wedstrijdschema publiceren
- 18
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 19
Catering bestellen
2 personen
- 20
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 21
Weersverwachting controleren
- 22
Deelnemersbevestiging versturen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 26
Materialen controleren
3 personen
- 27
Terrein afzetten
4 personen
- 28
Partytenten opbouwen
4 personen
- 29
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 31
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 32
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
- 33
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
- 34
Versiering ophangen
3 personen
- 35
Drakenboten te water laten
6 personen
- 36
Peddels en zwemvesten klaarleggen
3 personen
- 37
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
- 38
Start- en finishlijn markeren
2 personen
- 39
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
- 40
Vrijwilligersposten bemannen
8 personen
Event
- 41
Deelnemers registreren
4 personen
- 42
Startnummers uitdelen
2 personen
- 43
Teams veiligheidsinstructie geven
3 personen
- 44
Opening aankondigen
- 45
Teams naar boten begeleiden
4 personen
- 46
Eerste races begeleiden
8 personen
- 47
Tussenstanden registreren
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
3 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Publiek informeren
2 personen
- 51
Tweede races begeleiden
8 personen
- 52
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
- 53
Finalisten bekendmaken
- 54
Finale begeleiden
8 personen
- 55
Barbecuebuffet uitserveren
5 personen
- 56
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 57
Winnaars huldigen
3 personen
- 58
Muziek verzorgen
- 59
Avondverlichting inschakelen
- 60
Laatste ronde serveren
3 personen
- 61
Afscheid aankondigen
- 62
Deelnemers naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
- 63
Boten uit het water halen
6 personen
- 64
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 65
Voedsel veilig opbergen
3 personen
- 66
Afval verzamelen
5 personen
- 67
Terrein schoonmaken
5 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 70
Partytenten afbreken
4 personen
- 71
Baanmarkeringen verwijderen
3 personen
- 72
Materialen schoonmaken
3 personen
- 73
Materialen inventariseren
2 personen
- 74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 75
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 76
Gevonden voorwerpen verwerken
- 77
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 120
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
- Dranghekkenaantal 30
- Tafelkledenaantal 12
- Parasolsaantal 4
Sportmateriaal
- Drakenbotenaantal 2
- Reserveboot
- Peddelsaantal 50
- Zwemvestenaantal 60
- Drakentrommelsaantal 2
- Startvlaggenaantal 4
- Baanboeienaantal 20
- Baanlijnenaantal 8
- Stopwatchaantal 4
- Megafoonsaantal 3
- Startnummersaantal 150
- Medaillelintenaantal 30
- Trofeeënaantal 3
Veiligheid
- Reddingsboeienaantal 6
- Werplijnenaantal 6
- Reddingsdekensaantal 10
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Waterbestendige zaklampenaantal 6
- Waarschuwingsbordenaantal 8
- Antislipmattenaantal 10
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Barbecuesaantal 3
- Gasflessenaantal 3
- Kassa
- Pinapparaataantal 2
- Prikbordenaantal 3
- Whiteboard
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazen kannenaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
- Tangenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokeraantal 2
- Handwasbakkenaantal 3
- Voedselbakkenaantal 20
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Drakenbanierenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 12
- Routebordenaantal 10
- Programmapostersaantal 20
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 10
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkistenaantal 2
- Droogrekkenaantal 2
Overig
- Verhuurformulierenaantal 150
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 150
- Watervaste stiftenaantal 12
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwaantal 4
- Kabelbindersaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel vergunningen en waterveiligheid voordat je publiciteit maakt. Controleer ook kort voor het festival of alle vergunningen nog kloppen en of de reddingsdienst en EHBO-bezetting definitief zijn.
- Reserveer naast de wedstrijdboten een reserveboot en tel peddels, zwemvesten, baanboeien en baanlijnen per wedstrijdbaan na. Zo ontdek je ontbrekend materiaal niet pas aan de steiger.
- Sluit de inschrijving uiterlijk één tot twee weken voor het festival en gebruik de resterende tijd voor teamindeling, dieetwensen en het wedstrijdschema. Verstuur de deelnemersbevestiging zodra starttijden en verzamelpunten vaststaan.
- Plan een korte briefing voor alle vrijwilligers op de festivaldag. Bespreek wie de start- en finishzone bewaakt, wie met megafoon of geluidsinstallatie werkt en waar EHBO-koffers en reddingsmiddelen liggen.
- Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en vrijwilligers, maar houd rekening met een lange wedstrijddag. Koel dranken vooraf, test muziek en microfoon vóór de eerste race en zet afvalbakken bij het publieks- en eetgedeelte.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een drakenbootfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur drie tot zes maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en bootreservering. Plan de inschrijving en sponsorwerving daarna, zodat je minstens twee weken voor het festival de teams en het wedstrijdschema kunt vastleggen.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een drakenbootfestival?
- Dat hangt af van de locatie en het gebruik van het water. Start minimaal drie maanden vooraf met navraag bij de gemeente, waterbeheerder en locatie-eigenaar en controleer de vergunningen opnieuw in de laatste week.
- Hoeveel drakenboten heb je nodig voor een festival?
- Dat hangt af van het wedstrijdformat en het aantal banen. Reserveer minimaal één boot per gelijktijdige wedstrijdbaan en regel daarnaast één reserveboot, zodat een defect niet meteen het schema stillegt.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een drakenbootfestival?
- Maak een voorlopig schema zodra de inschrijving opent en publiceer het definitieve schema ongeveer één tot twee weken vooraf. Verwerk late wijzigingen daarna alleen nog gecontroleerd, zodat teams en vrijwilligers dezelfde tijden gebruiken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!