Organiser un exercice de crise sans rien oublier

Un exercice de crise demande plus qu’un scénario et une salle : il faut coordonner les participants, les rôles, les consignes et les moyens de communication. Cette checklist de 49 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’inscription au rangement final. Vous y trouverez aussi le matériel à préparer pour le briefing, les échanges entre équipes et la sécurité. Commencez par définir les objectifs, puis verrouillez la logistique avant d’imprimer les supports.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer la liste des participants
Réserver des espaces
Définir le scénario et les objectifs
3 personnes
Répartir les rôles
2 personnes
Établir les règles d'entraînement
2 personnes
Préparer les consignes de sécurité
Tester les canaux de communication
2 personnes
Préparer les enveloppes du scénario
2 personnes
Imprimer les plans
Préparer les badges nominatifs
Réserver le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la salle de répétition
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la salle de briefing
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le scénario
2 personnes
Installer les équipements de sécurité
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominaux
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Expliquer les objectifs de l’entraînement
2 personnes
Donner la première injection du scénario
2 personnes
Enregistrer les signalements
2 personnes
Déployer les injections de scénario
3 personnes
Gérer les canaux de communication
2 personnes
Noter les temps
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Maintenir la salle de pause propre
Clore l’exercice
2 personnes
Recueillir les premières impressions
2 personnes
Animer le dîner et les échanges
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les espaces
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les données d'inscription
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 35
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Téléphone mobileqté 2

Bureau

Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Tableau blancqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Presse-papiersqté 10
Chemisesqté 35
Porte-nomsqté 35
Étiquettesqté 2
Enveloppesqté 30
Papier pour imprimanteqté 2
Agrafeusesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Bloc-notesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Pilesqté 24
Ruban de balisageqté 2
Pictogrammesqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3

Vaisselle

Tassesqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Petits bolsqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Courses

Courses

Conseils

Définissez le scénario, les objectifs et les règles d’entraînement avant d’inviter les participants. Cela permet d’annoncer clairement le format et d’éviter des attentes différentes le jour de l’exercice.
Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant l’exercice et recueillez les besoins alimentaires en même temps. Conservez une liste actualisée pour le briefing, les badges et le catering.
Testez les canaux de communication au plus tard la veille : talkies-walkies, téléphone mobile et mégaphone doivent être utilisables dans les espaces prévus. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises avant de brancher la technique.
Préparez les enveloppes du scénario, les plans et les badges nominatifs avant l’arrivée des participants. Gardez quelques exemplaires vierges, des stylos et des chemises pour corriger rapidement une information ou accueillir un retardataire.
Installez d’abord la salle de briefing, puis la table d’inscription et les équipements de sécurité. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour tester le projecteur, disposer les tables et chaises, refroidir les boissons et préparer le café et le thé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un exercice de crise ?: Prévoyez au minimum 7 jours pour les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires. Réservez les espaces et le catering dès que le scénario et le nombre estimé de participants sont connus.
Que faut-il préparer la veille d’un exercice de crise ?: La veille, testez les canaux de communication, vérifiez le matériel, imprimez les plans et préparez les enveloppes du scénario. Préparez aussi les badges, les supports de briefing et les équipements de sécurité.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Bloquez au moins 30 minutes avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, aménager la table d’inscription et brancher la technique. Ajoutez du temps si plusieurs salles ou des talkies-walkies sont utilisés.
Quel matériel prévoir pour un exercice de crise ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur et un écran, ainsi que des rallonges, multiprises et moyens de communication. Ajoutez les plans, enveloppes, badges, blocs-notes, marqueurs et au moins une trousse de premiers secours par zone d’exercice.

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