Comment organiser un événement keynote sans rien oublier

Un événement keynote se construit dans un ordre précis : d’abord la date, la salle et le programme, puis l’intervenant et les besoins techniques. Les invitations et les inscriptions viennent ensuite, afin d’ajuster le catering et les badges au nombre réel de participants. Dans les derniers jours, la présentation doit être testée sur place, les régimes transmis au traiteur et les informations d’accès envoyées. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour installer les chaises, les tables, la projection et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Confirmer l’intervenant keynote
4
Recueillir les besoins techniques
5
Rédiger le texte de l’invitation
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Commander le catering
10
Réserver la technique
11
Mettre le programme en ligne
12
Vérifier les inscriptions
13
Concevoir les badges nominatifs
14
Recevoir la présentation
15
Vérifier la présentation sur le plan technique
2 personnes
16
Remettre la liste des régimes au traiteur
17
Partager l’itinéraire et les infos de stationnement
18
Imprimer les badges nominatifs
19
Imprimer le déroulé
20
Faire les courses
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Ouvrir la salle
2 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer les tables
2 personnes
26
Aménager la zone de scène
2 personnes
27
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Lancer la présentation
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Vérifier l'éclairage
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Préparer les badges nominatifs
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
3 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Annoncer la keynote
40
Animer le keynote
2 personnes
41
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
43
Ouvrir l’apéritif de réseautage
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
47
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

48
Éteindre l’équipement
2 personnes
49
Ranger les restes au frais
2 personnes
50
Faire la vaisselle
3 personnes
51
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
52
Retirer la décoration
2 personnes
53
Rassembler les déchets
2 personnes
54
Nettoyer la salle
3 personnes
55
Démonter l'équipement technique
2 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Classer les factures et les reçus
59
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabouretsqté 3
Porte-manteauxqté 2
Nappeqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 4
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Bacs de rangementqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Brochures du programmeqté 60
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Compositions floralesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Porte-sacs-poubelleqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Distributeur de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commence par bloquer la date, réserver la salle et confirmer l’intervenant avant d’envoyer la moindre invitation. Garde au moins 2 à 3 semaines entre l’ouverture des inscriptions et l’événement pour obtenir un chiffre fiable.
Demande les besoins techniques à l’intervenant dès la confirmation : format de présentation, connectique, son et éclairage. Teste l’ordinateur portable, le projecteur, les adaptateurs HDMI et le cliqueur au moins 1 jour avant la keynote.
Fixe une date de clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Tu auras alors le nombre de badges, de chaises, de verres et de portions de catering, ainsi que la liste des régimes alimentaires.
Envoie l’itinéraire, les informations de stationnement et l’horaire d’accueil 2 à 3 jours avant. Cette information évite que les participants arrivent en retard ou cherchent l’entrée au moment où la présentation commence.
Prépare la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Installe la table d’inscription, les badges, les chaises et les tables, puis vérifie le son, la projection, les rallonges et les multiprises avant d’ouvrir les portes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement keynote ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines pour une keynote avec intervenant, invitations, catering et matériel technique. Un délai plus court reste possible, mais il réduit le choix des salles et le temps disponible pour tester la présentation.
Quand confirmer l’intervenant keynote ?: Confirme l’intervenant avant de rédiger et d’envoyer l’invitation, de préférence 4 semaines avant l’événement. Demande ses besoins techniques et le titre définitif de sa présentation au même moment.
Quand commander le catering pour une keynote ?: Commande le catering après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant l’événement. Transmets alors au traiteur le nombre de participants et la liste des régimes alimentaires, en gardant quelques portions de marge si le contexte le permet.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Commence l’installation au moins 90 minutes avant l’accueil du public. Réserve les 30 dernières minutes au test du projecteur, des microphones, des haut-parleurs et de la présentation, plutôt qu’au déplacement des tables.

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