Eine Keynote-Veranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Keynote-Veranstaltung entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Zuerst stehen Saal, Datum, Programm und die verbindliche Zusage des Speakers fest; danach folgen Technik, Einladungen und Catering. Plane die Präsentation nicht erst am Veranstaltungstag ein: Sie sollte vorab entgegengenommen und technisch geprüft werden. Kurz vor dem Termin prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche, Namensschilder und die Informationen zur Anreise.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Saal reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Keynote-Sprecher bestätigen
4
Technische Anforderungen sammeln
5
Einladungstext erstellen
6
Einladungen verschicken
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Catering bestellen
10
Technik reservieren
11
Programm online stellen
12
Anmeldungen prüfen
13
Namensschilder entwerfen
14
Präsentation entgegennehmen
15
Präsentation technisch prüfen
2 Personen
16
Diätliste an das Catering geben
17
Route und Parkinformationen teilen
18
Namensschilder drucken
19
Ablaufplan ausdrucken
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kalt stellen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
3 Personen
23
Saal öffnen
2 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Tische aufstellen
2 Personen
26
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
27
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
28
Tontechnik anschließen
2 Personen
29
Präsentation starten
30
Mikrofone testen
2 Personen
31
Beleuchtung kontrollieren
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
35
Snacks auslegen
2 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen
3 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Keynote ankündigen
40
Keynote moderieren
2 Personen
41
Fragerunde moderieren
2 Personen
42
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
43
Netzwerkempfang eröffnen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
47
Verabschiedung der Gäste begleiten
2 Personen

Nachbereitung

48
Geräte ausschalten
2 Personen
49
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
3 Personen
51
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
52
Dekoration entfernen
2 Personen
53
Abfall sammeln
2 Personen
54
Saal reinigen
3 Personen
55
Technik abbauen
2 Personen
56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
57
Fundsachen sammeln
58
Rechnungen und Belege zusammenfassen
59
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
Registrierungstisch
Rednertisch
HockerAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
TischdeckeAnz. 8

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Präsentationsklicker
FunkmikrofoneAnz. 2
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-AdapterAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 4
Gaffer TapeAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
KaffeetassenAnz. 60
Dinner-TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierplattenAnz. 10
KaraffeAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 60
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
MüllsackhalterAnz. 6
PutzlappenAnz. 12
SpülwanneAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Saal, die Technik und das Catering erst, wenn Datum und Programm feststehen. Für die technische Prüfung solltest du mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung einen vollständigen Präsentationstest einplanen.
Fordere die Präsentation des Keynote-Speakers spätestens 3 Tage vorher an. Prüfe Datei, Schriftarten, Videos, Seitenformat und den passenden HDMI-Adapter auf dem vorgesehenen Laptop.
Verschicke Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht am selben Tag bearbeiten musst. Übermittle die Diätliste spätestens 48 Stunden vor Beginn an das Catering.
Plane die Registrierung vor dem offiziellen Start ein und stelle Registrierungstisch, Namensschilder und Ablaufplan bereit. Rechne für das Einchecken mit mindestens 15 Minuten, besonders wenn viele Gäste gleichzeitig eintreffen.
Öffne den Saal vor dem Einlass für einen letzten Technik- und Raumcheck. Teste Mikrofone, Projektor, Lautsprecher und Präsentationsklicker und sichere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape, bevor die ersten Gäste kommen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Keynote-Veranstaltung planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Datum, Programm und Speaker. Technik, Einladungen und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte der Keynote-Speaker die Präsentation abgeben?: Fordere die Präsentation mindestens 3 Tage vor der Veranstaltung an. Plane zusätzlich einen vollständigen Techniktest spätestens am Vortag ein, wenn Videos, Ton oder spezielle Adapter benötigt werden.
Wie viele Getränke braucht man für eine Keynote-Veranstaltung?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer angebotener Getränke. Stelle zusätzlich Wasser am Rednertisch bereit und kühle die Getränke vor dem Einlass.
Wann muss man Ernährungswünsche an das Catering weitergeben?: Erfasse die Wünsche zusammen mit den Anmeldungen und übermittle die fertige Diätliste mindestens 48 Stunden vor der Veranstaltung. So kann das Catering Sonderportionen einplanen, statt sie kurzfristig improvisieren zu müssen.

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