Organiser une fête de départ à la retraite sans rien oublier

Pour organiser une fête de départ à la retraite, commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez la liste des invités et le déroulé. Prévoyez rapidement le traiteur, le gâteau et les besoins alimentaires. Les derniers préparatifs concernent surtout les discours, la présentation de photos, les badges, le plan de table et le refroidissement des boissons. Gardez une marge pour les confirmations tardives et testez le matériel de présentation avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver le catering
7
Commander le gâteau
8
Composer la sélection musicale
9
Confirmer les intervenants
10
Élaborer le programme
11
Organiser une visite guidée
12
Rassembler des photos pour la présentation
2 personnes
13
Préparer la présentation
2 personnes
14
Tester la présentation
2 personnes
15
Établir la liste définitive des invités
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Établir le plan de table
18
Rassembler les textes de présentation
19
Confirmer les détails du catering
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Couper les fruits et légumes
2 personnes
25
Préparer les sauces et dips
26
Trier la décoration
2 personnes
27
Recharger le matériel audio
28
Nettoyer le lieu
2 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer la table du buffet
2 personnes
32
Installer la table des boissons
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer l'éclairage doux
2 personnes
35
Raccorder la sonorisation
2 personnes
36
Tester le microphone
2 personnes
37
Préparer la présentation
2 personnes
38
Placer les badges nominatifs
2 personnes
39
Préparer les gâteaux et les desserts
2 personnes
40
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
41
Installer la table d’accueil
42
Aménager l'espace cadeaux
2 personnes
43
Préparer le vestiaire
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
46
Recevoir les cadeaux
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Animer la visite guidée
2 personnes
51
Prendre une photo de groupe
2 personnes
52
Ouvrir le buffet
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Réapprovisionner les assiettes et les couverts
55
Annoncer les intervenants
56
Encadrer les discours
57
Lancer la présentation
58
Couper le gâteau
2 personnes
59
Servir le gâteau
3 personnes
60
Fournir la musique
61
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

62
Ranger les restes au frais
2 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Démonter le buffet
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Ranger le matériel audio
2 personnes
70
Vider les glacières
2 personnes
71
Stocker les boissons restantes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Mettre les cadeaux en lieu sûr
2 personnes
75
Partager des photos avec les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 2
Table des boissons
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 55
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Cuillères à caféqté 55
Sets de couverts pour le dînerqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Carafesqté 8

Décoration

Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 8
Nappesqté 9
Porte-serviettesqté 8
Badges nominatifsqté 55
Cadres photoqté 10
Panneau de table cadeaux
Vasesqté 6
Compositions floralesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphone
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisses de pouletqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Couteaux de serviceqté 4
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de réserver le traiteur selon le nombre réel de convives.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dans l’invitation, puis transmettez une synthèse au traiteur au plus tard 10 jours avant la fête. Une relance 7 jours avant évite les oublis.
Fixez une durée précise aux interventions et à la présentation de photos : comptez généralement 3 à 5 minutes par intervenant et 10 à 15 minutes pour le diaporama. Rassemblez les textes et testez la présentation au moins 48 heures avant.
Préparez les badges nominatifs et le plan de table à partir de la liste définitive des invités, établie 3 à 5 jours avant. Gardez quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Organisez la mise en place dans l’ordre du service : tables et chaises, buffet, table des boissons, vaisselle, décoration, puis aliments et boissons. Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas, fruits, légumes et sauces le jour même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un départ à la retraite ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la fête, avec une date limite de réponse fixée environ 3 semaines avant. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 à 10 jours avant cette échéance.
Quand réserver le traiteur et commander le gâteau ?: Réservez le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Commandez le gâteau au moins 10 jours avant, puis confirmez les quantités et les horaires de livraison 3 jours avant.
Combien de temps prévoir pour les discours et la présentation de photos ?: Prévoyez 3 à 5 minutes par intervenant et 10 à 15 minutes pour la présentation. Regroupez les interventions dans une séquence annoncée au programme et testez le microphone ainsi que le diaporama 48 heures avant.
Quand préparer la salle et les boissons ?: Installez le mobilier, les tables de buffet et la décoration le jour même ou la veille si le lieu est disponible. Mettez les boissons au frais la veille et préparez les aliments frais quelques heures avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.