Cómo organizar una fiesta de jubilación paso a paso

Organizar una fiesta de jubilación resulta más sencillo si cierras primero la fecha, el lugar y la lista de invitados. Después puedes coordinar las inscripciones, el catering y el programa sin trabajar dos veces. Los discursos, las fotos y la presentación necesitan tiempo de preparación y una prueba técnica antes del día de la celebración. Este plan te ayuda a llegar a la última semana con las decisiones importantes resueltas y solo pendientes los preparativos frescos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reservar el catering
7
Pedir tarta
8
Preparar la selección musical
9
Confirmar ponentes
10
Elaborar el programa
11
Concertar una visita guiada
12
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
13
Preparar la presentación
2 personas
14
Probar la presentación
2 personas
15
Hacer la lista definitiva de invitados
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Organizar la disposición de las mesas
18
Recopilar los discursos
19
Confirmar los detalles del catering
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Cortar verduras y frutas
2 personas
25
Preparar salsas y dips
26
Clasificar la decoración
2 personas
27
Cargar el equipo de música
28
Limpiar el lugar
2 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar la mesa de buffet
2 personas
32
Montar la mesa de bebidas
2 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Instalar la iluminación
2 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Probar el micrófono
2 personas
37
Preparar la presentación
2 personas
38
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
39
Preparar pasteles y postres
2 personas
40
Montar aperitivos
2 personas
41
Preparar la mesa de recepción
42
Montar la zona de regalos
2 personas
43
Preparar el guardarropa
2 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
46
Recibir los regalos
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Guiar la visita
2 personas
51
Hacer una foto de grupo
2 personas
52
Abrir el buffet
2 personas
53
Reponer el bufé
3 personas
54
Reponer platos y cubiertos
55
Anunciar a los ponentes
56
Coordinar los discursos
57
Reproducir la presentación
58
Cortar la tarta
2 personas
59
Servir la tarta
3 personas
60
Proporcionar la música
61
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

62
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger el buffet
2 personas
67
Retirar la decoración
2 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Recoger el equipo de sonido
2 personas
70
Vaciar neveras portátiles
2 personas
71
Almacenar las bebidas sobrantes
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Guardar los regalos en un lugar seguro
2 personas
75
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 7
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 2
Mesa de bebidas
Perchero

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 55
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 55
Juegos de cubiertos para cenacant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4
Jarrascant. 8

Decoración

Globoscant. 80
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 9
Porta-servilletascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 55
Marcos de fotoscant. 10
Cartel de la mesa de regalos
Jarronescant. 6
Arreglos floralescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Muslos de pollocant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cuchillos de servircant. 4
Papel de aluminiocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y los invitados; envía las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite de confirmación.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número definitivo con el catering entre 5 y 7 días antes de la fiesta.
Cierra el programa con tiempo: confirma a los ponentes, recopila los discursos y reúne las fotos al menos 10 días antes para preparar la presentación.
Haz una prueba completa de la presentación y del sonido 1 o 2 días antes. Comprueba los altavoces, el micrófono y el soporte, y decide quién inicia cada intervención.
Deja para la víspera solo lo que se conserve bien: enfría las bebidas, prepara aperitivos, corta frutas y verduras y deja listas las salsas y los dips. Monta las mesas, las tarjetas de nombre y la decoración con varias horas de margen.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de jubilación?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva entonces el lugar y el catering, envía las invitaciones con unas 4 semanas de margen y deja cerrados el programa y la presentación al menos 10 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados al catering?: Confirma la cifra definitiva entre 5 y 7 días antes del evento, cuando ya haya terminado el plazo de inscripción. Incluye en ese momento las dietas especiales y cualquier cambio en el menú.
¿Cuándo se prepara una presentación de fotos para una jubilación?: Recopila las fotos entre 2 y 3 semanas antes y prepara la presentación unos 10 días antes. Haz una prueba completa 1 o 2 días antes, incluido el sonido y el equipo de reproducción.
¿Cuánto tiempo antes se monta una fiesta de jubilación?: Reserva entre 3 y 4 horas para colocar mesas, sillas, buffet, bebidas, manteles, tarjetas de nombre y decoración. Enfría las bebidas y termina los aperitivos el mismo día, pero evita concentrar también en ese margen los discursos o la presentación.

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