Organiser un défilé de Sinterklaas sans rien oublier

Un défilé de Sinterklaas se prépare d’abord sur papier, avant de réserver l’accueil ou d’imprimer les invitations. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis obtenez les autorisations et faites valider le plan de circulation et de sécurité par la commune. Ensuite, répartissez les bénévoles, les signaleurs et les premiers secours, avant de gérer les inscriptions et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, la météo, le matériel et les contacts.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'itinéraire
2 personnes
2
Demander les autorisations
3
Coordonner l'itinéraire avec la commune
2 personnes
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Réserver le lieu pour l’accueil
7
Inviter Sinterklaas
8
Inviter les Pères Fouettard
9
Prévoir l’accompagnement musical
10
Réserver les bénévoles de premiers secours
11
Recruter des signaleurs
2 personnes
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Rédiger les invitations
2 personnes
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Publier le programme
18
Informer le voisinage du parcours
2 personnes
19
Communiquer les mesures de circulation
20
Vérifier les prévisions météo
21
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
22
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
23
Imprimer la liste de contacts
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Trier les bracelets
2 personnes
26
Trier les cadeaux de Sinterklaas
3 personnes
27
Vérifier le costume de Sinterklaas
28
Vérifier les costumes de Pieten
2 personnes
29
Préparer la playlist
30
Rassembler le matériel
3 personnes
31
Faire les courses
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
4 personnes
34
Préparer les tables de cadeaux
2 personnes
35
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Installer les chaises
4 personnes
38
Monter les tentes de réception
4 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
41
Installer le point boissons
3 personnes
42
Mettre les cadeaux en place
3 personnes
43
Tester le matériel sonore
2 personnes
44
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
3 personnes
46
Positionner les régulateurs de circulation
6 personnes

Événement

47
Accueillir les enfants
4 personnes
48
Encadrer le public le long du parcours
6 personnes
49
Encadrer la procession
8 personnes
50
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
51
Accueillir Sinterklaas
3 personnes
52
Assurer le mot de bienvenue
53
Accompagner les enfants à l’accueil
5 personnes
54
Distribuer les cadeaux
4 personnes
55
Animer le coin photo
2 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Accompagner les enfants auprès de leurs parents
4 personnes
61
Accompagner les derniers invités
3 personnes
62
Relayer les régulateurs de circulation
2 personnes
63
Fermer les cadeaux et la caisse
2 personnes

Suivi

64
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer l’espace d’accueil
3 personnes
69
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
70
Évacuer les déchets
3 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Ranger les courses restantes
2 personnes
73
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Bancs pliantsqté 6
Tables pour boissonsqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
plateauxqté 6

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Panneaux de directionqté 12
Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Presse-papiersqté 6
Marqueursqté 12
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 4
Agrafeusesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 20
Ballons Pietenqté 100
Guirlandesqté 12
Pompe à ballonsqté 2
Cadre photo
Tapis rouge
Sacs cadeauxqté 80

Catering

Courses

Conseils

Demandez les autorisations dès que la date et le parcours sont définis, idéalement 8 à 12 semaines avant le défilé. La commune doit disposer assez tôt du plan de circulation, des mesures de sécurité et des informations destinées aux riverains.
Prévoyez au minimum un signaleur par point de traversée ou de changement de direction, puis établissez la répartition définitive des bénévoles 7 jours avant l’événement. Imprimez aussi une liste de contacts pour chaque responsable.
Ne gardez pas l’accueil pour la dernière semaine : réservez le lieu, les tentes, les tables et les chaises dès que le parcours est confirmé. Ajoutez un espace clairement identifié pour les manteaux et prévoyez des tables séparées pour les boissons.
Pour le programme, confirmez à l’avance Sinterklaas, les Pères Fouettard et l’accompagnement musical. Testez les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant, surtout si l’accueil se fait sous tente.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant le défilé afin de recueillir les besoins alimentaires, trier les bracelets et établir la liste finale. Vérifiez la météo 72 heures avant, puis adaptez les lampes LED, les batteries externes et l’organisation de l’accueil si nécessaire.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de Sinterklaas ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de coordonner le parcours avec la commune, de recruter les bénévoles et de communiquer les mesures de circulation aux riverains.
Quand demander l’autorisation pour un défilé de Sinterklaas ?: Demandez-la dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés, au moins 8 semaines avant le défilé. Certaines communes demandent davantage de temps pour examiner le plan de circulation et le plan de sécurité.
Quand clôturer les inscriptions au défilé ?: Clôturez-les 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, de préparer les bracelets et d’imprimer la liste définitive des participants.
Combien de temps avant tester la sonorisation ?: Testez les enceintes mobiles, les microphones, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Faites un second contrôle sur place le jour même, avant l’arrivée du public.

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