Zo organiseer je een Sinterklaasintocht
Begin met de datum, route en eindlocatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en een veiligheidsplan voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg Sinterklaas, Pieten, muziek, EHBO en verkeersregelaars vroeg vast en werk met één duidelijke contactlijst. In de laatste week controleer je het weer, de deelnemers, vrijwilligersindeling, routeborden en polsbandjes. Zo voorkom je dat de intocht op de dag zelf stilvalt door een ontbrekende sleutel, kabel of verkeerspost.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route bevestigen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
- 3
Route met gemeente afstemmen
2 personen
- 4
Verkeersplan opstellen
2 personen
- 5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 6
Locatie voor ontvangst reserveren
- 7
Sinterklaas uitnodigen
- 8
Pieten uitnodigen
- 9
Muziekbegeleiding vastleggen
- 10
EHBO-vrijwilligers vastleggen
- 11
Verkeersregelaars werven
2 personen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 14
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 15
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 16
Dieetwensen verzamelen
- 17
Programma publiceren
- 18
Buurt informeren over route
2 personen
- 19
Verkeersmaatregelen communiceren
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
- 22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 23
Contactlijst afdrukken
- 24
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 25
Polsbandjes sorteren
2 personen
- 26
Sinterklaascadeaus sorteren
3 personen
- 27
Sinterklaaskostuum controleren
- 28
Pietenkostuums controleren
2 personen
- 29
Muziek afspeellijst klaarzetten
- 30
Materialen verzamelen
3 personen
- 31
Boodschappen doen
3 personen
- 32
Dranken koud zetten
2 personen
- 33
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 34
Cadeautafels klaarmaken
2 personen
- 35
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
- 36
Tafels opstellen
4 personen
- 37
Stoelen plaatsen
4 personen
- 38
Partytenten opbouwen
4 personen
- 39
Versiering ophangen
3 personen
- 40
Routeborden plaatsen
4 personen
- 41
Drankpunt inrichten
3 personen
- 42
Cadeaus uitstallen
3 personen
- 43
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 44
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 45
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 46
Verkeersregelaars positioneren
6 personen
Event
- 47
Kinderen verwelkomen
4 personen
- 48
Publiek langs de route begeleiden
6 personen
- 49
Intocht begeleiden
8 personen
- 50
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
- 51
Sinterklaas ontvangen
3 personen
- 52
Welkomstwoord verzorgen
- 53
Kinderen begeleiden naar ontvangst
5 personen
- 54
Cadeaus uitdelen
4 personen
- 55
Fotohoek begeleiden
2 personen
- 56
Koffie en thee serveren
3 personen
- 57
Hapjes serveren
3 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Afval verzamelen
2 personen
- 60
Kinderen naar ouders begeleiden
4 personen
- 61
Laatste gasten uitzwaaien
3 personen
- 62
Verkeersregelaars aflossen
2 personen
- 63
Cadeaus en kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Versiering verwijderen
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Ontvangstruimte schoonmaken
3 personen
- 69
Routeborden verwijderen
4 personen
- 70
Afval afvoeren
3 personen
- 71
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 72
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
- 73
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Inklaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Klapbankenaantal 6
- Dranktafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Gebaksbordjesaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenk kannenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- dienbladenaantal 6
Apparatuur
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Routebordenaantal 12
- Dranghekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 20
- Portofoonsaantal 8
- Megafoonaantal 2
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 6
- Klembordenaantal 6
- Stiftenaantal 12
- Schaaraantal 6
- Ducttapeaantal 6
- Touwaantal 4
- Nietmachinesaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 20
- Pietenballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Ballonnenpompaantal 2
- Fotoframe
- Rode loper
- Cadeauzakkenaantal 80
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en ontvangstlocatie eerst vast en stem beide daarna met de gemeente af. Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen niet pas in de laatste week aan; plan hiervoor minimaal 8 weken voorbereiding.
- Maak het veiligheidsplan praktisch: zet per routegedeelte een verantwoordelijke, EHBO-post en verkeersregelaar op de contactlijst. Druk de lijst af en geef iedere coördinator een exemplaar.
- Reserveer voor de ontvangst niet alleen tafels en stoelen, maar ook partytenten, kapstokken en verlichting. Plan de opbouw minstens 2 uur voor aankomst van de stoet, zodat stroom, microfoons en mobiele speakers getest zijn.
- Stuur buurtinformatie tegelijk met de uitnodigingen: vermeld de route, verwachte tijden en verkeersmaatregelen. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de ontvangst geen last-minute uitzoekwerk wordt.
- Maak in de laatste week een definitieve deelnemerslijst en vrijwilligersindeling. Sorteer polsbandjes, routeborden, powerbanks, verlengkabels en stekkerdozen per post en controleer de weersverwachting 24 uur voor vertrek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?
- Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en de eerste afspraken. Vraag vergunningen en stem het verkeersplan zo vroeg mogelijk af; houd daarvoor minstens 8 weken voorbereiding aan.
- Welke vergunning heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Dat hangt af van de route, openbare weg en gemeente. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke evenementenvergunning, verkeersmaatregelen en eventuele aanvullende meldingen nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Tel eerst de routeposten, ontvangst, EHBO, opbouw en begeleiding bij elkaar op; elke verkeerspost heeft minimaal één aangewezen verantwoordelijke nodig. Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een indeling met telefoonnummers en een vervanger per cruciale post.
- Wanneer controleer je het weer voor een Sinterklaasintocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf voor een eerste besluit over tenten, kleding en verlichting. Doe 24 uur voor vertrek de definitieve controle en informeer vrijwilligers direct over wijzigingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!