Organiser un défilé de carnaval, étape par étape

Un défilé de carnaval se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une fête. Commencez par fixer la date et l’itinéraire avant d’inscrire les groupes : ces choix déterminent les autorisations, les barrages et l’information des riverains. Ensuite, structurez les participants, les bénévoles et les secours autour d’un horaire précis. Gardez enfin quelques jours pour tester les communications, l’éclairage et l’installation des espaces d’accueil, car ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Vérifier l’assurance
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Informer les services de secours
6
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
7
Inviter les participants
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir l’ordre du défilé
2 personnes
11
Distribuer le plan du parcours
2 personnes
12
Informer les riverains
2 personnes
13
Commander des panneaux de signalisation
14
Réserver des tentes de réception
15
Réserver les toilettes
16
Organiser l’enlèvement des déchets
17
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
18
Tester l’éclairage
2 personnes
19
Tester les moyens de communication
2 personnes
20
Préparer le briefing des bénévoles
21
Envoyer les informations aux participants
22
Vérifier le matériel de décoration
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
25
Acheter des boissons et des produits frais
2 personnes
26
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
27
Préparer les dossards
2 personnes
28
Imprimer les contacts d’urgence
29
Recharger les batteries
30
Installer les tentes et le matériel
4 personnes
31
Barrer la route
8 personnes
32
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
36
Installer l’équipement audio
2 personnes
37
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
3 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
3 personnes
44
Contrôler techniquement les véhicules
3 personnes
45
Mettre les participants en place
6 personnes
46
Orienter le public vers les zones sûres
8 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Encadrer le défilé
12 personnes
49
Occuper les points de circulation
8 personnes
50
Fournir la musique
2 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Servir des amuse-bouches
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Rassembler les déchets
4 personnes
55
Tenir le point de premiers secours
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Animer la remise des prix
3 personnes
58
Reconduire les participants
4 personnes

Suivi

59
Retirer les barrières de circulation
8 personnes
60
Ranger le service traiteur
4 personnes
61
Démonter le mobilier
4 personnes
62
Retirer la décoration
4 personnes
63
Trier les matériaux
3 personnes
64
Nettoyer le parcours
6 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
4 personnes
67
Éteindre l’équipement
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le matériel restant
2 personnes
72
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 10
Barrières de fouleqté 40
Barrières de routeqté 20
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs de fêteqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 12
Chargeurs de téléphone portableqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Extincteursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 40
Ballonsqté 300
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandesqté 20
Nappesqté 12
Flèches de directionqté 30
Numéros de départqté 40
Coupesqté 6
Rubans de médailleqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 30
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Mugs isothermesqté 20

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de travailqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Pompes de désinfectionqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Courses

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et la date avant de lancer les invitations. Prévoyez ensuite le délai nécessaire aux autorisations, à l’assurance et au plan de circulation, puis transmettez le parcours aux participants et aux riverains.
Établissez l’ordre du défilé avec une heure de rassemblement, une heure de départ et un responsable par groupe. Envoyez ces informations au moins 7 jours avant l’événement pour éviter les arrivées désordonnées.
Réservez tôt les toilettes, les tentes et les barrières : leur emplacement doit correspondre au plan de circulation et aux zones d’accueil. Comptez aussi une solution claire pour l’enlèvement des déchets après le passage du cortège.
Organisez un briefing des bénévoles de 30 à 45 minutes avant le départ. Répartissez les agents de circulation, testez les talkies-walkies et vérifiez que chacun connaît le point de regroupement en cas de problème.
Ne gardez pas les achats frais et les tests techniques pour le dernier jour. Achetez les produits non périssables à l’avance, puis vérifiez la veille les boissons, la chaîne du froid, les premiers secours, l’éclairage et les moyens de communication.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un défilé de carnaval ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, demander les autorisations, vérifier l’assurance, organiser la circulation et inscrire les participants.
Quand faut-il informer les riverains d’un défilé de carnaval ?: Informez-les au moins 10 à 14 jours avant le défilé, avec la date, les horaires, le parcours et les éventuelles rues barrées. Rappelez les changements de circulation quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer un défilé ?: Prévoyez au minimum un responsable pour chaque groupe et un agent à chaque point de circulation ou de traversée. Faites une répartition chiffrée après avoir finalisé le parcours et comptez une personne de réserve par tranche de 10 bénévoles.
Quand tester le matériel de sonorisation et les talkies-walkies ?: Faites un premier test 3 à 5 jours avant, puis un second le jour même avant le rassemblement. Vérifiez les batteries, les chargeurs, les rallonges, les microphones et la portée des talkies-walkies sur le parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.