Cómo organizar un desfile de carnaval sin perder el control

Organizar un desfile de carnaval empieza mucho antes de elegir la decoración. Primero fija la fecha y la ruta, consigue los permisos y coordina el tráfico, la seguridad y los servicios de emergencia. Después organiza las inscripciones, el orden de salida y la información para participantes, vecinos y voluntarios. Reserva con tiempo los baños, las carpas y las vallas, y deja las compras frescas para los últimos días. Este orden evita los problemas que suelen aparecer cuando la ruta está decidida, pero faltan autorizaciones o personal.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la ruta y la fecha
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Comprobar el seguro
4
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
5
Informar a los servicios de emergencia
6
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
7
Invitar a los participantes
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer el orden del desfile
2 personas
11
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
12
Informar a los vecinos
2 personas
13
Pedir señales de tráfico
14
Reservar carpas de fiesta
15
Reservar los aseos
16
Organizar la recogida de residuos
17
Comprobar los suministros de primeros auxilios
2 personas
18
Probar la iluminación
2 personas
19
Probar los medios de comunicación
2 personas
20
Preparar la sesión informativa para voluntarios
21
Enviar información a los participantes
22
Comprobar el material decorativo
2 personas
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Comprar productos no perecederos
2 personas
25
Comprar bebidas y productos frescos
2 personas
26
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
27
Preparar los dorsales
2 personas
28
Imprimir los contactos de emergencia
29
Cargar las baterías
30
Preparar las carpas y los materiales
4 personas
31
Delimitar la ruta
8 personas
32
Colocar señales de tráfico
6 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
36
Instalar el equipo de música
2 personas
37
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Enfriar las bebidas
3 personas
40
Preparar aperitivos
4 personas
41
Montar el buffet de catering
3 personas

Evento

42
Recepción de participantes
4 personas
43
Repartir dorsales
3 personas
44
Realizar la revisión técnica de los vehículos
3 personas
45
Colocar a los participantes
6 personas
46
Dirigir al público a las zonas seguras
8 personas
47
Anunciar la apertura
48
Acompañar el desfile
12 personas
49
Cubrir los puntos de control
8 personas
50
Proporcionar la música
2 personas
51
Servir las bebidas
4 personas
52
Servir aperitivos
4 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Recoger la basura
4 personas
55
Atender el punto de primeros auxilios
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Coordinar la entrega de premios
3 personas
58
Acompañar a los participantes a la salida
4 personas

Seguimiento

59
Retirar el vallado vial
8 personas
60
Recoger el catering
4 personas
61
Desmontar el mobiliario
4 personas
62
Retirar la decoración
4 personas
63
Clasificar los materiales
3 personas
64
Limpiar la ruta
6 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Llevar la basura al punto de recogida
4 personas
67
Apagar el equipo
2 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Recoger el material sobrante
2 personas
72
Recopilar gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de buffetcant. 3
Papeleracant. 10
Vallas de control de multitudescant. 40
Vallas de cierrecant. 20
Percheroscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Neverascant. 2
Altavoces para fiestascant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 12
Cargadores de teléfono móvilcant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Megáfonos de manocant. 2
Extintorescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Banderas de carnavalcant. 40
Globoscant. 300
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldascant. 20
Mantelescant. 12
Flechas de rutacant. 30
Dorsalescant. 40
Copas premiocant. 6
Cintas de medallacant. 20
Pizarrascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 30
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Vasos térmicoscant. 20

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de trabajocant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra la ruta y la fecha antes de invitar a nadie. Solicita el permiso y comprueba el seguro con varias semanas de margen, porque cualquier cambio de recorrido puede obligarte a rehacer el plan de tráfico.
Define cuántos reguladores de tráfico y voluntarios necesitas para cada tramo, cruce y punto de acceso. Haz una sesión informativa de 30 minutos y entrega un mapa impreso con teléfonos y funciones.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del desfile. Así puedes preparar el orden de salida, enviar la ruta y recoger a tiempo las preferencias dietéticas de participantes y voluntarios.
Reserva baños, carpas, vallas de cierre y vallas de control de multitudes con antelación. El día anterior comprueba también la iluminación, los altavoces, los micrófonos, los walkie-talkies y todos los cables.
Compra los productos no perecederos varios días antes y deja las bebidas y los productos frescos para las últimas 24-48 horas. Calcula vasos, platos, cubiertos y bolsas de residuos según el número confirmado de asistentes, no según una estimación inicial.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de carnaval?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las primeras semanas para fijar la ruta, solicitar permisos, comprobar el seguro y elaborar el plan de tráfico; deja la última semana para confirmar participantes y proveedores.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del desfile?: Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Necesitas ese margen para hacer el orden del desfile, enviar el mapa de la ruta y ajustar comida, bebidas, baños y material.
¿Qué hay que comprobar el día antes de un desfile de carnaval?: Comprueba la ruta, las vallas, los baños, la iluminación, el sonido y las comunicaciones. Haz una prueba de altavoces y micrófonos, carga los walkie-talkies y confirma que los voluntarios conocen su puesto al menos 12 horas antes.
¿Cuándo se compran las bebidas y los productos frescos?: Compra las bebidas y los productos frescos entre 24 y 48 horas antes del desfile. Los productos no perecederos pueden comprarse varios días antes, pero las neveras y los termos deben estar preparados el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.