Organiser un défi sportif en 6 épreuves sans improviser

Un défi sportif en six épreuves se prépare comme une petite compétition : les règles, le parcours et le chronométrage doivent être fixés avant d’inviter les participants. Commence par choisir la date, le terrain et la durée, puis construis les équipes et le programme de rotation. Le jour J, chaque station doit être identifiable et son matériel regroupé. Prévois aussi une solution météo, de l’eau et une trousse de premiers secours : ce sont les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir les éléments et les règles du jeu
3 personnes
3
Créer la liste des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les équipes et les chefs d’équipe
2 personnes
8
Établir le programme des jeux et l’itinéraire
2 personnes
9
Réserver le lieu et le terrain
10
Vérifier l’alimentation électrique
11
Vérifier les prévisions météo
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
15
Préparer le matériel par jeu
3 personnes
16
Imprimer les cartes d'équipe et les feuilles de score
17
Préparer la table des prix
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Couper les fruits et légumes
2 personnes
20
Préparer les en-cas
3 personnes
21
Inspecter le site
2 personnes
22
Balisage du site
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Monter les stations de jeux
6 personnes
26
Installer la signalisation
2 personnes
27
Aménager le point de restauration
3 personnes
28
Installer la table d’inscription
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Guider les équipes vers les positions de départ
6 personnes
32
Expliquer les règles du jeu et la sécurité
2 personnes
33
Encadrer le six épreuves
8 personnes
34
Noter les scores par épreuve
6 personnes
35
Vérifier les points d’eau
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
38
Ranger le matériel de jeu entre les activités
3 personnes
39
Monter le buffet
4 personnes
40
Servir le repas
5 personnes
41
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
43
Vérifier les scores finaux
3 personnes
44
Annonce des gagnants
2 personnes
45
Remettre les prix
2 personnes
46
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
47
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

48
Rassembler les déchets
4 personnes
49
Ranger le matériel de jeu
5 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Démonter les tentes de fête
4 personnes
52
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
53
Rendre le terrain propre
4 personnes
54
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
55
Vérifier les stocks
56
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
57
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Ensembles de tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription

Matériel de sport

Disques de marquageqté 40
Cônesqté 50
Corde de tir à la corde
Témoins de relaisqté 12
Gobelets d’eau pour les jeuxqté 100
Seauxqté 12
Épongesqté 30
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 12
Sacs de sautqté 12
Masquesqté 12
Caissesqté 20
Bâche en plastiqueqté 2
Tuyaux d’arrosageqté 2
Tableau des scores
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 8
Mètres rubansqté 3
Trousse de premiers secours
Pains de glaceqté 20
Bidons d'eauqté 4
Gobelets pour les points d’eauqté 100

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Enceinte Bluetooth
Microphone
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes d'extérieurqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux d’équipeqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Feuilles de scoreqté 100
Cartes d'équipeqté 80
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 100
Étiquettes de pionsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Carafesqté 6
Plateauxqté 6
Louchesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Thermosqté 4
Pinces et spatulesqté 6
Bouilloiresqté 2
Brûleurs à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Éléments pharesqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Conseils

Fixe le programme avant les inscriptions : indique la durée de chaque épreuve, les temps de rotation et une pause. Pour six ateliers, garde au moins 10 minutes entre deux épreuves afin de déplacer les équipes sans décaler toute la journée.
Prépare les équipes dès que les inscriptions sont closes. Avec 4 à 6 équipes, attribue un chef à chacune et imprime une carte d’équipe ainsi qu’une feuille de score par groupe.
Monte les six stations séparément, avec les cônes, disques de marquage et chronomètres déjà à leur place. Teste chaque parcours une fois avant l’arrivée des participants, notamment les relais et les jeux avec eau.
Ne garde pas les achats pour la veille au soir. Refroidis les boissons la veille, prépare les collations quelques heures avant et vérifie que les rallonges et multiprises atteignent réellement les équipements électriques.
Balisage, inspection du terrain et météo doivent être contrôlés le matin même. Prévois des tentes, des glacières, des pains de glace et une trousse de premiers secours pour gérer pluie, chaleur ou petite blessure sans interrompre les épreuves.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi sportif en 6 épreuves ?: Prévois environ 3 à 4 semaines pour définir les règles, réserver le terrain, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 3 derniers jours pour les achats, la préparation du matériel et l’impression des feuilles de score.
Combien de participants prévoir par équipe pour six épreuves ?: Une équipe de 5 à 8 personnes fonctionne généralement bien : chacun peut participer sans attendre trop longtemps. Au-delà de 8 équipes, ajoute un responsable de station ou allonge les temps de rotation pour éviter les files.
Comment organiser la rotation entre les six jeux ?: Attribue à chaque équipe une station de départ et fais-la avancer dans le même sens après chaque épreuve. Prévois 10 minutes de transition et affiche l’itinéraire sur les cartes d’équipe pour limiter les retards.
Que faire s’il pleut le jour du défi sportif ?: Décide au moins 48 heures avant quelles épreuves peuvent être déplacées ou raccourcies. Le jour même, protège l’accueil et le matériel avec des tentes et une bâche, puis vérifie le terrain avant de laisser commencer les participants.

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