Organiser un cours d’allemand sans rien oublier

Un cours d’allemand se prépare comme une petite formation : il faut d’abord verrouiller la salle et l’intervenant, puis construire le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine les cahiers, les tables, les badges et les documents à imprimer. Prévoyez aussi l’accueil, la pause café et les besoins alimentaires, souvent traités trop tard. Le jour même, gardez au moins 45 minutes pour installer la salle et tester la présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver l’intervenant
3
Établir le programme des cours
4
Commander les cahiers d’exercices
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Tenir à jour la liste des participants
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations d’itinéraire
10
Préparer la présentation
11
Imprimer les documents
12
Créer les badges nominatifs
13
Trier le matériel pédagogique
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer le service traiteur
2 personnes
16
Refroidir les boissons
17
Ouvrir la salle
18
Installer les tables
2 personnes
19
Installer les chaises
2 personnes
20
Brancher la technique
21
Tester la présentation
22
Préparer les cahiers d’exercices
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Préparer l’accueil

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Présenter l'introduction du cours
28
Assurer le cours d’allemand
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Animer les exercices d’allemand
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
34
Encadrer l’intervention orale
35
Réapprovisionner les boissons de pause
36
Assurer le lancement et la clôture
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel pédagogique
39
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Rassembler les déchets
42
Nettoyer la salle
2 personnes
43
Débrancher le matériel technique
44
Fermer le local
45
Retourner les matériels
46
Envoyer le message de suivi aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 22
Tablesqté 6
Table des enseignants
Porte-manteau

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Machine à café
Bouilloire
Glacièresqté 2

Cuisine

Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Petits bolsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Matériel pédagogique

Cahiers d'exercices allemandsqté 22
Dictionnaires allemandsqté 6
Tableau blanc
Paperboard
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Feutres pour paperboardqté 8
Blocs-notesqté 22
Stylos à billeqté 25
Badges nominatifsqté 22
Documents imprimésqté 22

Nettoyage

Seau
Serpillière
Balai
Balayette et pelle
Aspirateur
Torchons réutilisablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et l’intervenant avant d’annoncer le cours. Une fois le programme établi, ouvrez les inscriptions avec une date limite située au moins 7 jours avant la séance.
Mettez à jour la liste des participants chaque jour pendant la dernière semaine. Utilisez-la pour préparer les badges, compter les cahiers d’exercices et recueillir les besoins alimentaires.
Envoyez l’itinéraire et les horaires au plus tard 3 jours avant le cours. Indiquez aussi l’heure d’ouverture de la salle afin que les participants ne se présentent pas pendant l’installation.
Préparez les supports pédagogiques la veille : cahiers, dictionnaires, blocs-notes, stylos et documents imprimés. Imprimez 1 exemplaire par participant, plus 2 exemplaires de réserve.
Arrivez 45 minutes avant le début pour installer les tables et les chaises, brancher l’ordinateur et le projecteur, puis tester la présentation. Préparez ensuite le café, le thé, l’eau et les verres avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cours d’allemand ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour réserver la salle et l’intervenant, établir le programme et commander les cahiers d’exercices. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les inscriptions, l’itinéraire et les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un cours d’allemand ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, dès que la salle, l’intervenant et les horaires sont confirmés. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant le cours pour avoir le temps de préparer le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 45 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la technique, le test de la présentation et la préparation de l’accueil.
Combien de cahiers d’exercices faut-il prévoir ?: Prévoyez un cahier par participant inscrit et ajoutez 2 exemplaires de réserve. Faites le décompte définitif 7 jours avant le cours, après la clôture des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.