Organiser un congrès sur l'environnement, étape par étape

Un congrès sur l'environnement se prépare d'abord comme un projet : le lieu et le programme déterminent les intervenants, la technique, les inscriptions et le traiteur. Commencez par fixer le format, les horaires et la capacité de la salle avant d'envoyer la moindre invitation. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les informations, les présentations, les besoins alimentaires et le stationnement. Le jour J, prévoyez une ouverture suffisamment tôt pour tester les micros, le vidéoprojecteur et l'accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Définir le maître de cérémonie
6
Réserver le catering
7
Réserver la technique
8
Concevoir les invitations
9
Paramétrer le formulaire d’inscription
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Rassembler les informations sur les intervenants
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les informations de stationnement
15
Publier le programme
16
Créer des badges nominatifs
2 personnes
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier les présentations
19
Imprimer la liste des participants
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel
2 personnes
22
Imprimer le déroulé

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier la salle
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
27
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Préparer les présentations
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager les stands d'information
4 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
34
Accueillir les intervenants
2 personnes
35
Enregistrer les participants
4 personnes
36
Distribuer le programme
2 personnes
37
Accompagner l'ouverture
2 personnes
38
Soutenir les présentations
2 personnes
39
Servir les boissons de pause
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
42
Recueillir les questions de la salle
43
Soutenir le débat en panel
2 personnes
44
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
45
Servir le dîner
4 personnes
46
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
47
Encadrer le programme du soir
2 personnes
48
Répondre aux dernières questions
2 personnes
49
Assurer la clôture
2 personnes
50
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

51
Éteindre l’équipement
2 personnes
52
Rassembler les déchets
3 personnes
53
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
54
Nettoyer la salle
3 personnes
55
Remettre le mobilier en place
4 personnes
56
Emballer le matériel
2 personnes
57
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
58
Retourner le matériel
2 personnes
59
Évacuer les restes
2 personnes
60
Envoyer un message de remerciement
61
Renvoyer les présentations
62
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables de congrèsqté 20
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Tables hautesqté 8
Tables du stand d'informationqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Hotspot Wi-Fi
Enceintesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 130
Panneaux indicateursqté 12
Bannières du stand d'informationqté 10
Nappesqté 20
Plantesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de confirmer le programme : vérifiez la capacité, l'accès au stationnement, les espaces pour les stands et le temps disponible pour installer les tables, les chaises et la scène.
Bloquez les intervenants par écrit au plus tard 6 à 8 semaines avant le congrès, puis demandez leurs titres, biographies, besoins techniques et présentations dans un dossier unique.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable. Ajoutez au formulaire les besoins alimentaires et imprimez la liste des participants au plus tard la veille.
Demandez les présentations 3 à 5 jours avant l'événement et testez chaque fichier sur l'ordinateur utilisé sur place. Prévoyez aussi des câbles HDMI, des rallonges, des multiprises et un hotspot Wi-Fi de secours.
Arrivez au moins 2 heures avant l'accueil du public. Testez chaque microphone, le cliqueur, le vidéoprojecteur et les enceintes, puis installez les tables d'inscription, les badges et le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un congrès sur l'environnement ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Réservez d'abord le lieu, puis confirmez le programme et les intervenants avant de lancer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant le congrès. Gardez ensuite au moins 10 jours pour relancer les personnes intéressées et traiter les inscriptions.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez les fichiers 3 à 5 jours avant l'événement et fixez une heure limite précise. Vérifiez chaque présentation sur l'ordinateur et le vidéoprojecteur prévus sur place.
Combien de temps prévoir pour installer la salle d'un congrès ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l'ouverture des portes pour installer le mobilier et l'accueil, puis tester le son, l'image et les câbles. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou intervenants sont concernés.

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