So organisierst du einen Umweltkongress

Ein Umweltkongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst werden Ort, Programm und Referenten festgelegt, danach folgen Anmeldung, Technik und Catering. Plane früh, welche Informationen die Referenten liefern müssen und wann Präsentationen eintreffen. Kurz vor dem Termin zählen Namensschilder, Teilnehmerliste, Drehbuch und ein vollständiger Techniktest. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Ablauf für Aufbau, Registrierung und Saalkontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Programm festlegen
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten bestätigen
5
Moderation festlegen
6
Catering reservieren
7
Technik reservieren
8
Einladungen gestalten
9
Anmeldeformular einrichten
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Sprecherinformationen sammeln
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Parkinformationen prüfen
15
Programm veröffentlichen
16
Namensschilder erstellen
2 Personen
17
Präsentationen sammeln
18
Präsentationen prüfen
19
Teilnehmerliste ausdrucken
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien zusammenstellen
2 Personen
22
Drehbuch ausdrucken

Event

23
Location öffnen
2 Personen
24
Saal kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
27
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
28
Mikrofone testen
2 Personen
29
Präsentationen vorbereiten
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Infostände einrichten
4 Personen
32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
33
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
34
Referenten empfangen
2 Personen
35
Teilnehmer registrieren
4 Personen
36
Programm verteilen
2 Personen
37
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
38
Präsentationen unterstützen
2 Personen
39
Pausengetränke servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
42
Fragen aus dem Publikum sammeln
43
Podiumsgespräch unterstützen
2 Personen
44
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
45
Abendessen servieren
4 Personen
46
Geschirr abräumen
3 Personen
47
Abendprogramm betreuen
2 Personen
48
Letzte Fragen beantworten
2 Personen
49
Abschluss organisieren
2 Personen
50
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

51
Geräte ausschalten
2 Personen
52
Abfall sammeln
3 Personen
53
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
54
Saal reinigen
3 Personen
55
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
56
Materialien einpacken
2 Personen
57
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
58
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
59
Reste entsorgen
2 Personen
60
Dankesnachricht versenden
61
Präsentationen nachschicken
62
Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KongresstischeAnz. 20
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
Bühne
StehtischeAnz. 8
Infostand-TischeAnz. 10

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
WLAN-Hotspot
LautsprecherboxenAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 130
WegweiserAnz. 12
Infostand-BannerAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
PflanzenAnz. 12

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzlappenAnz. 20
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location, Technik und das Catering erst, wenn das Veranstaltungsformat feststeht. Kläre dabei, ob Bühne, Kongresstische, Registrierungstische und ausreichend Stühle vor Ort vorhanden sind.
Bestätige Referenten nicht nur mündlich: Sammle spätestens zwei Wochen vor dem Kongress Namen, Vortragstitel, Kurzbiografie und Präsentationen. Prüfe die Dateien anschließend auf Format, Ton und benötigte Anschlüsse.
Richte das Anmeldeformular ein, bevor du Einladungen verschickst. Frage dort auch Ernährungswünsche und Anreiseinformationen ab; drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus und erstelle die Namensschilder.
Plane für jede Präsentation einen Technikcheck ein. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Präsentationsklicker, Laptops, HDMI- und Verlängerungskabel sowie den WLAN-Hotspot vor dem Einlass.
Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor Beginn. Kontrolliere zuerst Saal, Bühne und Sitzordnung, stelle danach Registrierung und Infostände auf und lege Wasser, Tassen, Gläser sowie Cateringgeschirr bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Umweltkongress organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Location, Programm und Referenten. Catering, Technik und Einladungen sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte man die Referenten für einen Umweltkongress anfragen?: Frage die Referenten etwa zehn bis zwölf Wochen vorher an. Lass dir ihre endgültigen Präsentationen spätestens zwei Wochen vor dem Kongress schicken, damit noch Zeit für Prüfung und Rückfragen bleibt.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Umweltkongresses?: Plane mindestens zwei Stunden für Aufbau und Kontrolle ein. Bei Bühne, mehreren Mikrofonen, Projektionstechnik und verschiedenen Tischbereichen sind drei Stunden sicherer.
Wann sollte man die Teilnehmerliste und Namensschilder vorbereiten?: Erstelle Namensschilder ein bis zwei Tage vorher und drucke die Teilnehmerliste am Vortag. So kannst du kurzfristige Anmeldungen noch ergänzen, ohne am Einlass unter Zeitdruck zu geraten.

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