Organiser un congrès professionnel, étape par étape
Un congrès professionnel se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les intervenants, puis les inscriptions, la logistique et les tests techniques. Commence par fixer les sessions et les horaires avant d’envoyer les invitations. Pendant les semaines suivantes, centralise les informations des intervenants, les besoins alimentaires et le matériel de présentation. Les derniers jours servent surtout à vérifier la salle, les badges, le son, la projection et l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Finaliser le programme
2 personnes
- 2
Confirmer les intervenants
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Rassembler les informations sur les intervenants
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 9
Imprimer les programmes
- 10
Rassembler les présentations
- 11
Tester la technique
2 personnes
- 12
Commander le catering
- 13
Rassembler le matériel
2 personnes
- 14
Faire les courses
3 personnes
- 15
Vérifier le lieu
2 personnes
Événement
- 16
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 17
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
- 18
Installer les chaises
4 personnes
- 19
Installer les tables
3 personnes
- 20
Aménager l’espace podium
2 personnes
- 21
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 22
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 23
Préparer les présentations
- 24
Régler l’éclairage
- 25
Mettre en place le point café
2 personnes
- 26
Monter le buffet
3 personnes
- 27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 29
Préparer les brochures du programme
- 30
Gérer le briefing des intervenants
2 personnes
- 31
Briefer l'équipe d'inscription
- 32
Enregistrer l’accueil
4 personnes
- 33
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 34
Accompagner l'ouverture
2 personnes
- 35
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
- 36
Gérer les micros
- 37
Préparer la pause café
3 personnes
- 38
Servir le café et le thé
3 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 41
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 42
Servir le buffet du dîner
5 personnes
- 43
Rassembler la vaisselle utilisée
3 personnes
- 44
Animer les sessions de networking
3 personnes
- 45
Animer les questions de la salle
- 46
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 47
Servir le dernier tour
3 personnes
- 48
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 49
Stocker les présentations en lieu sûr
- 50
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 51
Retirer la décoration
3 personnes
- 52
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Faire la vaisselle
3 personnes
- 54
Nettoyer les restes du buffet
2 personnes
- 55
Trier les déchets
2 personnes
- 56
Nettoyer la salle
3 personnes
- 57
Nettoyer le point café
2 personnes
- 58
Vérifier les toilettes
- 59
Rapporter le matériel
2 personnes
- 60
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 61
Conserver les objets trouvés
- 62
Envoyer un message de remerciement
- 63
Archiver la liste des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables rectangulairesqté 18
- Tables bistrotqté 12
- Table d'inscriptionqté 2
- Pupitre
- Nappesqté 24
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portableqté 2
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 2
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Cliqueur de présentationqté 2
- Chevaletsqté 4
- Feutres pour paperboardqté 20
- Pointeur laserqté 2
- Batteries externesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 120
- Assiettes à dessertqté 120
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 150
- Verres à vinqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Sets de couverts pour le dînerqté 120
- Plateaux de serviceqté 20
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 8
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Pinces de serviceqté 10
- Louchesqté 8
- Verres doseursqté 3
- Papier aluminiumqté 2
Décoration
- Supports de badges nominatifsqté 120
- Badges nominatifsqté 130
- Brochures du programmeqté 120
- Stylosqté 130
- Blocs-notesqté 120
- Panneaux de directionqté 12
- Cartes de numéros de tableqté 24
- Compositions floralesqté 12
- Lanyardsqté 130
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 10
- Bougies LEDqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Finalise le programme avant l’ouverture des inscriptions : les participants doivent connaître les horaires, les sessions et les intervenants au moment de leur inscription.
- Demande les présentations et les informations pratiques aux intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Prévois un ordinateur portable, les câbles HDMI, les adaptateurs et un cliqueur sur place.
- Ferme ou vérifie les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges nominatifs et d’ajuster le catering au nombre réel de participants.
- Teste la projection, les microphones sans fil, la sonorisation et l’éclairage la veille, puis refais un contrôle d’au moins 60 minutes avant l’accueil.
- Installe la table d’inscription, le podium, les chaises, les tables et le point café avant l’arrivée du premier participant. Garde les rallonges et multiprises accessibles, sans câbles dans les passages.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un congrès professionnel ?
- Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de finaliser le programme, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et réserver la restauration sans travailler dans l’urgence.
- Quand envoyer les invitations pour un congrès professionnel ?
- Envoie les invitations dès que le programme et les principaux intervenants sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Prévois une relance 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions.
- Combien de temps faut-il pour tester la technique d’un congrès ?
- Prévois un test complet de 60 à 90 minutes la veille, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et chaque présentation. Fais ensuite un contrôle rapide 30 à 60 minutes avant l’accueil.
- Quand commander le catering pour un congrès professionnel ?
- Passe une première commande environ 10 jours avant le congrès, puis ajuste les quantités 3 à 5 jours avant selon les inscriptions et les besoins alimentaires reçus. Vérifie aussi la vaisselle et les plateaux de service avant la livraison.
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