Einen Branchenkongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Branchenkongress hängen Programm, Referenten, Anmeldung und Technik eng zusammen. Starte deshalb mit dem Ablauf und den Zusagen der Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Teilnehmerdaten, Präsentationen und Ernährungswünsche und bestellst Catering sowie Ausstattung passend zur erwarteten Zahl. In den letzten Tagen geht es vor allem um Namensschilder, Programmhefte, Techniktests und den Raumaufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm finalisieren
2 Personen
- 2
Referenten bestätigen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 9
Programmhefte drucken
- 10
Präsentationen sammeln
- 11
Technik testen
2 Personen
- 12
Catering bestellen
- 13
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Ort überprüfen
2 Personen
Event
- 16
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 17
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
- 18
Stühle aufstellen
4 Personen
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
- 21
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 22
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 23
Präsentationen vorbereiten
- 24
Beleuchtung einrichten
- 25
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 26
Buffet aufbauen
3 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 29
Programmhefte auslegen
- 30
Sprecherbriefing durchführen
2 Personen
- 31
Registrierungsteam einweisen
- 32
Empfang registrieren
4 Personen
- 33
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 34
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 35
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
- 36
Mikrofone bedienen
- 37
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Buffet auffüllen
3 Personen
- 41
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 42
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 43
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 44
Netzwerksessions begleiten
3 Personen
- 45
Fragen aus dem Publikum moderieren
- 46
Abendprogramm betreuen
2 Personen
- 47
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 48
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Präsentationen sicher speichern
- 50
Geräte ausschalten
2 Personen
- 51
Dekoration entfernen
3 Personen
- 52
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 54
Buffetreste aufräumen
2 Personen
- 55
Abfall trennen
2 Personen
- 56
Saal reinigen
3 Personen
- 57
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 60
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 61
Fundgegenstände aufbewahren
- 62
Dankesnachricht versenden
- 63
Teilnehmerliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- Rechteckige TischeAnz. 18
- BistrotischeAnz. 12
- RegistrierungstischAnz. 2
- Rednerpult
- TischwäscheAnz. 24
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- PräsentationsklickerAnz. 2
- FlipchartsAnz. 4
- Flipchart-MarkerAnz. 20
- LaserpointerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 120
- KaffeelöffelAnz. 120
- Abendbesteck-SetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 120
- NamensschilderAnz. 130
- ProgrammhefteAnz. 120
- StifteAnz. 130
- NotizblöckeAnz. 120
- WegweiserAnz. 12
- TischnummernkartenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 12
- LanyardsAnz. 130
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- LED-KerzenAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm fest, bevor du das Anmeldeformular öffnest. Plane pro Vortrag zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Fragen, Wechsel und technische Übergänge ein.
- Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So kannst du Folien prüfen und fehlende HDMI-Adapter, Präsentationsklicker oder Laserpointer noch besorgen.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin, wenn das Catering verbindlich bestellt werden muss. Erfasse dabei Namen, Organisation, Ernährungswünsche und die gewünschte Teilnahme an einzelnen Programmpunkten.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher am Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe jede Präsentation mit dem tatsächlich verwendeten Laptop und lege passende HDMI-Kabel sowie Adapter bereit.
- Baue Registrierungstisch, Bestuhlung, Bühnenbereich und Kaffeebereich vor dem Einlass vollständig auf. Halte Namensschilder, Programmhefte, Wassergläser und mindestens eine zusätzliche Powerbank pro Technik- oder Organisationsteam bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Branchenkongress organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Für mehrere Referenten oder eine größere Ausstellung sind 3 bis 6 Monate realistischer.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Branchenkongress verschicken?
- Verschicke die erste Einladung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher erhöht die Zahl verbindlicher Anmeldungen.
- Wann muss das Catering für einen Branchenkongress bestellt werden?
- Bestelle das Catering 7 bis 10 Tage vor dem Termin, sobald die Teilnehmerzahl verlässlich ist. Melde die endgültige Anzahl und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Branchenkongresses?
- Plane für Raumaufteilung, Bestuhlung, Registrierung, Bühne, Projektion, Ton und Kaffeebereich mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei mehreren Präsentationen oder zusätzlicher Technik solltest du 4 Stunden Vorlauf einplanen.
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