Organiser un congrès mondial, étape par étape

Un congrès mondial se prépare d’abord comme un projet de production, pas comme une simple réunion. Commence par verrouiller la date, le programme et les salles, puis avance en parallèle sur les intervenants, les inscriptions, les déplacements et la technique. Les points qui créent le plus souvent des retards sont les informations manquantes, les présentations reçues trop tard et la traduction mal dimensionnée. Ce plan t’aide à suivre l’ordre des décisions jusqu’à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du congrès
3 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Inviter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations des intervenants
2 personnes
5
Demander les présentations et les portraits
2 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
9
Tenir la liste d'enregistrement à jour
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
3 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
12
Confirmer les déplacements des intervenants
2 personnes
13
Réserver des chambres d’hôtel
2 personnes
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Réserver le matériel technique
2 personnes
16
Réserver les cabines de traduction
2 personnes
17
Publier le programme en ligne
2 personnes
18
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
19
Vérifier les informations du badge
3 personnes
20
Imprimer les badges nominatifs
3 personnes
21
Préparer les dossiers du congrès
5 personnes
22
Vérifier techniquement les présentations
3 personnes
23
Créer des plans et la signalisation
2 personnes
24
Élaborer la disposition des tables
2 personnes
25
Imprimer les plannings des sessions
2 personnes
26
Confirmer les livraisons
2 personnes
27
Vérifier la liste des courses
2 personnes
28
Faire les courses
4 personnes
29
Trier le matériel d'inscription
3 personnes
30
Préparer les dossiers du congrès
4 personnes
31
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
32
Installer les tables
6 personnes
33
Installer les chaises
6 personnes
34
Installer la scène et le pupitre
4 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
36
Brancher la technique
4 personnes
37
Tester l’éclairage et la projection
3 personnes
38
Tester le matériel de traduction
3 personnes
39
Installer la signalétique
3 personnes
40
Installer la décoration et les drapeaux
3 personnes
41
Aménager l'espace traiteur
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
3 personnes

Événement

43
Tenir le comptoir d’accueil
4 personnes
44
Enregistrer les visiteurs
6 personnes
45
Distribuer les badges
4 personnes
46
Distribuer les dossiers du congrès
3 personnes
47
Accueillir les intervenants
2 personnes
48
Donner le briefing technique
3 personnes
49
Animer la séance d'ouverture
3 personnes
50
Gérer les micros et les présentations
3 personnes
51
Distribuer le matériel de traduction
3 personnes
52
Préparer la pause café
4 personnes
53
Servir le café et le thé
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Ouvrir les salles de session
3 personnes
56
Animer les sessions parallèles
8 personnes
57
Animer la séance de questions-réponses
3 personnes
58
Installer le buffet du dîner
6 personnes
59
Servir le buffet du dîner
8 personnes
60
Servir les repas diététiques
3 personnes
61
Dégager les tables au fil de l’événement
5 personnes
62
Animer les sessions du soir
6 personnes
63
Assurer la présentation de clôture
3 personnes
64
Récupérer le matériel de traduction
3 personnes
65
Saluer les visiteurs à leur départ
4 personnes

Suivi

66
Rassembler la vaisselle
5 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Libérer les salles
6 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
70
Éteindre l’équipement
3 personnes
71
Faire la vaisselle
5 personnes
72
Nettoyer les salles
5 personnes
73
Retirer la signalétique
3 personnes
74
Retirer la décoration et les drapeaux
3 personnes
75
Emballer le catering restant
3 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
78
Renvoyer le matériel technique et le mobilier
3 personnes
79
Rassembler les factures et les documents de caution
2 personnes
80
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
81
Archiver les présentations et les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 330
Tables pliantesqté 36
Tables bistrotqté 24
Tables d’inscriptionqté 4
Tables de discussionqté 2
Éléments de podiumqté 12
Pupitre
Tables de maquillageqté 8

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Ordinateurs portablesqté 6
Cliques de présentationqté 6
Microphones sans filqté 10
Microphones de tableqté 8
Pieds de microqté 6
Haut-parleursqté 8
Tables de mixageqté 3
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Câbles HDMIqté 12
Adaptateurs USB-Cqté 8
Récepteurs de traductionqté 330
Émetteurs de traductionqté 8
Casquesqté 330
Routeurs Wi-Fiqté 6
Batteries externesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampadairesqté 8
Pieds d’éclairageqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 360
Verres à vinqté 330
Tasses à caféqté 330
Assiettes de dînerqté 360
Assiettes à dessertqté 360
Couverts des sets de dînerqté 360
Cuillères à caféqté 330
Couverts de serviceqté 36

Cuisine

Machines à caféqté 6
Bouilloiresqté 6
Thermosqté 18
Bains-marieqté 12
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Bacs à buffetqté 24
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 12

Décoration

Drapeaux des paysqté 40
Pieds de drapeauqté 20
Chemins de tableqté 36
Supports de badges nominatifsqté 330
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Numéros de tableqté 36

Nettoyage

Poubellesqté 20
Aspirateursqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, recueillir leurs portraits, leurs besoins et leurs présentations.
Demande les présentations dans un format et à une date précise, idéalement 7 jours avant le congrès. Prévois ensuite une vérification technique sur chaque ordinateur, projecteur, écran et adaptateur utilisé.
Traite les inscriptions chaque semaine plutôt qu’à la dernière minute. À J-14, vérifie les noms de badges, les besoins alimentaires, les arrivées et les demandes particulières des participants.
Dimensionne la traduction à partir du programme réel : cabines, émetteurs, récepteurs et casques doivent être testés avant l’ouverture. Garde des appareils de rechange et des batteries externes pour les longues journées.
Organise l’accueil avant de publier le programme final. Prépare les tables d’inscription, les badges, les plans, la signalisation et les horaires imprimés au moins 24 heures avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès mondial ?: Prévois au minimum 6 mois pour un congrès international et plutôt 9 à 12 mois si plusieurs langues, de nombreux intervenants ou des déplacements sont prévus. Les réservations de salles, d’hôtels, de traiteurs et de cabines de traduction doivent être engagées dès que la date est fixée.
Quand ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvre généralement les inscriptions 3 à 4 mois avant l’événement, une fois la date, le lieu et une première version du programme confirmés. Fixe une date limite de modification des informations de badge environ 10 à 14 jours avant le congrès.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demande les présentations et les portraits dès la confirmation de l’intervenant, puis fixe une échéance à J-7. Cette marge permet de vérifier les vidéos, les polices, les formats d’écran et les connexions avant les répétitions.
Combien de récepteurs de traduction faut-il prévoir ?: Prévois un récepteur et un casque par participant inscrit à une session traduite, puis ajoute une réserve d’environ 5 à 10 %. Teste les émetteurs, les canaux et les batteries avant chaque journée pour éviter une distribution bloquée à l’accueil.

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