Weltkongress organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Weltkongress braucht früh eine feste Struktur, weil Programm, Referenten, Räume, Technik und Übersetzung voneinander abhängen. Starte mit Datum, Zielgruppe und Sitzungsformaten, bevor du Einladungen oder Hotelzimmer verschickst. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerdaten und die technische Planung. Die letzten zwei Wochen gehören vor allem der Kontrolle: Präsentationen prüfen, Badges drucken, Sitzungspläne ausgeben und Besucherinformationen versenden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kongressdatum und Programm festlegen
3 Personen
2
Location und Räume reservieren
2 Personen
3
Redner einladen
2 Personen
4
Sprecherdaten sammeln
2 Personen
5
Präsentationen und Porträts anfordern
2 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
9
Anmeldeliste führen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
3 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
12
Referentenreisen bestätigen
2 Personen
13
Hotelzimmer reservieren
2 Personen
14
Catering reservieren
2 Personen
15
Technische Geräte reservieren
2 Personen
16
Übersetzungskabinen reservieren
2 Personen
17
Programm online veröffentlichen
2 Personen
18
Besucherinformationen versenden
2 Personen
19
Badge-Daten prüfen
3 Personen
20
Namensschilder drucken
3 Personen
21
Kongressmappen zusammenstellen
5 Personen
22
Präsentationen technisch prüfen
3 Personen
23
Pläne und Wegweiser erstellen
2 Personen
24
Tischplanung ausarbeiten
2 Personen
25
Sitzungspläne ausdrucken
2 Personen
26
Lieferungen bestätigen
2 Personen
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
4 Personen
29
Anmeldematerial sortieren
3 Personen
30
Kongressmappen bereitstellen
4 Personen
31
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
32
Tische aufstellen
6 Personen
33
Stühle aufstellen
6 Personen
34
Bühne und Rednerpult aufstellen
4 Personen
35
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
36
Technik anschließen
4 Personen
37
Licht und Projektion testen
3 Personen
38
Übersetzungsgeräte testen
3 Personen
39
Beschilderung anbringen
3 Personen
40
Dekoration und Fahnen aufstellen
3 Personen
41
Cateringbereich einrichten
4 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen

Event

43
Empfangstheke besetzen
4 Personen
44
Besucher registrieren
6 Personen
45
Namensschilder ausgeben
4 Personen
46
Tagungsmappen verteilen
3 Personen
47
Referenten empfangen
2 Personen
48
Technisches Briefing geben
3 Personen
49
Eröffnungssession begleiten
3 Personen
50
Mikrofone und Präsentationen bedienen
3 Personen
51
Übersetzungsgeräte ausgeben
3 Personen
52
Kaffeepause vorbereiten
4 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
5 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Sitzungssäle öffnen
3 Personen
56
Parallelsessions betreuen
8 Personen
57
Fragerunde moderieren
3 Personen
58
Dinnerbuffet aufbauen
6 Personen
59
Abendbuffet servieren
8 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
3 Personen
61
Tische zwischendurch abräumen
5 Personen
62
Abendsessions betreuen
6 Personen
63
Abschlusspräsentation halten
3 Personen
64
Übersetzungsgeräte einnehmen
3 Personen
65
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

66
Geschirr sammeln
5 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Räume leerräumen
6 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
70
Geräte ausschalten
3 Personen
71
Geschirr abwaschen
5 Personen
72
Räume reinigen
5 Personen
73
Beschilderung entfernen
3 Personen
74
Dekoration und Fahnen entfernen
3 Personen
75
Übrig gebliebenes Catering verpacken
3 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
78
Technik und Möbel zurückgeben
3 Personen
79
Rechnungen und Kautionsunterlagen sammeln
2 Personen
80
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
81
Präsentationen und Fotos archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongressstühleAnz. 330
KlappischeAnz. 36
BistrotischeAnz. 24
RegistrierungstischeAnz. 4
SprechertischeAnz. 2
BühnenelementeAnz. 12
Rednerpult
UmkleidetischeAnz. 8

Ausstattung

ProjektorenAnz. 4
ProjektionsleinwändeAnz. 4
LaptopsAnz. 6
PräsentationsklickerAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 10
TischmikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 6
LautsprecherAnz. 8
MischpulteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
HDMI-KabelAnz. 12
USB-C-AdapterAnz. 8
DolmetschempfängerAnz. 330
Übersetzungs-FunksenderAnz. 8
HeadsetsAnz. 330
WLAN-RouterAnz. 6
PowerbanksAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
StehlampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 360
WeingläserAnz. 330
KaffeetassenAnz. 330
Dinner-TellerAnz. 360
DesserttellerAnz. 360
Besteck für Dinner-SetsAnz. 360
KaffeelöffelAnz. 330
ServierbesteckAnz. 36

Küche

KaffeemaschinenAnz. 6
WasserkocherAnz. 6
ThermoskannenAnz. 18
WarmhaltebehälterAnz. 12
ServierschalenAnz. 24
Servierplatten mit DeckelAnz. 12
BuffetbehälterAnz. 24
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 12

Dekoration

LänderflaggenAnz. 40
FahnenständerAnz. 20
TischläuferAnz. 36
NamensschildhalterAnz. 330
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 12
Roll-Up-BannerAnz. 6
TischnummernAnz. 36

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
StaubsaugerAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location mit allen benötigten Räumen. Plane für Registrierung, Hauptsaal, parallele Sitzungen und gegebenenfalls Übersetzungskabinen eigene Flächen ein.
Lade Referenten mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress ein. Fordere dabei sofort Vortragstitel, Kurzbiografie, Porträt, Präsentation und Reisedaten an, statt diese Angaben später einzeln nachzufassen.
Öffne die Anmeldung, sobald Programm und Veranstaltungsort stehen, idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher. Erfasse neben Name und E-Mail auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst in der letzten Woche angepasst werden muss.
Prüfe die Technik pro Sitzung spätestens 7 Tage vorher: Projektor, Leinwand, Laptop, Klicker, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult sowie HDMI- und USB-C-Adapter. Bei mehrsprachigen Sitzungen müssen Dolmetschempfänger, Sender und Headsets zur Raumgröße passen.
Drucke Namensschilder, Kongressmappen, Wegweiser und Sitzungspläne erst nach einem letzten Datenabgleich, aber nicht später als 2 Werktage vor Beginn. Lege außerdem einen festen Registrierungstisch und sichtbare Besucherinformationen am Eingang fest.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weltkongress organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für Hotelkontingente, Übersetzung und umfangreiche Technik sind 9 bis 12 Monate Vorlauf sicherer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Weltkongress verschicken?: Verschicke die erste Einladung etwa 10 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Badges, Catering und Kongressmappen mit verlässlichen Zahlen vorbereitet werden können.
Wie viele Räume braucht ein Weltkongress?: Plane mindestens einen Hauptsaal, je paralleler Sitzung einen zusätzlichen Raum, einen Registrierungsbereich und bei Bedarf einen Raum für Übersetzungstechnik ein. Rechne für die Registrierung mit mindestens 2 Tischen, sobald mehr als 100 Personen erwartet werden.
Wann müssen Präsentationen und Technik geprüft werden?: Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor Beginn an und prüfe jede Datei technisch. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen vollständigen Test mit Mikrofonen, Projektor, Klicker, Übersetzung und allen benötigten Adaptern durch.

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