Organiser un congrès sans rien laisser au hasard

Un congrès se prépare dans un ordre précis : programme, lieu, intervenants, inscriptions, logistique et répétition technique. Commencez plusieurs mois à l’avance, car les salles, les conférenciers et le matériel audiovisuel sont souvent les premiers éléments indisponibles. Prévoyez ensuite une échéance claire pour les invitations, les besoins alimentaires et les présentations. Les dernières 48 heures servent surtout à contrôler, imprimer et acheminer ce qui est déjà réservé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Réserver le catering
5
Réserver le matériel technique
6
Mettre en page le programme
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Rédiger les invitations
2 personnes
9
Envoyer les invitations
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Envoyer un rappel aux participants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Rassembler les informations sur les intervenants
14
Rassembler les présentations
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Vérifier la liste des participants
2 personnes
17
Partager le programme en route
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Tester les présentations
2 personnes
22
Imprimer les badges nominatifs
23
Composer les dossiers des participants
3 personnes
24
Préparer les dossiers des intervenants
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Ouvrir la salle
2 personnes
27
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager la zone de scène
3 personnes
30
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
36
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
37
Déposer les dossiers des participants
2 personnes
38
Installer la signalétique
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription

Événement

40
Accueillir les intervenants
2 personnes
41
Enregistrer les participants
4 personnes
42
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
43
Faire le discours d’ouverture
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Passer les microphones
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Servir les en-cas de pause
3 personnes
48
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
49
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
50
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
54
Encadrer le programme du soir
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le pot de clôture
3 personnes
57
Accompagner les participants à la sortie
2 personnes

Suivi

58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Démonter le buffet
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
63
Nettoyer la salle
3 personnes
64
Retirer la signalétique
2 personnes
65
Emballer le matériel
3 personnes
66
Retourner le matériel
2 personnes
67
Retourner les matériels de location
2 personnes
68
Stocker le matériel restant
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux participants
70
Envoyer des suivis de présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Gants de cuisineqté 4
Corbeilles à painqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Fond de scène
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 130
Dossiers de congrèsqté 120
Flyers du programmeqté 130
Porte-noms des intervenantsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et la salle, idéalement 4 à 6 mois avant le congrès. Vérifiez immédiatement la capacité, les espaces de pause, les prises électriques et les conditions d’accès pour le matériel.
Demandez aux intervenants leurs informations, leur titre exact et leur présentation au plus tard 10 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur de présentation, y compris les vidéos, les polices et les adaptateurs HDMI.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le congrès afin de vérifier les participants, les badges, les dossiers et les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée pour les inscriptions de dernière minute à l’accueil.
Comptez le matériel technique par salle et non pour l’ensemble du congrès : projecteur, écran, microphones, pieds, haut-parleurs, câbles, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins un câble HDMI et un adaptateur compatible de rechange.
La veille, transportez le matériel sur place, refroidissez les boissons et préparez l’accueil. Le matin même, installez les badges et les dossiers, puis faites un test sonore et une présentation complète avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 mois pour un congrès de taille moyenne. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les intervenants, lancer les inscriptions et commander le catering et le matériel technique.
Quand envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant l’événement, puis adressez un rappel aux personnes inscrites 3 à 4 jours avant.
Quand demander les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 10 jours avant le congrès et relancez les retardataires à J-5. Conservez une version finale sur l’ordinateur de présentation et une copie sur une clé USB.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer et tester le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les câbles. Ajoutez 30 minutes si plusieurs salles ou intervenants sont concernés.

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