Einen Kongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Kongress steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Programm und Saal fest, bestätige danach Referenten, Catering und Technik. Anschließend folgen Anmeldung, Einladungen und die Abstimmung aller Teilnehmerdaten. In den letzten Tagen prüfst du Präsentationen, Namensschilder, Mappen und den Transport zum Veranstaltungsort. Dieser Ablauf zeigt dir, wann typische Engpässe entstehen und was du nicht bis zum Veranstaltungstag aufschieben solltest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Referenten bestätigen
2 Personen
4
Catering reservieren
5
Technisches Equipment reservieren
6
Programm erstellen
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen erstellen
2 Personen
9
Einladungen verschicken
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Erinnerung an die Teilnehmer senden
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Sprecherinformationen sammeln
14
Präsentationen sammeln
15
Namensschilder entwerfen
16
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
17
Programm und Route teilen
18
Einkaufsliste prüfen
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
Getränke kühlen
2 Personen
21
Präsentationen testen
2 Personen
22
Namensschilder drucken
23
Teilnehmermappen zusammenstellen
3 Personen
24
Sprechermappen bereitlegen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Saal öffnen
2 Personen
27
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
30
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Präsentationen auf den Laptop laden
34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
36
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
37
Teilnehmermappen auslegen
2 Personen
38
Beschilderung anbringen
2 Personen
39
Registrierungsteam einweisen

Event

40
Referenten empfangen
2 Personen
41
Teilnehmer registrieren
4 Personen
42
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Präsentationen betreuen
2 Personen
45
Mikrofone weitergeben
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Pausensnacks servieren
3 Personen
48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
49
Fragerunde moderieren
2 Personen
50
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
51
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
54
Abendprogramm betreuen
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Abschlusstrunk servieren
3 Personen
57
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Buffet abbauen
3 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
63
Saal reinigen
3 Personen
64
Beschilderung entfernen
2 Personen
65
Materialien einpacken
3 Personen
66
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
69
Dankeschön an Teilnehmer versenden
70
Präsentationen nachbereiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KongresstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Präsentationslaptop
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 3

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4
BrotkörbeAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
Bühnenhintergrund
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 130
TagungsmappenAnz. 120
ProgrammflyerAnz. 130
Namensschilder für SprecherAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Saal, Catering und technisches Equipment möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. Prüfe dabei Sitzplätze, Registrierungstische, Projektionsfläche und Stromanschlüsse gemeinsam vor Ort.
Schließe das Programm mindestens 6 Wochen vorher ab und bestätige jeden Referenten schriftlich. Fordere Sprecherinformationen und Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an.
Öffne die Anmeldung etwa 6 Wochen vor dem Kongress. Verschicke eine Erinnerung 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung.
Plane für die Technik einen vollständigen Test am Vortag ein: Präsentationslaptop, Projektor, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone, Lautsprecher und Audiomischpult müssen zusammen funktionieren.
Bereite Teilnehmer- und Sprechermappen sowie Namensschilder spätestens am Vorabend vor. Bring Materialien, USB-Sticks und Verlängerungskabel nicht erst am Morgen mit, sondern kontrolliere den Transport am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kongress organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Saal, Referenten, Catering und Technik sollten innerhalb der ersten 2 Wochen feststehen; danach bleibt Zeit für Anmeldung und Einladungen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Kongress. Sende 7 Tage vor dem Termin eine Erinnerung und prüfe danach Teilnehmerliste sowie Ernährungswünsche.
Wie viele Tage vorher müssen Präsentationen eingereicht werden?: Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und teste alle Dateien am Vortag. Speichere zusätzlich eine Kopie auf mindestens einem USB-Stick.
Wann baut man die Technik für einen Kongress auf?: Baue die Technik möglichst am Vortag auf und teste sie vollständig. Am Veranstaltungstag solltest du mindestens 90 Minuten vor Beginn für einen kurzen Funktionstest und die Mikrofonprobe einplanen.

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