Organiser un congrès d’entrepreneurs, étape par étape

Un congrès d’entrepreneurs demande surtout une bonne séquence de préparation. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis verrouillez les intervenants avant de lancer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les badges, les besoins alimentaires, les places et la circulation dans la salle. Les dernières semaines sont consacrées aux présentations, à la technique, au traiteur et aux réservations qui peuvent encore bloquer le déroulement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Définir les intervenants et les sujets
2 personnes
5
Demander des devis pour la technique
6
Demander un devis traiteur
7
Concevoir les invitations
8
Paramétrer le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Confirmer les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Envoyer le programme aux participants
15
Créer les badges et la liste des participants
2 personnes
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Rassembler les présentations
18
Vérifier les présentations
2 personnes
19
Confirmer définitivement le catering
20
Valider définitivement la technique
21
Faire les réservations
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Rassembler le matériel
2 personnes
25
Vérifier la livraison du catering
2 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
34
Tester les microphones
2 personnes
35
Vérifier l'éclairage
36
Préparer la table d’accueil
2 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
43
Briefer l'équipe d'inscription
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
46
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
47
Assister les intervenants
2 personnes
48
Servir les boissons de la pause
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Guider les participants vers l'espace networking
2 personnes
53
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
54
Servir le buffet du dîner
4 personnes
55
Servir des amuse-bouches au cocktail networking
3 personnes
56
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
57
Encadrer la clôture
2 personnes
58
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

59
Éteindre la technique
2 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement aux participants
72
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
73
Partager les photos et les présentations
74
Vérifier les factures en attente
75
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Buzzerqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Verres à vinqté 130
Tasses à caféqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Cuisine

Saladiers pour buffetqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Nappesqté 14
Cartes de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Pancartes de tableqté 12
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Supports promotionnelsqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’inviter les intervenants. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les sujets, les horaires et les besoins techniques de chaque prise de parole.
Ne commandez pas la restauration sur une estimation vague. Utilisez les inscriptions confirmées et les réponses alimentaires, puis validez définitivement le traiteur environ 7 jours avant le congrès.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur portable prévu, avec le vidéoprojecteur, l’écran et les câbles HDMI utilisés sur place. Faites cette vérification au plus tard la veille pour éviter les fichiers incompatibles.
Préparez les badges et la liste des participants après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.
Prévoyez un vrai créneau d’installation le matin même : tables, chaises, table d’inscription, micros, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être vérifiés avant l’arrivée du premier participant. Une répétition technique de 60 à 90 minutes réduit les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès d’entrepreneurs ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les intervenants, d’ouvrir les inscriptions, de commander la technique et de finaliser la restauration.
Quand envoyer les invitations à un congrès ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date, dès que le lieu, le programme provisoire et les premiers intervenants sont confirmés. Relancez les personnes inscrites environ 10 à 14 jours avant l’événement.
Quand confirmer le nombre de repas ?: Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le congrès. Confirmez alors le nombre de repas, les besoins alimentaires et les quantités de boissons avec le traiteur.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: Testez les présentations, les microphones, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et les connexions électriques. Vérifiez aussi les badges, la liste des participants, la livraison du catering et la disposition de la salle.

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