Einen Unternehmerkongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Unternehmerkongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legen Sie Termin, Programm und Raum fest, danach kümmern Sie sich um Referenten, Technik und Catering. Die Anmeldung sollte früh geöffnet werden, damit Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Namensschilder, Parkinformationen und die finale Abstimmung mit allen Dienstleistern. So vermeiden Sie, dass am Veranstaltungstag Kabel, Badges oder wichtige Dateien fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Referenten und Themen festlegen
2 Personen
5
Angebote für Technik einholen
6
Cateringangebot anfordern
7
Einladungen gestalten
8
Anmeldeformular einrichten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Anmeldungen bestätigen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkinformationen versenden
14
Programm an Teilnehmer senden
15
Badges und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
16
Namensschilder drucken
17
Präsentationen sammeln
18
Präsentationen prüfen
2 Personen
19
Catering endgültig bestätigen
20
Technik endgültig bestätigen
21
Reservierungen vornehmen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
25
Cateringlieferung prüfen
2 Personen

Event

26
Location öffnen
2 Personen
27
Saal und Eingang inspizieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
31
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
32
Technik anschließen
2 Personen
33
Präsentationen auf den Laptop laden
34
Mikrofone testen
2 Personen
35
Beleuchtung kontrollieren
36
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
37
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
38
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
39
Snacks vorbereiten
3 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Referenten empfangen
2 Personen
42
Sprecherbriefing geben
2 Personen
43
Registrierungsteam einweisen
44
Teilnehmer registrieren
4 Personen
45
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
46
Eröffnungsprogramm begleiten
2 Personen
47
Referenten unterstützen
2 Personen
48
Pausengetränke servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Teilnehmer zum Networking-Bereich begleiten
2 Personen
53
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
54
Abendbuffet servieren
4 Personen
55
Snacks bei der Netzwerkveranstaltung servieren
3 Personen
56
Geschirr abräumen
3 Personen
57
Abschluss begleiten
2 Personen
58
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Technik ausschalten
2 Personen
60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
63
Dekoration entfernen
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Saal reinigen
3 Personen
66
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
67
Fundsachen sammeln
68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
72
Dankesnachricht an Referenten senden
73
Fotos und Präsentationen teilen
74
Offene Rechnungen prüfen
75
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
Registrierungstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KlickerAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

WassergläserAnz. 130
WeingläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 120
Dinner-TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

BuffetschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 10
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
SpeisekartenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
NamensschilderAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 10
Willkommensschild
ProgrammschilderAnz. 4
TischschilderAnz. 12
StifteAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
PromotionsständerAnz. 4

Beleuchtung

StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin, Programm und Raumaufteilung zuerst fest. Ohne bestätigte Räume können Sie weder Technik noch Sitzordnung und Catering verlässlich planen.
Sprechen Sie Referenten früh an und sammeln Sie ihre Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Prüfen Sie Dateien anschließend auf Format, Ton und benötigte Anschlüsse wie HDMI.
Öffnen Sie das Anmeldeformular möglichst 4 bis 6 Wochen vorher. Erfassen Sie dabei neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche und senden Sie Parkinformationen sowie das Programm vorab.
Bestätigen Sie Technik und Catering spätestens 5 Werktage vor Beginn endgültig. Prüfen Sie, ob Laptop, Beamer, Leinwand, Funkmikrofone, Mischpult, Klicker und Verlängerungskabel zusammenpassen.
Planen Sie am Veranstaltungstag einen Registrierungstisch und bereiten Sie Namensschilder, Teilnehmerliste und Badges mindestens 2 Stunden vor Einlass vor. Kontrollieren Sie die Cateringlieferung sofort auf Menge, Geschirr und Sonderwünsche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Unternehmerkongress organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm und Location. Referenten, Technik und Catering sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin angefragt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Unternehmerkongress starten?: Öffnen Sie die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Kongress. Schließen Sie sie 3 bis 5 Werktage vorher, damit Sie Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmengen fertigstellen können.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordern Sie alle Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. So bleibt mindestens eine Woche, um Dateien zu prüfen, abzuspielen und technische Probleme zu klären.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für Technik und Registrierung?: Planen Sie mindestens 2 Stunden für Aufbau und Test von Beamer, Leinwand, Mikrofonen, Lautsprechern und Mischpult ein. Der Registrierungstisch sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig bereitstehen.

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