Organiser un concours de tir à l’arc, étape par étape

Un concours de tir à l’arc se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par réserver le lieu, choisir le format et rédiger un règlement compréhensible par tous. Les inscriptions, les numéros de dossard et la répartition des pas de tir doivent être arrêtés avant l’accueil des participants. La sécurité demande une vérification séparée des arcs, des flèches, des cibles et des filets, même si le matériel est déjà connu de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de tir
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Désigner le jury du concours
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Enregistrer les participants
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer la confirmation aux participants
11
Créer la liste des numéros de dossard
2 personnes
12
Établir la répartition des pas de tir
2 personnes
13
Commander les prix
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Commander le catering
16
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
17
Inspecter les arcs
2 personnes
18
Inspecter les flèches
2 personnes
19
Inspecter les buts
2 personnes
20
Préparer les prix et les coupes
21
Imprimer les cartes de compétition
22
Imprimer la signalisation
23
Établir la répartition des bénévoles
24
Vérifier les prévisions météo
25
Faire les courses
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Inspecter le stand de tir
3 personnes
30
Délimiter la zone de sécurité
4 personnes
31
Installer les buts
4 personnes
32
Marquer les lignes de tir
3 personnes
33
Aménager la zone d'attente
2 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Accrocher les panneaux
2 personnes
39
Tester le son
2 personnes
40
Préparer la table du jury
2 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Effectuer le contrôle du matériel
3 personnes
44
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Encadrer le tour d’essai
4 personnes
47
Encadrer le premier tour de compétition
5 personnes
48
Vérifier les scores
3 personnes
49
Rassembler les flèches
4 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Encadrer le deuxième tour de compétition
5 personnes
54
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
55
Servir le dîner
4 personnes
56
Annoncer les finalistes
57
Animer la finale
5 personnes
58
Traiter les scores finaux
3 personnes
59
Récompenser les gagnants
2 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Rassembler les objets perdus
2 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Démonter le matériel de compétition
5 personnes
64
Ranger les buts et les filets
4 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Faire le tour du stand de tir
3 personnes
70
Compter le stock
2 personnes
71
Retourner les matériels
3 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Envoyer un message de remerciement
75
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Sets de nappesqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Arcs de compétitionqté 24
Arches de rechangeqté 6
Flèches de compétitionqté 120
Flèches de rechangeqté 24
Ciblesqté 12
Combinaisons de cibleqté 12
Supports de butqté 12
Filets de sécuritéqté 6
Tireurs de flèchesqté 12
Supports d'archeqté 12
Protège-brasqté 24
Protège-doigtsqté 24
Porte-tubesqté 12
Carquoisqté 24
Sacs à flèchesqté 4
Mètres rubansqté 4
Poteaux de balisageqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Cônesqté 24
Panneaux de scoreqté 12
Dossards de départqté 24
Drapeaux de matchqté 6
Panneau stopqté 2
Siffletsqté 6
Panneaux d’affichageqté 3
Corde de rechangeqté 12
Lavage des cordagesqté 6
Kits d’entretien des arcsqté 4
Kits de réparation de flèchesqté 2
Scie à main
Marteauqté 2
Marteaux en caoutchoucqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Jeux de clés platesqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Gants de travailqté 8
Niveaux à bulleqté 2
Télémètresqté 2
Pistolet de départ
Classeurs de feuilles de scoreqté 12
Presse-papiersqté 12
Rouleaux de papier de rechangeqté 6
Enveloppes des prixqté 12
Porte-médaillesqté 24

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 4
Glacièresqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Banderoles de compétitionqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Verres pour les prixqté 6
Rubans de médailleqté 24
Boîtes de prixqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Bouchons d'oreillesqté 40
Ponchos de pluieqté 20
Parapluiesqté 10

Catering

Courses
Bacs de service thermiquesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Filtres à caféqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Corbeilles à painqté 8
Bains-marieqté 6
Plaques chauffantesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bacs à glaçonsqté 6

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vous devez connaître le nombre de pas de tir disponibles et les contraintes d’accès avant d’annoncer le concours.
Fixez le format, les catégories et le règlement plusieurs semaines à l’avance. Envoyez ensuite une confirmation individuelle avec l’horaire, le numéro de dossard et les informations pratiques.
Préparez la sécurité comme un contrôle dédié : inspectez chaque arc, chaque flèche, les supports de cible et les filets, puis repérez clairement les zones interdites avec du ruban, des cônes et des panneaux.
Attribuez les bénévoles par fonction, et non seulement par créneau : prévoyez des personnes pour l’accueil, les scores, les pas de tir, la circulation et les imprévus.
Ne gardez pas les achats pour la dernière semaine. Les prix, les coupes, le catering, les cartes de compétition et la signalisation doivent être vérifiés avant le montage du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de recruter les bénévoles et de commander les prix et le catering.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de tir à l’arc ?: Ouvrez-les dès que le lieu, le format et le règlement sont validés, généralement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le concours pour établir les dossards et les pas de tir.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les scores, plus 1 responsable par zone de tir. Pour une organisation fluide, ajoutez 2 à 3 personnes disponibles pour la circulation, le matériel et les imprévus.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Faites une inspection complète du matériel 2 à 3 jours avant, puis un dernier contrôle le matin même. Consultez les prévisions 48 heures avant et adaptez les tentes, les zones d’attente et le programme si nécessaire.

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