Organiser un concours de tir à l’arc sans rien oublier

Commencez par fixer le format du concours, le règlement et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. La sécurité doit être définie sur le plan du terrain, avec les filets, les zones balisées et les responsables identifiés. Ensuite, verrouillez les participants, répartissez les groupes de départ et préparez les cartes de match. Les oublis les plus fréquents concernent les autorisations, les arcs et flèches de rechange, les horaires publiés trop tard et le comptage des repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le format du concours
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Définir les membres du jury
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Clôturer la liste des participants
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Publier les heures de départ
15
Préparer les cartes de match
2 personnes
16
Commander les prix et médailles
17
Calculer les quantités de catering
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer les prix
21
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
22
Trier les arcs et les flèches
2 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Rappeler les participants
25
Récupérer les clés du lieu
26
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
27
Déterminer la direction des tirs
2 personnes
28
Délimiter les stands de tir
4 personnes
29
Installer des filets de sécurité
4 personnes
30
Installer les cibles
4 personnes
31
Marquer les lignes de tir
3 personnes
32
Marquer les files d'attente
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
35
Installer la table du jury
2 personnes
36
Aménager le point de restauration
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Placer les panneaux d’information
2 personnes
41
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Enregistrer la présence
2 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Distribuer les arcs et les flèches
3 personnes
46
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
47
Accompagner les tirs d'essai
4 personnes
48
Animer le tour de compétition
6 personnes
49
Collecter les scores
3 personnes
50
Remplacer les cartes-cibles
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
54
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
55
Annoncer les finalistes
56
Encadrer les finales
6 personnes
57
Vérifier les scores finaux
3 personnes
58
Préparer la remise des prix
2 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
62
Faire le check-out des participants
2 personnes
63
Récupérer les arcs et les flèches
3 personnes

Suivi

64
Fermer la zone de but
3 personnes
65
Emballer le matériel de sport
4 personnes
66
Retirer les filets de sécurité
4 personnes
67
Démonter les cages de but
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes
74
Rendre le matériel loué
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Arcs de compétitionqté 30
Arches de rechangeqté 5
Flèches de compétitionqté 120
Flèches de rechangeqté 30
Combinaisons de cibleqté 10
Ciblesqté 80
Supports de cibleqté 10
Filets de sécuritéqté 8
Carquoisqté 35
Protège-brasqté 35
Protège-doigtsqté 35
Supports d'archeqté 12
Supports pour flèchesqté 12
Stylos pour ciblesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Jumellesqté 3
Chercheurs de flèchesqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 10

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tentes de réceptionqté 3
Table de comptoir
Poubellesqté 6

Équipement

Haut-parleurqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 8
Calculatricesqté 4
Panneaux d’affichageqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Drapeaux de matchqté 8
Flèches de signalisationqté 12
Nappe de remise des prix

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le terrain et vérifiez les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant le concours. Demandez aussi les clés, l’accès aux sanitaires et les horaires d’installation avant de confirmer les invitations.
Établissez le règlement avant l’ouverture des inscriptions : catégories, distance, nombre de volées, système de score et procédure en cas d’égalité. Une version finale doit être envoyée aux participants au plus tard 7 jours avant l’épreuve.
Prévoyez la sécurité cible par cible : filets, supports stables, ruban de balisage, cônes et trousse de premiers secours. Désignez au moins un responsable de terrain et un bénévole capable d’arrêter immédiatement les tirs.
Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant le concours, puis répartissez les groupes et publiez les heures de départ. Gardez une liste d’attente et imprimez les cartes de match avant l’arrivée des archers.
Contrôlez le matériel la veille : un arc et plusieurs flèches de rechange par groupe peuvent éviter un retard. Calculez la restauration à partir du nombre final de participants et recueillez les besoins alimentaires avant les courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, commander les médailles et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de tir à l’arc ?: Clôturez-les 5 à 7 jours avant l’épreuve. Vous pourrez ainsi établir les groupes de départ, calculer les repas et publier les horaires sans modifier les tableaux au dernier moment.
Quel matériel de sécurité prévoir pour un concours de tir à l’arc ?: Prévoyez des filets de sécurité, des supports de cible stables, du ruban de balisage, des cônes, des gilets de sécurité et au moins une trousse de premiers secours. Vérifiez l’installation complète avant le premier tir.
Quand préparer les horaires et les cartes de match ?: Préparez-les dès que la liste des participants est clôturée, généralement 5 à 7 jours avant le concours. Imprimez une copie pour le jury, une pour l’accueil et une réserve pour les remplacements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.