Organiser un concours de sports canins, étape par étape

Un concours de sports canins se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer le règlement, les épreuves et les conditions d’inscription avant de réserver le lieu et le jury. Les inscriptions doivent ensuite être vérifiées pour répartir les groupes, attribuer les numéros et établir la liste de départ. La dernière semaine sert surtout à contrôler les documents, le matériel, la météo et les dossiers remis aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le règlement du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Réserver les membres du jury et les assistants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Vérifier les données des participants
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les groupes de départ
2 personnes
10
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
11
Établir la liste de départ
2 personnes
12
Confirmer les participants
13
Commander les prix et les rubans
14
Vérifier les documents d'assurance
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer le déroulé et le plan
2 personnes
17
Composer les dossiers des participants
2 personnes
18
Préparer les dossards
2 personnes
19
Vérifier les prix
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Stocker les produits frais au frais
2 personnes
22
Préparer de l’eau pour les chiens
2 personnes
23
Charger les moyens de transport
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier le site et le sol
3 personnes
26
Balisage du terrain de compétition
4 personnes
27
Installer les obstacles d’agility
5 personnes
28
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
29
Installer la table du jury et les chaises
2 personnes
30
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
32
Monter le buffet traiteur
3 personnes
33
Vérifier les toilettes
34
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
35
Assurer le briefing du jury
3 personnes
36
Donner les consignes aux employés de l’anneau
4 personnes
37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Effectuer le contrôle des chiens
2 personnes
40
Expliquer le parcours d’essai
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Donner le briefing d'ouverture
43
Accompagner les épreuves
6 personnes
44
Enregistrer les scores
2 personnes
45
Annoncer l’ordre de départ
46
Contrôler le parcours en cours de route
2 personnes
47
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
48
Garder les boissons au frais
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
52
Contrôler le buffet et les déchets
2 personnes
53
Traiter les résultats
2 personnes
54
Préparer les prix
2 personnes
55
Animer la remise des prix
3 personnes
56
Publier les résultats
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Dégager le terrain de la compétition
5 personnes
59
Démonter les obstacles d’agility
5 personnes
60
Rassembler le mobilier
4 personnes
61
Collecter et trier les déchets
3 personnes
62
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Archiver les résultats et les formulaires
2 personnes
66
Envoyer les résultats aux participants
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 50
Table du jury
Tables de bièreqté 4

Matériel de sport

Sauts d’agilityqté 8
Tunnels d’agilityqté 2
Bâtons de slalomqté 12
Anneaux d'agilityqté 2
Passerelle
Course de chats
Balançoire
Numéros de départqté 100
Ruban pour anneauxqté 100
Poteaux de balisageqté 30
Ruban de balisageqté 6
Gamelles pour chiensqté 10
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6
Rouleaux de sacs à déjectionsqté 30
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Cônesqté 20
Tapis en caoutchoucqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Glacièresqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20

Décoration

Drapeaux de matchqté 10
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Nappe pour table des prix

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement avant de publier les inscriptions : précisez les épreuves, les critères de jugement, les horaires et les conditions de participation. Cela évite de devoir corriger les informations après l’envoi des invitations.
Traitez les inscriptions en deux temps : vérifiez les coordonnées et les besoins alimentaires, puis répartissez les groupes de départ. Gardez une liste de départ finalisée au plus tard quelques jours avant le concours.
Réservez le jury et les assistants dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez leurs rôles par écrit, notamment pour le chronométrage, les résultats, l’accueil et la circulation sur le parcours.
Contrôlez le matériel sur place avant l’ouverture : obstacles, tunnels, slalom, passerelle, balançoire, balisage et tapis en caoutchouc. Un contrôle du sol le matin même permet de repérer une zone glissante ou détériorée.
Préparez séparément les éléments qui sont souvent oubliés au dernier moment : eau et gamelles pour les chiens, sacs à déjections, rallonges, multiprises, imprimante et glacières. Stockez les produits frais au frais et chargez les moyens de transport avant le jour du concours.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours canin ?: Ouvrez-les plusieurs semaines avant le concours afin de laisser le temps de recueillir les informations des participants et leurs besoins alimentaires. Fixez une date de clôture au moins 7 jours avant l’épreuve pour établir les groupes et la liste de départ.
Combien de temps avant faut-il réserver le lieu et le jury ?: Réservez le lieu et les membres du jury dès que la date du concours est arrêtée, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Cela laisse encore du temps pour régler les documents d’assurance et organiser les assistants.
Que faut-il vérifier sur le terrain le jour du concours ?: Prévoyez un contrôle avant l’arrivée des participants : état du sol, stabilité des obstacles, balisage, accès, alimentation électrique et emplacement des tentes. Faites cette vérification au moins 2 heures avant le premier départ.
Quand préparer les dossards et les dossiers des participants ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions et la confirmation des groupes de départ. Imprimez les dossiers et les numéros au plus tard la veille, puis rangez-les par ordre de départ pour accélérer l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.