Organiser un concours de danse, étape par étape

Un concours de danse se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement accueillant pour le public. Commence par fixer le lieu, le règlement et les responsables, avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois ensuite le temps nécessaire pour vérifier les dossiers, construire le programme et tester chaque fichier musical. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les récompenses, les câbles et la solution de secours pour la musique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu de la compétition
2 personnes
2
Établir le règlement du concours
3 personnes
3
Confirmer les jurés
2 personnes
4
Réserver un animateur
5
Définir le responsable de la musique
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer les participants
2 personnes
11
Vérifier les frais d'inscription
2 personnes
12
Établir le programme de la compétition
3 personnes
13
Établir la répartition du jury
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Commander les prix et médailles
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Mettre en page le programme
2 personnes
19
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
20
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les prix
2 personnes
23
Ajouter la musique à la playlist
24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
25
Contrôler le terrain de compétition
3 personnes
26
Nettoyer le sol
2 personnes
27
Installer les sièges du public
4 personnes
28
Installer les tables du jury
2 personnes
29
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
30
Tester le microphone
2 personnes
31
Tester l’éclairage
2 personnes
32
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
33
Distribuer les dossards
2 personnes

Événement

34
Accueillir les participants
3 personnes
35
Échauffer les danseurs
2 personnes
36
Informer le jury
2 personnes
37
Accueillir le public
4 personnes
38
Ouvrir le programme
2 personnes
39
Animer les rondes de danse
5 personnes
40
Diffuser la musique à chaque manche
41
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
42
Saisir les scores
2 personnes
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler les déchets
2 personnes
47
Annoncer les finalistes
2 personnes
48
Animer la finale
5 personnes
49
Vérifier les scores finaux
3 personnes
50
Préparer les gagnants
2 personnes
51
Animer la remise des prix
3 personnes
52
Prononcer le discours de remerciement
53
Diffuser la musique d'adieu
54
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

55
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
56
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
57
Retirer la décoration
3 personnes
58
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le sol de compétition
3 personnes
61
Évacuer les déchets
2 personnes
62
Remettre le lieu propre
3 personnes
63
Archiver les feuilles de score
64
Publier les résultats
65
Remercier les participants
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables du juryqté 3
Bancs de vestiaireqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 36
Porte-dossardsqté 40
Tapis de Pilatesqté 20
Numéros de table du juryqté 3
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Pots à crayonsqté 4
Coupes de prixqté 12
Médaillesqté 40
Rubansqté 40
Tableau des scores

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable de musique
Clé USB de sauvegardeqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Tables pour ordinateurs portablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Corbeilles à painqté 6
Carafes de serviceqté 8

Décoration

Toiles de fond de scèneqté 2
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 10
Numéros de tableqté 40

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixe le règlement avant l’ouverture des inscriptions : catégories, horaires, critères de jugement et frais doivent être clairs dès le premier formulaire.
Confirme les jurés et l’animateur avant de publier le programme. Garde au moins une personne responsable de la musique pendant toute la compétition.
Après la clôture des inscriptions, réserve plusieurs jours au traitement des dossiers : vérifie les frais, les besoins alimentaires et les informations de chaque participant avant de confirmer les engagements.
Prépare les fichiers musicaux sur l’ordinateur prévu et sur une clé USB de sauvegarde. Teste chaque piste avec le système de sonorisation avant l’arrivée du public.
Contrôle la piste et l’installation le jour même : tables du jury, porte-dossards, éclairage, rallonges et passe-câbles doivent être en place avant l’accueil des danseurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de danse ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, le règlement, le jury et l’animateur, puis gérer les inscriptions. Garde les derniers 7 jours pour le programme, les fichiers musicaux, les récompenses et les informations pratiques.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de danse ?: Ouvre le formulaire lorsque le règlement, les frais d’inscription et les catégories sont définitivement validés. Laisse généralement 3 à 4 semaines aux participants, puis réserve encore 3 à 5 jours pour vérifier les dossiers.
Comment préparer la musique pour un concours de danse ?: Rassemble les fichiers au plus tard une semaine avant la compétition et vérifie chaque piste avec l’ordinateur et le système de sonorisation utilisés sur place. Conserve une copie complète sur une clé USB de sauvegarde.
Que faut-il vérifier le jour d’un concours de danse ?: Contrôle la piste, les branchements, les microphones, les tables du jury, les porte-dossards et l’éclairage au moins 2 heures avant l’accueil. Teste aussi la playlist et garde les câbles hors des zones de passage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.