Zo organiseer je een danswedstrijd
Begin met de wedstrijdlocatie, het reglement en de mensen die de wedstrijd leiden. Pas daarna open je de inschrijving, zodat deelnemers meteen weten in welke categorieën, rondes en tijdvakken ze meedoen. Plan vervolgens jury, muziek, vloer, ontvangst en prijzen op basis van het aantal inschrijvingen. De meeste problemen ontstaan doordat muziekbestanden, startgelden en een definitief schema te laat worden gecontroleerd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2 personen
- 2
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
- 3
Juryleden bevestigen
2 personen
- 4
Presentator vastleggen
- 5
Muziekverantwoordelijke vastleggen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier openen
- 8
Inschrijvingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 11
Startgelden controleren
2 personen
- 12
Wedstrijdschema opstellen
3 personen
- 13
Jury-indeling maken
2 personen
- 14
Reserveringen maken
- 15
Prijzen en medailles bestellen
- 16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 17
Muziekbestanden controleren
2 personen
- 18
Programmaboekje opmaken
2 personen
- 19
Programmaboekjes printen
2 personen
- 20
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Prijzen controleren
2 personen
- 23
Muziek op afspeellijst zetten
- 24
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
- 25
Wedstrijdvloer controleren
3 personen
- 26
Vloer schoonmaken
2 personen
- 27
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 28
Jurytafels opstellen
2 personen
- 29
Geluidsset aansluiten
2 personen
- 30
Microfoon testen
2 personen
- 31
Verlichting testen
2 personen
- 32
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
- 33
Startnummers uitdelen
2 personen
Event
- 34
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 35
Dansers laten warmlopen
2 personen
- 36
Jury instrueren
2 personen
- 37
Publiek ontvangen
4 personen
- 38
Programma openen
2 personen
- 39
Dansrondes begeleiden
5 personen
- 40
Muziek per ronde afspelen
- 41
Juryformulieren verzamelen
2 personen
- 42
Scores invoeren
2 personen
- 43
Dranken serveren
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Afval verzamelen
2 personen
- 47
Finalisten bekendmaken
2 personen
- 48
Finaleronde begeleiden
5 personen
- 49
Finalescores controleren
3 personen
- 50
Winnaars klaarzetten
2 personen
- 51
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
- 52
Bedankwoord uitspreken
- 53
Afscheidsmuziek afspelen
- 54
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 55
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 56
Geluidsset uitschakelen
2 personen
- 57
Decoratie verwijderen
3 personen
- 58
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Wedstrijdvloer schoonmaken
3 personen
- 61
Afval afvoeren
2 personen
- 62
Locatie schoon opleveren
3 personen
- 63
Scoreformulieren archiveren
- 64
Uitslagen publiceren
- 65
Deelnemers bedanken
2 personen
- 66
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 67
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Jurytafelsaantal 3
- Kleedkamerbankenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 6
- Afzetpalenaantal 12
Sportmateriaal
- Dansvloerpanelenaantal 36
- Startnummerhoudersaantal 40
- Pilatesmattenaantal 20
- Jurytafelnummersaantal 3
- Stopwatchesaantal 4
- Klembordenaantal 8
- Pennenbakkenaantal 4
- Prijzenbekersaantal 12
- Medaillesaantal 40
- Lintenaantal 40
- Scorebord
Apparatuur
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Muzieklaptop
- Reservekopie USB-stickaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Laptoptafelsaantal 2
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- Serveerkannenaantal 8
Decoratie
- Podiumachtergronddoekenaantal 2
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Pijlenbordenaantal 10
- Nummerbordjesaantal 40
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Beschrijf categorieën, tijdslimieten, jurering, kledingregels, muziekformaat en de procedure bij te late aankomst.
- Open de inschrijving pas nadat locatie, jury, presentator en muziekverantwoordelijke zijn bevestigd. Sluit de inschrijving op een vaste datum en reserveer daarna tijd om deelnemers, dieetwensen en startgelden te controleren.
- Maak het wedstrijdschema op basis van de definitieve deelnemerslijst en plan per onderdeel extra tijd voor opkomst, uitleg en wissels. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf met aanmeldtijd, kleedkamerinformatie en hun startnummer.
- Verzamel muziekbestanden minstens 10 dagen voor de wedstrijd en controleer elk bestand volledig. Zet de afspeellijst op de muzieklaptop én op een reservekopie-USB-stick; test geluidsset, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór de deuren opengaan.
- Loop de wedstrijdvloer minimaal 2 uur voor de start na. Controleer de dansvloerpanelen, kabelmatten, jurytafels, publieksstoelen, kleedkamerbanken en verlichting; zet de inschrijftafel minstens 60 minuten voor de eerste deelnemer klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een danswedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met locatie, reglement en jury. Open de inschrijving ongeveer 6 tot 8 weken voor de wedstrijd en sluit die uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf.
- Hoe maak je een wedstrijdschema voor een danswedstrijd?
- Maak het schema pas nadat de inschrijving is gesloten en de deelnemers zijn bevestigd. Reken per onderdeel naast de danstijd ook tijd voor opkomst, juryoverleg en wissels; stuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een danswedstrijd?
- Dat hangt af van het reglement en het aantal categorieën, maar bevestig alle juryleden minimaal 6 weken vooraf. Maak daarna een aparte jury-indeling met pauzes en zorg dat iedere ronde voldoende beoordelaars heeft.
- Wanneer controleer je de muziek voor een danswedstrijd?
- Verzamel de muziekbestanden uiterlijk 10 dagen vooraf en controleer ze één voor één op afspeelbaarheid en juiste versie. Zet dezelfde afspeellijst daarna op de muzieklaptop en een reservekopie-USB-stick.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.