Cómo organizar un concurso de baile sin perder el control

Un concurso de baile se organiza en este orden: primero defines el lugar y las reglas, después cierras inscripciones y participantes, y por último preparas el calendario, la música y la pista. El jurado, el presentador y la persona responsable del sonido deben estar confirmados antes de comunicar horarios. También necesitas prever vestuario, circulación del público, premios y una copia de seguridad de los archivos de música. El plan reúne 67 tareas y 56 materiales para que nada quede pendiente el día del concurso.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación del concurso
2 personas
2
Establecer el reglamento del concurso
3 personas
3
Confirmar al jurado
2 personas
4
Confirmar al presentador
5
Asignar responsable de la música
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Procesar las inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Confirmar participantes
2 personas
11
Comprobar las inscripciones
2 personas
12
Elaborar el calendario de competición
3 personas
13
Hacer la distribución del jurado
2 personas
14
Hacer reservas
15
Encargar premios y medallas
16
Reunir archivos de música
2 personas
17
Comprobar los archivos de música
2 personas
18
Maquetar el programa
2 personas
19
Imprimir los folletos del programa
2 personas
20
Enviar información a los participantes
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar los premios
2 personas
23
Poner la música en la lista de reproducción
24
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
25
Comprobar la pista de competición
3 personas
26
Limpiar el suelo
2 personas
27
Colocar las sillas para el público
4 personas
28
Montar las mesas del jurado
2 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Probar el micrófono
2 personas
31
Probar la iluminación
2 personas
32
Preparar las hojas de jurado
2 personas
33
Repartir dorsales
2 personas

Evento

34
Recepción de participantes
3 personas
35
Hacer calentar a los bailarines
2 personas
36
Instruir al jurado
2 personas
37
Recibir al público
4 personas
38
Abrir el programa
2 personas
39
Guiar las rondas de baile
5 personas
40
Reproducir música por ronda
41
Recoger los formularios del jurado
2 personas
42
Introducir las puntuaciones
2 personas
43
Servir las bebidas
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Recoger la basura
2 personas
47
Anunciar a los finalistas
2 personas
48
Guiar la ronda final
5 personas
49
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
50
Preparar a los ganadores
2 personas
51
Presentar la entrega de premios
3 personas
52
Dar el discurso de agradecimiento
53
Poner música de despedida
54
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

55
Recoger objetos perdidos
2 personas
56
Apagar el equipo de sonido
2 personas
57
Retirar la decoración
3 personas
58
Retirar sillas y mesas
4 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Limpiar el área de competición
3 personas
61
Retirar los residuos
2 personas
62
Dejar el recinto limpio
3 personas
63
Archivar las hojas de puntuación
64
Publicar los resultados
65
Agradecer a los participantes
2 personas
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas del juradocant. 3
Bancos del vestuariocant. 8
Percheroscant. 6
Postes separadorescant. 12

Material deportivo

Paneles de pista de bailecant. 36
Portadorsalescant. 40
Colchonetas de pilatescant. 20
Números de mesa del juradocant. 3
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 8
Portalápicescant. 4
Trofeoscant. 12
Medallascant. 40
Cintascant. 40
Marcador

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil de música
Copia de seguridad USBcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Mesas para portátilescant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Iluminación ambientalcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cestas de pancant. 6
Jarras para servircant. 8

Decoración

Telones de fondo del escenariocant. 2
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Paneles de flechascant. 10
Placas numeradascant. 40

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de abrir el formulario de inscripción. Incluye categorías, duración de cada actuación, criterios de puntuación, desempates y la hora límite para presentarse.
Confirma jurado, presentador y responsable de la música al menos 14 días antes. Sin estas tres personas, no puedes fijar un calendario fiable ni enviar instrucciones definitivas a los participantes.
Revisa las inscripciones dos veces: al cerrar el formulario y de nuevo antes de elaborar el calendario. Comprueba nombres, categoría, preferencias dietéticas y cualquier archivo o requisito técnico.
Prepara la música en un portátil y en una copia USB, y prueba todos los archivos con el equipo de sonido al menos 24 horas antes. Deja cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables listos antes de abrir la pista.
Monta la mesa de inscripción, el vestuario y la pista con tiempo suficiente para hacer una prueba completa. Reserva espacio para jurado, público, percheros y circulación; los focos y la iluminación ambiental no deben deslumbrar a quienes puntúan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de baile?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Necesitas ese margen para reservar el lugar, confirmar jurado y presentador, abrir inscripciones, encargar premios y preparar el calendario.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso de baile?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del concurso. Así puedes comprobar los datos, confirmar participantes, distribuir al jurado y enviar horarios sin hacer cambios de última hora.
¿Cuánta música de reserva necesito?: Guarda una copia de todos los archivos en un USB y en el portátil de música. Lleva además al menos 30 minutos de música de transición o espera para cubrir pausas, pruebas técnicas y retrasos.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la pista de baile?: Empieza el montaje y la comprobación de la pista entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Haz una prueba de sonido, micrófonos, iluminación, cables y recorrido de los participantes antes de abrir la mesa de inscripción.

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