Einen Tanzwettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Tanzwettbewerb müssen sportlicher Ablauf, Technik und Teilnehmerverwaltung zusammenpassen. Lege zuerst Veranstaltungsort, Reglement und Verantwortliche fest, bevor du Einladungen verschickst und Anmeldungen öffnest. Danach folgen Startgelder, Wettkampfplan, Jury-Einteilung und die Prüfung aller Musikdateien. Plane außerdem genug Zeit für Wettkampfboden, Anmeldung, Umkleiden und eine getestete Tonanlage ein – dort entstehen am Veranstaltungstag die häufigsten Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsort des Wettbewerbs festlegen
2 Personen
- 2
Wettkampfreglement festlegen
3 Personen
- 3
Jurymitglieder bestätigen
2 Personen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Musikverantwortliche festlegen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 11
Startgelder kontrollieren
2 Personen
- 12
Wettkampfplan erstellen
3 Personen
- 13
Jury-Einteilung erstellen
2 Personen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Preise und Medaillen bestellen
- 16
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 17
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 18
Programmheft gestalten
2 Personen
- 19
Programmhefte drucken
2 Personen
- 20
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Preise prüfen
2 Personen
- 23
Musik in die Playlist aufnehmen
- 24
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 25
Wettkampfboden prüfen
3 Personen
- 26
Boden reinigen
2 Personen
- 27
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 28
Jurytische aufstellen
2 Personen
- 29
Soundsystem anschließen
2 Personen
- 30
Mikrofon testen
2 Personen
- 31
Beleuchtung testen
2 Personen
- 32
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
- 33
Startnummern ausgeben
2 Personen
Event
- 34
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 35
Tänzer aufwärmen lassen
2 Personen
- 36
Jury einweisen
2 Personen
- 37
Publikum empfangen
4 Personen
- 38
Programm öffnen
2 Personen
- 39
Tanzrunden begleiten
5 Personen
- 40
Musik pro Runde abspielen
- 41
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 42
Punkte eingeben
2 Personen
- 43
Getränke servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Abfall sammeln
2 Personen
- 47
Finalisten bekanntgeben
2 Personen
- 48
Finalrunde begleiten
5 Personen
- 49
Finalscores kontrollieren
3 Personen
- 50
Gewinner bereitlegen
2 Personen
- 51
Preisverleihung moderieren
3 Personen
- 52
Dankesrede halten
- 53
Abschiedsmusik abspielen
- 54
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 56
Soundsystem ausschalten
2 Personen
- 57
Dekoration entfernen
3 Personen
- 58
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Wettkampffläche reinigen
3 Personen
- 61
Abfall entsorgen
2 Personen
- 62
Ort sauber übergeben
3 Personen
- 63
Punktbögen archivieren
- 64
Ergebnisse veröffentlichen
- 65
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
- 66
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- JurytischeAnz. 3
- UmkleidebänkeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 6
- AbsperrpfostenAnz. 12
Sportmaterial
- TanzbodenplattenAnz. 36
- StartnummernhalterAnz. 40
- PilatesmattenAnz. 20
- JurytischnummernAnz. 3
- StoppuhrenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 8
- StiftehalterAnz. 4
- PokalpreiseAnz. 12
- MedaillenAnz. 40
- BänderAnz. 40
- Anzeigetafel
Ausstattung
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Musiklaptop
- USB-Stick mit SicherungskopieAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- LaptoptischeAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 80
- TeegläserAnz. 60
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- BrotkörbeAnz. 6
- ServierkannenAnz. 8
Dekoration
- BühnenhintergrundstoffeAnz. 2
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- PfeiltafelnAnz. 10
- NummerntafelnAnz. 40
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Reglement und Bewertungskriterien fest, bevor das Anmeldeformular online geht. So kennen Teilnehmer Regeln, Kategorien und Fristen von Anfang an.
- Bestätige Jury, Moderation und Musikverantwortliche frühzeitig und teile jeder Person eine konkrete Aufgabe zu. Eine Ersatzperson für die Technik solltest du spätestens eine Woche vor dem Wettbewerb einplanen.
- Verarbeite Anmeldungen laufend statt erst nach dem Meldeschluss. Kontrolliere Startgelder, Ernährungswünsche und fehlende Angaben innerhalb von zwei bis drei Tagen und sende bestätigten Teilnehmern anschließend alle Veranstaltungsinformationen.
- Sammle Musikdateien nicht erst am Wettbewerbstag. Prüfe jedes Stück mindestens sieben Tage vorher auf Dateiformat, Lautstärke und korrekte Zuordnung; speichere die vollständige Sammlung zusätzlich auf einem USB-Stick.
- Prüfe den Wettkampfboden und die Technik bei der Aufbauprobe. Sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten, teste Funkmikrofone und Soundanlage und stelle Anmeldetisch, Startnummernhalter sowie Jurytische vor dem Einlass bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Tanzwettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens drei bis vier Monate vorher mit Veranstaltungsort, Reglement und der Anfrage an Jury und Moderation. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa acht bis zehn Wochen vor dem Termin starten.
- Wann sollte das Anmeldeformular für einen Tanzwettbewerb geöffnet werden?
- Öffne die Anmeldung idealerweise acht Wochen vor dem Wettbewerb und setze eine klare Frist, meist zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung. So bleiben mindestens 14 Tage für Nachfragen, Startgeldkontrolle und die Erstellung des Wettkampfplans.
- Wie viele Tage vorher müssen die Musikdateien geprüft werden?
- Prüfe alle Musikdateien mindestens sieben Tage vor dem Tanzwettbewerb. Lege danach eine Sicherungskopie auf einem USB-Stick an und nimm nur die geprüften Dateien in die Playlist auf.
- Was muss am Tag vor dem Tanzwettbewerb kontrolliert werden?
- Kontrolliere am Vortag Wettkampfboden, Sitzplätze, Umkleidebereich, Anmeldetisch und Beschilderung. Teste außerdem Soundanlage, Funkmikrofone, Musiklaptop und Beleuchtung einmal vollständig; plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten ein.
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