Organiser un concours de cas, étape par étape
Un concours de cas se construit d’abord sur un brief clair, un format réaliste et des critères de notation compris par tous les jurés. Ensuite, il faut sécuriser le lieu, les inscriptions et la composition des équipes avant de préparer le déroulé des présentations. Les oublis les plus fréquents concernent la confirmation envoyée au jury, les besoins alimentaires et les tests techniques. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour imprimer les dossiers, installer la salle et refroidir les boissons avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Rédiger le briefing de cas
2 personnes
- 2
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 3
Établir les critères du jury
2 personnes
- 4
Inviter les membres du jury
- 5
Réserver le lieu
- 6
Créer le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier la promotion
2 personnes
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Envoyer la confirmation au jury
- 12
Former les équipes
2 personnes
- 13
Communiquer la répartition de l’équipe
- 14
Établir le planning des présentations
- 15
Commander les prix
- 16
Tester la technique
2 personnes
- 17
Imprimer les dossiers d'affaire
2 personnes
- 18
Imprimer la liste des participants
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Trier les matériaux
2 personnes
- 23
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 27
Installer la table d’accueil
2 personnes
- 28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 29
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 30
Préparer les tables du jury
2 personnes
- 31
Briefing de l'équipe organisatrice
4 personnes
Événement
- 32
Enregistrer les participants
3 personnes
- 33
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
- 34
Présenter l’ouverture
- 35
Expliquer le concept
2 personnes
- 36
Distribuer les dossiers
3 personnes
- 37
Guider les équipes vers les tables de travail
2 personnes
- 38
Veiller au planning
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Servir les snacks de pause
2 personnes
- 41
Résoudre les questions techniques
2 personnes
- 42
Briefing du jury
- 43
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
- 44
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
- 45
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 46
Annoncer les présentations
- 47
Animer les présentations
3 personnes
- 48
Surveiller le temps de présentation
- 49
Animer les questions du jury
2 personnes
- 50
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
- 51
Faciliter la délibération du jury
- 52
Annonce des gagnants
- 53
Remettre les prix
2 personnes
- 54
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 55
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Faire la vaisselle
3 personnes
- 58
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 60
Éteindre la technique
2 personnes
- 61
Nettoyer la salle
4 personnes
- 62
Vérifier le matériel
2 personnes
- 63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 64
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 65
Envoyer les remerciements au jury
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 12
- Chaisesqté 75
- Tables du juryqté 3
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 80
- Assiettes à dessertqté 80
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Couteauxqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillèresqté 80
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 12
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable de présentation
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 4
- Cliqueurqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Chronomètresqté 4
- Calculatricesqté 12
- Glacièresqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Thermosqté 6
Décoration
- Nappesqté 15
- Badges nominatifsqté 75
- Cartes de numéros de tableqté 15
- Flèches et signalétiqueqté 20
- Panneaux du programmeqté 4
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 8
Nettoyage
- Balai et pelleqté 2
- Serpillière et seauqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Matériel de sport
- Feuilles de tableau blancqté 12
- Marqueurs pour tableau blancqté 36
- Stylosqté 80
- Crayonsqté 40
- Bloc-notesqté 75
- Papier quadrilléqté 500
- Cartes de présentationqté 20
- Fiches de juryqté 30
- Enveloppes pour les scoresqté 12
- Prixqté 3
- Rubans de médailleqté 12
- Certificatsqté 75
- Ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Piles de rechangeqté 24
Conseils
- Commencez par fixer le format, la durée de préparation et le temps de présentation avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces éléments, il est difficile de former les équipes et d’établir un planning cohérent.
- Rédigez le briefing avec les livrables attendus, les contraintes et les critères du jury. Envoyez la version finale aux participants et aux jurés au moins 7 jours avant le concours.
- Traitez les inscriptions dès leur réception et recueillez les besoins alimentaires avant de constituer les équipes. Communiquez la répartition et les horaires plusieurs jours à l’avance pour limiter les changements de dernière minute.
- Testez le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs avant le jour J. Gardez au moins un ordinateur portable de présentation prêt à prendre le relais.
- Installez les tables de travail, les tables du jury et les chaises selon le parcours prévu, puis préparez les dossiers imprimés, les chronomètres, les calculatrices, les boissons et les en-cas avant l’arrivée du premier groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de cas ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, inviter le jury, ouvrir les inscriptions, former les équipes et commander les prix sans urgence.
- Quand faut-il envoyer le briefing du concours de cas ?
- Envoyez le briefing final au moins 7 jours avant l’événement. Les participants doivent connaître les règles, les livrables et le timing avant de préparer leur présentation.
- Quand former les équipes pour un concours de cas ?
- Formez les équipes après la clôture des inscriptions, généralement 5 à 7 jours avant le concours. Communiquez la composition et les horaires dès que possible pour éviter les absences ou les demandes de changement tardives.
- Que faut-il tester la veille d’un concours de cas ?
- Testez au minimum 24 heures avant le début les ordinateurs, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones, les haut-parleurs et les chronomètres. Prévoyez aussi une solution de présentation de secours.
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