Cómo organizar una competición de casos sin perder el control
Una competición de casos se organiza en este orden: primero se define el reto y el formato, después se cierra el jurado y la inscripción, y al final se prepara la logística de la sala. El briefing debe dejar claro qué tienen que entregar los equipos, cuánto tiempo tienen y cómo se puntúa. Los problemas suelen aparecer cuando se prueba tarde la presentación, se forman los equipos sin revisar preferencias o faltan copias del caso. Este plan te ayuda a coordinar las 65 tareas y los 62 materiales necesarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Redactar el briefing del caso
2 personas
- 2
Definir el formato de la competición
2 personas
- 3
Establecer criterios del jurado
2 personas
- 4
Invitar a los miembros del jurado
- 5
Reservar el lugar
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Enviar la confirmación del jurado
- 12
Formar equipos
2 personas
- 13
Comunicar la distribución del equipo
- 14
Crear el programa de presentaciones
- 15
Encargar premios
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Imprimir los expedientes del caso
2 personas
- 18
Imprimir la lista de participantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Clasificar los materiales
2 personas
- 23
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 24
Montar mesas
4 personas
- 25
Colocar las sillas
3 personas
- 26
Preparar el espacio de presentación
3 personas
- 27
Preparar la mesa de recepción
2 personas
- 28
Colocar las acreditaciones
2 personas
- 29
Montar el bufé de catering
3 personas
- 30
Preparar las mesas del jurado
2 personas
- 31
Briefing del equipo organizador
4 personas
Evento
- 32
Registrar a los participantes
3 personas
- 33
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 34
Presentar la apertura
- 35
Explicar el caso
2 personas
- 36
Repartir los casos
3 personas
- 37
Guiar a los equipos a las mesas de trabajo
2 personas
- 38
Vigilar el horario
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Servir snacks del descanso
2 personas
- 41
Resolver dudas técnicas
2 personas
- 42
Dar la sesión informativa al jurado
- 43
Abrir el bufé de la cena
2 personas
- 44
Rellenar el bufé de cena
3 personas
- 45
Recoger la vajilla
2 personas
- 46
Anunciar presentaciones
- 47
Coordinar presentaciones
3 personas
- 48
Controlar el tiempo de la presentación
- 49
Facilitar las preguntas del jurado
2 personas
- 50
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
- 51
Facilitar la deliberación del jurado
- 52
Anunciar a los ganadores
- 53
Entregar premios
2 personas
- 54
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 55
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
- 56
Recoger la basura
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger el catering
3 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Apagar la técnica
2 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Comprobar los materiales
2 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Enviar agradecimiento a los participantes
- 65
Enviar agradecimiento al jurado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 12
- Sillascant. 75
- Mesas del juradocant. 3
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Portátilescant. 12
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Clickercant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Temporizadorescant. 4
- Calculadorascant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 15
- Tarjetas de nombrecant. 75
- Tarjetas con números de mesacant. 15
- Flechas y señalizacióncant. 20
- Carteles del programacant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Material deportivo
- Hojas de pizarra blancacant. 12
- Rotuladores para pizarra blancacant. 36
- Bolígrafoscant. 80
- Lápicescant. 40
- Bloc de notascant. 75
- Papel cuadriculadocant. 500
- Tarjetas de presentacióncant. 20
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Sobres para puntuacionescant. 12
- Premioscant. 3
- Cintas de medallacant. 12
- Certificadoscant. 75
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Consejos
- Cierra el briefing antes de abrir las inscripciones. Indica el tiempo de preparación, la duración de cada presentación, el formato de entrega y los criterios que usará el jurado; cambiar estas reglas después obliga a rehacer invitaciones y equipos.
- Invita al jurado con varias semanas de margen y envía la confirmación definitiva al menos 7 días antes. Comparte los criterios de evaluación y el programa de presentaciones para que sepan cuándo deben estar disponibles.
- Forma los equipos solo cuando tengas las inscripciones revisadas. Comunica la distribución y las preferencias dietéticas con un mínimo de 3 días de antelación, especialmente si habrá comida o aperitivos para los participantes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y clicker. Comprueba también que haya temporizadores, regletas y cables alargadores suficientes en la sala.
- Prepara la sala al menos 2 horas antes de la llegada. Monta las mesas de trabajo, la mesa del jurado y el buffet, coloca las sillas según la distribución marcada y deja clasificados los expedientes, la lista de participantes, los materiales y las bebidas frías.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de casos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas invitar a un jurado, reservar una sala y gestionar inscripciones. Deja cerrados el briefing, el formato y los criterios de evaluación antes de publicar la convocatoria.
- ¿Cuándo hay que enviar el programa de presentaciones?
- Envíalo al jurado y a los equipos al menos 3 días antes de la competición. Incluye la hora de cada presentación, el tiempo asignado y los minutos reservados para preguntas o cambios de equipo.
- ¿Qué se necesita para la presentación de una competición de casos?
- Prepara un portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, clicker, micrófonos inalámbricos y altavoces. Prueba todo el día anterior y lleva cables alargadores y regletas de repuesto.
- ¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?
- Haz la compra como máximo 2 días antes y enfría las bebidas la víspera. Los aperitivos pueden prepararse el mismo día, pero reserva al menos 60 minutos antes del inicio para montar el buffet, las tazas, los vasos y los cubiertos.
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