Einen Case-Wettbewerb Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Case-Wettbewerb entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Kläre zuerst Casebrief, Wettbewerbsformat und Jurykriterien, bevor du Einladungen verschickst oder Teams einteilst. Danach folgen Location, Anmeldung, Technik und die genaue Präsentationsplanung. Plane außerdem Zeit für Ausdrucke, Fallakten, Getränke und einen Techniktest ein – diese Punkte werden häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Casebrief erstellen
2 Personen
- 2
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 3
Jurykriterien festlegen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder einladen
- 5
Location reservieren
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Jurybestätigung versenden
- 12
Teams zusammenstellen
2 Personen
- 13
Teameinteilung kommunizieren
- 14
Präsentationsplan erstellen
- 15
Preise bestellen
- 16
Technik testen
2 Personen
- 17
Fallakten drucken
2 Personen
- 18
Teilnehmerliste ausdrucken
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Materialien sortieren
2 Personen
- 23
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
3 Personen
- 26
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 27
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 29
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 30
Jurytische vorbereiten
2 Personen
- 31
Briefing des Organisationsteams
4 Personen
Event
- 32
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 33
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 34
Eröffnung präsentieren
- 35
Fall erläutern
2 Personen
- 36
Cases austeilen
3 Personen
- 37
Teams zu den Arbeitstischen begleiten
2 Personen
- 38
Zeitplan überwachen
- 39
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 40
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 41
Technische Fragen lösen
2 Personen
- 42
Jury-Briefing geben
- 43
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
- 44
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
- 45
Geschirr sammeln
2 Personen
- 46
Präsentationen ankündigen
- 47
Präsentationen betreuen
3 Personen
- 48
Vortragszeit überwachen
- 49
Juryfragen moderieren
2 Personen
- 50
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
- 51
Jurybesprechung moderieren
- 52
Gewinner bekanntgeben
- 53
Preise überreichen
2 Personen
- 54
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 55
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Catering aufräumen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Materialien prüfen
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 64
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 65
Dankeschön an die Jury senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 12
- StühleAnz. 75
- JurytischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierbesteckAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 12
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- ClickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- TimerAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 15
- NamensschilderAnz. 75
- TischnummernkartenAnz. 15
- Pfeile und BeschilderungAnz. 20
- ProgrammschilderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und EimerAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Sportmaterial
- Whiteboard-BlätterAnz. 12
- WhiteboardmarkerAnz. 36
- StifteAnz. 80
- BleistifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 75
- RechenpapierAnz. 500
- PräsentationskartenAnz. 20
- JuryformulareAnz. 30
- Umschläge für WertungenAnz. 12
- PreiseAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 12
- ZertifikateAnz. 75
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- TackerAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
Tipps
- Lege Casebrief, Format und Jurykriterien mindestens 4 Wochen vorher fest. Ohne diese drei Entscheidungen lassen sich Einladung, Anmeldeformular und Präsentationsplan nicht sauber erstellen.
- Lade die Jurymitglieder vor dem Versand der Einladungen ein und verschicke die Jurybestätigung spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. So kannst du die Bewertung und die Präsentationszeiten verbindlich planen.
- Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche und teile die Teams erst danach ein, damit die Kommunikation nicht mehrfach geändert werden muss.
- Teste Projektor, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Clicker, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Lege zusätzlich einen Timer und einen Taschenrechner an der Jury bereit.
- Baue Raum und Verpflegung spätestens 90 Minuten vorher auf: Arbeitstische, Jur y tische, Stühle und Buffetische stellen, Fallakten und Teilnehmerliste ausdrucken, Getränke kühlen und Snacks vorbereiten.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Case-Wettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Casebrief, Format, Jury und Location. Die Anmeldung sollte 7 bis 10 Tage vor dem Termin schließen, damit Teams, Präsentationsplan und Verpflegung rechtzeitig feststehen.
- Wie viel Zeit braucht ein Case-Wettbewerb?
- Plane für Registrierung und Einteilung etwa 30 Minuten, für die Bearbeitung des Cases je nach Schwierigkeit 2 bis 4 Stunden und für die Präsentationen mindestens 10 bis 15 Minuten pro Team. Für Technik, Juryberatung und Siegerehrung kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
- Wann soll ich die Teams bei einem Case-Wettbewerb einteilen?
- Teile die Teams nach Anmeldeschluss ein, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Wettbewerb. Kommuniziere die Einteilung spätestens 3 Tage vorher, damit Rückfragen oder Absagen noch bearbeitet werden können.
- Wie früh muss die Technik getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor dem Beginn durch und prüfe jedes Präsentationsgerät einzeln. Halte HDMI-Adapter, Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für die Präsentation bereit.
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