Zo organiseer je een casecompetitie zonder verrassingen

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg het wedstrijdformat vast voordat je de uitnodiging verstuurt. Noteer per ronde de beschikbare voorbereidingstijd, presentatieduur, vragenronde en wisseltijd; anders ontstaan er later verschillende verwachtingen bij deelnemers en jury.
• Nodig juryleden vroeg uit en stuur uiterlijk één week voor de competitie een bevestiging met criteria, programma en locatie. Een jury zonder duidelijke beoordelingscriteria zorgt sneller voor discussie dan voor een eerlijke uitslag.
• Plan de aanmeldingen in twee momenten: eerst de sluitingsdatum en daarna minimaal 3 werkdagen voor het maken en communiceren van de teamindeling. Verzamel dieetwensen tegelijk met het aanmeldformulier, niet pas bij binnenkomst.
• Test de presentatieketen minimaal één dag vooraf met de presentatielaptop, projector, HDMI-kabels, adapters, clicker en microfoons. Leg daarnaast timers en een reserveverlengsnoer klaar; een ontbrekende adapter kan een hele ronde vertragen.
• Maak de zaalindeling vóór de opbouw: werktafels voor de teams, aparte jurytafels, een presentatieruimte en een buffettafel. Zet stoelen, afvalbakken, gekoelde dranken en koffie klaar voordat deelnemers arriveren, zodat het ontvangstteam niet tegelijk hoeft te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een casecompetitie?

Reken op 4 tot 6 weken voor een competitie met meerdere teams en juryleden. Reserveer de locatie en bevestig de jury in de eerste week; sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor de wedstrijddag.

Hoeveel juryleden heb je nodig voor een casecompetitie?

Plan minimaal 3 juryleden voor een kleine competitie en voeg een vierde toe zodra je meerdere presentatierondes tegelijk of meer dan 8 teams hebt. Zo kun je bij ziekte of een uitlopende beoordeling blijven doorwerken.

Hoeveel tijd geef je teams voor een case?

Een praktisch format is 60 tot 90 minuten voorbereiding, gevolgd door 10 minuten presenteren en 5 minuten vragen per team. Tel per team minstens 20 minuten in je schema op, inclusief wisselen en het instellen van de presentatie.

Wanneer maak je de teamindeling bekend?

Maak de teamindeling uiterlijk 3 werkdagen voor de competitie bekend. Geef teams daarna minimaal 1 werkdag om ontbrekende deelnemers, dieetwensen of praktische problemen door te geven voordat je het presentatieschema definitief maakt.