Organiser un concert intimiste, étape par étape

Un concert intimiste se prépare comme une petite production, même si le public tient dans un salon. Commence par confirmer la date avec l’artiste, puis fixe les horaires, les inscriptions et les besoins techniques avant d’envoyer les invitations. La veille, concentre-toi sur les boissons, les encas et l’aménagement de la pièce. Le jour même, prévois assez de temps pour la balance, l’accueil et un court discours d’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date avec l'artiste
2
Fixer le programme et les horaires de jeu
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Finaliser la liste des invités
7
Envoyer les informations pratiques à l'artiste
8
Vérifier les prévisions météo
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
11
Préparer les en-cas
2 personnes
12
Vider le salon
2 personnes
13
Installer le mobilier
3 personnes
14
Libérer l'emplacement du podium
2 personnes
15
Installer le matériel sonore
2 personnes
16
Installer les instruments en toute sécurité
2 personnes
17
Régler l’éclairage
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Aménager le buffet et le bar
2 personnes
20
Vérifier les toilettes et l'entrée
21
Balance avec l'artiste
3 personnes

Événement

22
Accueillir les invités
2 personnes
23
Accompagner les manteaux et les sacs
24
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
25
Faire le discours d’ouverture
26
Accompagner le premier set du concert
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Préparer les collations de pause
2 personnes
30
Encadrer la pause
2 personnes
31
Encadrer le deuxième set du concert
32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
33
Servir le buffet du dîner
3 personnes
34
Rassembler la vaisselle
2 personnes
35
Encadrer le troisième set du concert
36
Servir le dessert et le café
2 personnes
37
Accompagner les morceaux demandés
38
Remise des vestiaires et des manteaux
2 personnes
39
Faire partir les invités en toute sécurité

Suivi

40
Ranger les restes au frais
2 personnes
41
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Nettoyer le salon
2 personnes
45
Remettre le mobilier en place
2 personnes
46
Retirer la décoration
47
Vérifier le matériel et les câbles
48
Rendre les articles empruntés
49
Organiser le paiement de l’artiste
50
Remercier les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 3
Tables à mangerqté 4
Chaisesqté 36
Tabouretsqté 4
Porte-manteau
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres à vinqté 40
Verres à eauqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 3
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Nappesqté 6
Bouquets de fleursqté 4
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 36

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 2
Thermosqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Balais à main et pellesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date avec l’artiste avant de lancer les invitations, puis demande ses horaires de jeu, ses besoins alimentaires et les informations pratiques à transmettre aux invités. Garde une marge d’au moins 30 minutes entre l’arrivée de l’artiste et le début de la balance.
Finalise les inscriptions quelques jours avant le concert et utilise cette liste pour prévoir les places assises, les tables hautes et les verres. Demande les éventuelles contraintes alimentaires avant les courses, pas le jour même.
Libère le salon avant l’installation : réserve un emplacement dégagé pour le podium et laisse les câbles audio hors des zones de passage. Teste les multiprises, rallonges, microphones et pieds de micro avant l’arrivée du public.
Refroidis les boissons et prépare les encas la veille si possible. Installe le buffet et le bar séparément de l’espace d’écoute afin que les conversations et les déplacements perturbent moins le concert.
Prévois un accueil en deux temps : manteaux et sacs près de l’entrée, puis boisson de bienvenue avant le discours d’ouverture. Vérifie aussi les toilettes, l’éclairage et les prévisions météo le jour même, surtout si une partie de l’accueil se fait dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser un concert intimiste ?: Prévois au moins 3 à 4 semaines pour confirmer l’artiste, fixer les horaires, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 2 derniers jours pour les courses, la préparation des encas et l’aménagement.
Quand faire la balance pour un concert à domicile ?: Fais la balance au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, ou 90 minutes si le matériel sonore est loué ou installé pour la première fois. Ce délai permet de régler les microphones, les enceintes et les câbles sans presser l’artiste.
Combien de boissons prévoir pour un concert intimiste ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et prévois quelques verres supplémentaires pour éviter de manquer pendant le service.
Que faut-il préparer la veille d’un concert intimiste ?: La veille, refroidis les boissons, prépare les encas, vérifie les inscriptions et libère le salon. Contrôle aussi les rallonges, les multiprises, les piles de rechange et l’emplacement du podium pour ne pas découvrir un problème le jour même.

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