So organisierst du ein Wohnzimmerkonzert
Ein Wohnzimmerkonzert steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst bestätigst du Datum, Programm und Spielzeiten mit dem Künstler, danach kümmerst du dich um Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche werden Gästeliste, Verpflegung und Raumaufteilung konkret. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem genügend Zeit für Möbel, Technik, Beleuchtung und den Soundcheck – bevor die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum mit dem Künstler bestätigen
- 2
Programm und Spielzeiten festlegen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Gästeliste abschließen
- 7
Künstler praktische Informationen senden
- 8
Wettervorhersage prüfen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Getränke kühlen
- 11
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 12
Wohnzimmer leer räumen
2 Personen
- 13
Möbel bereitstellen
3 Personen
- 14
Platz auf der Bühne freimachen
2 Personen
- 15
Tonanlage aufbauen
2 Personen
- 16
Instrumente sicher abstellen
2 Personen
- 17
Beleuchtung einrichten
- 18
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 19
Buffet und Bar einrichten
2 Personen
- 20
Toilette und Eingang kontrollieren
- 21
Soundcheck mit dem Künstler
3 Personen
Event
- 22
Gäste empfangen
2 Personen
- 23
Jacken und Taschen betreuen
- 24
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 25
Eröffnungsrede halten
- 26
Erste Konzertnummer begleiten
- 27
Snacks servieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 30
Pause betreuen
2 Personen
- 31
Die zweite Konzert-Session betreuen
- 32
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Geschirr sammeln
2 Personen
- 35
Drittes Konzertset betreuen
- 36
Dessert und Kaffee servieren
2 Personen
- 37
Wunschtitel moderieren
- 38
Verabschiedung und Jacken ausgeben
2 Personen
- 39
Gäste sicher verabschieden
Nachbereitung
- 40
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 41
Tonanlage abbauen
2 Personen
- 42
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 43
Abfall sammeln
2 Personen
- 44
Wohnzimmer reinigen
2 Personen
- 45
Möbel wieder aufstellen
2 Personen
- 46
Dekoration entfernen
- 47
Ausrüstung und Kabel prüfen
- 48
Geliehene Sachen zurückgeben
- 49
Auszahlung an Künstler veranlassen
- 50
Gäste bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 3
- EsstischeAnz. 4
- StühleAnz. 36
- HockerAnz. 4
- Garderobenständer
- Garderobenständer
Geschirr
- WeingläserAnz. 40
- WassergläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 30
- Dinner-TellerAnz. 40
- DesserttellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- MusikkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- BlumensträußeAnz. 4
- Willkommensschild
- SpeisekartenAnz. 36
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Gästeliste spätestens einige Tage vorher ab und erfasse dabei auch Ernährungswünsche. So kannst du Snacks, Teller und Getränke passend zur tatsächlichen Personenzahl einkaufen.
- Plane für den Aufbau mindestens drei Stunden vor dem Einlass ein. Wohnzimmer, Bühne, Buffet, Bar und Garderobe brauchen Platz; räume Möbel nicht erst kurz vor dem Soundcheck um.
- Schicke dem Künstler die praktischen Informationen vorab: Ankunftszeit, Adresse, Aufbaufläche und vorhandene Technik. Für Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel solltest du einen festen Aufbauplatz mit erreichbaren Steckdosen vorsehen.
- Kühle die Getränke mehrere Stunden vor Beginn und stelle Wasser sichtbar bereit. Rechne für das erste Konzertstündchen mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, zusätzlich zu Kaffee und Wasser.
- Mache den Soundcheck, solange noch keine Gäste da sind, und kontrolliere danach Eingang und Toilette. Lege außerdem einen festen Ort für Jacken und Taschen fest, damit der Bühnenbereich frei bleibt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Wohnzimmerkonzert planen?
- Bestätige das Datum mit dem Künstler mindestens vier bis sechs Wochen vorher. Einladungen sollten etwa drei Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit du die Gästeliste rechtzeitig abschließen kannst.
- Wie viele Gäste passen zu einem Wohnzimmerkonzert?
- Plane nicht nur nach der Zahl der Sitzplätze, sondern nach der freien Fläche für Bühne, Technik und Wege. Zwischen Bühne, Buffet und Eingang sollten mindestens 80 bis 100 Zentimeter Durchgang bleiben; die konkrete Gästezahl ergibt sich daraus.
- Wann muss man den Soundcheck machen?
- Beginne den Soundcheck mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass. So bleibt Zeit, Mikrofone, Mischpult, aktive Lautsprecher und Kabel zu prüfen, ohne dass ankommende Gäste den Aufbau stören.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Wohnzimmerkonzert?
- Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, dazu Wasser für alle. Kaufe nach der bestätigten Gästezahl ein und stelle die Getränke spätestens zwei bis drei Stunden vorher kalt.
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