Organiser un concert intimiste, étape par étape
Un concert intimiste réussit lorsque l’accueil, l’écoute et la technique sont préparés dans le bon ordre. Commence par fixer la jauge, confirmer les artistes et recueillir les besoins alimentaires avant d’envoyer les invitations. Ensuite, organise l’espace, le son et les boissons selon un planning précis. Le jour même, prévois du temps pour la balance, l’accueil des artistes et une vraie transition entre la première partie et la pause.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Confirmer les accords avec les artistes
- 5
Partager les informations de stationnement
- 6
Vérifier la liste des courses
- 7
Faire les courses
2 personnes
- 8
Refroidir les boissons
- 9
Préparer les en-cas
2 personnes
- 10
Libérer de l’espace
2 personnes
- 11
Installer les tables et les chaises
2 personnes
- 12
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 13
Effectuer la vérification du son
2 personnes
- 14
Régler l’éclairage
- 15
Suspendre la décoration
2 personnes
- 16
Préparer la vaisselle
- 17
Installer le buffet d’amuse-bouches
2 personnes
- 18
Aménager l'entrée et le vestiaire
Événement
- 19
Accueillir les artistes
- 20
Accueillir les invités
2 personnes
- 21
Présenter le programme
- 22
Servir les boissons
2 personnes
- 23
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 24
Accompagner la première partie du concert
- 25
Annoncer la pause
- 26
Réapprovisionner les boissons
- 27
Encadrer la deuxième partie du concert
- 28
Animer la séance de questions-réponses
- 29
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 30
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 31
Faire la vaisselle
2 personnes
- 32
Ranger la salle
3 personnes
- 33
Rassembler les déchets
2 personnes
- 34
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 35
Retourner les matériels
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 45
- Tables pliantesqté 6
- Tables d'appointqté 4
- Portant à vêtements
- Cintresqté 50
Vaisselle
- Verres à boireqté 50
- Verres à vinqté 40
- Tasses à caféqté 30
- Assiettes à pâtisserieqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Carafesqté 6
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 6
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Pieds de microqté 3
Décoration
- Nappesqté 6
- Porte-serviettesqté 6
- Compositions floralesqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Flyers du programmeqté 50
Éclairage
- Lampadairesqté 3
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 3
- Bouilloiresqté 2
Nettoyage
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoie les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant le concert. Tu auras ainsi le nombre de chaises, de verres et d’amuse-bouches à prévoir.
- Confirme les accords avec les artistes au plus tard 2 semaines avant l’événement : horaire d’arrivée, durée des passages, matériel fourni et besoins électriques doivent être écrits au même endroit.
- Réserve au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour libérer l’espace, installer les tables et les chaises, raccorder la sonorisation et effectuer la vérification du son. Une balance faite juste avant l’ouverture laisse trop peu de marge.
- Prépare les boissons et les amuse-bouches en fonction des inscriptions définitives. Pour le premier service, compte environ 2 à 3 verres par personne, puis garde les carafes et les boissons au frais plutôt que de tout sortir d’un coup.
- Aménage l’entrée et le vestiaire avant l’ouverture, avec le portant, les cintres et les informations de stationnement visibles. Accueille les artistes avant les invités et prévois 10 minutes pour présenter le programme sans retarder le début du concert.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert intimiste ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Les invitations partent environ 3 semaines avant, les accords avec les artistes sont confirmés 2 semaines avant et les inscriptions sont arrêtées 7 jours avant.
- Quand faire la balance pour un concert intimiste ?
- Fais la balance au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités, après avoir installé les microphones, les pieds, la table de mixage et les câbles audio. Garde ensuite 30 minutes de marge pour corriger un bruit, un câble ou l’éclairage.
- Combien de places prévoir pour un concert chez soi ?
- Base-toi sur le nombre d’inscriptions confirmées, puis garde 2 à 4 places de marge uniquement si l’espace le permet. Place les chaises face aux artistes en conservant un passage dégagé vers l’entrée, le buffet et le vestiaire.
- Que servir pendant la pause d’un concert intimiste ?
- Prévois des boissons déjà fraîches, des amuse-bouches faciles à manger debout et suffisamment de verres pour servir rapidement. Une pause de 15 à 20 minutes permet de réapprovisionner le buffet sans allonger excessivement la soirée.
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