Organiser un concert en direct, étape par étape

Un concert en direct se prépare d’abord autour de la date, du lieu et des artistes, puis autour des contraintes techniques et de l’accueil du public. Commence par confirmer les contrats et les autorisations avant d’envoyer les invitations. Ensuite, verrouille le son, l’éclairage, le catering, les transports et la sécurité. Les dernières heures servent surtout à installer la scène, refroidir les boissons, vérifier les inscriptions et garder une zone de chargement dégagée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver les artistes et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la date
2 personnes
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
5
Faire établir le plan d’éclairage
2 personnes
6
Faire établir le plan d’éclairage
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Réserver le matériel technique et les instruments
2 personnes
12
Réserver le photographe
13
Organiser la sécurité et les premiers secours
2 personnes
14
Organiser le transport des artistes
15
Définir les zones de stationnement et de chargement
16
Créer la liste des visiteurs et les bracelets
2 personnes
17
Imprimer le déroulé et le planning
18
Envoyer les dernières informations aux visiteurs
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer le service traiteur
3 personnes
23
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
24
Dégager la zone de chargement
2 personnes
25
Décharger les éléments de scène
4 personnes
26
Monter la scène
4 personnes
27
Aménager les coulisses
3 personnes
28
Installer le système de sonorisation
4 personnes
29
Monter l’installation lumière
3 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Brancher les micros et les câbles
3 personnes
32
Effectuer la vérification du son
4 personnes
33
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
34
Installer l'entrée et le vestiaire
3 personnes
35
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
36
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
37
Installer les tables et les chaises
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux indicateurs et de sécurité
2 personnes
40
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Tenir le vestiaire
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les bracelets
2 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet et les tables
2 personnes
49
Annoncer le premier groupe
50
Accompagner la première prestation du groupe
2 personnes
51
Assurer la pause et l'accueil du public
3 personnes
52
Annoncer le deuxième numéro
53
Accompagner la prestation du deuxième groupe
2 personnes
54
Servir le repas du soir
4 personnes
55
Annoncer la tête d’affiche
56
Encadrer la prestation principale
3 personnes
57
Vérifier la sécurité du public
3 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
59
Vider les poubelles entre-temps
2 personnes
60
Clore la dernière performance
2 personnes
61
Gérer le départ et le vestiaire
3 personnes
62
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
63
Faire le check-out des artistes
2 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
65
Vider le bar et la cuisine
3 personnes
66
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
67
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Démonter la scène et la technique
4 personnes
70
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
71
Retirer la décoration
2 personnes
72
Compter et ranger les stocks
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Remettre les clés du lieu et les badges d’accès
76
Vérifier le décompte final avec les fournisseurs
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Tabourets de barqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Casque audioqté 2
Ordinateur portable pour la playlist
Hub USB actif
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Contrôleur d'éclairage

Décoration

Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 22
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 3
Bacs de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Administration

Braceletsqté 220
Numéros de vestiaireqté 220
Caisse de petite monnaieqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Déroulésqté 8
Papier d’impressionqté 2
Stylosqté 20

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de communiquer le programme : prévois plusieurs semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les contrats des artistes.
Demande le plan technique de chaque artiste au plus tard 3 à 4 semaines avant le concert. Vérifie notamment les microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles et alimentation électrique.
Prépare le déroulé imprimé avec les horaires d’arrivée, de déchargement, de balance, de catering et de passage sur scène. Garde une copie pour l’équipe technique, l’accueil et la sécurité.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Envoie les dernières informations aux visiteurs quelques jours avant l’événement, avec les horaires et les accès.
Le jour du concert, prévois une vérification finale au moins 2 heures avant l’ouverture : bracelets, liste des visiteurs, boissons refroidies, toilettes, premiers secours et zone de chargement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert en direct ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un concert avec plusieurs artistes, un lieu réservé et du matériel technique. Commence encore plus tôt si des autorisations particulières ou un catering important sont nécessaires.
Quand réserver les artistes et le lieu pour un concert ?: Réserve les artistes et le lieu dès que la date cible est connue, idéalement 3 à 6 mois à l’avance. Les contrats et les disponibilités techniques doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand préparer le plan technique et l’éclairage ?: Demande les besoins techniques 3 à 4 semaines avant le concert et fais établir le plan d’éclairage dans la même période. Cela laisse le temps de réserver les haut-parleurs, subwoofers, microphones, projecteurs LED, câbles et rallonges manquants.
Que vérifier le jour d’un concert en direct ?: Effectue une vérification complète au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Contrôle la scène, le son, l’éclairage, les bracelets, les inscriptions, les boissons, le catering, les toilettes, la sécurité et le dégagement de la zone de chargement.

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