Livekonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Livekonzert hängen Programm, Technik, Genehmigungen und Gästekommunikation eng zusammen. Beginne deshalb mit Künstlern, Ort und Datum, bevor du Catering oder Dekoration reservierst. Danach folgen Verträge, Lärmschutz- und Lichtplanung sowie die technische Ausstattung. Kurz vor dem Termin entscheidet ein genauer Ablaufplan, ob Aufbau, Soundcheck, Einlass und Abbau ohne Verzögerungen funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Künstler und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Datum reservieren
2 Personen
3
Benötigte Genehmigungen beantragen
4
Künstlerverträge bestätigen
2 Personen
5
Lärmkonzept erstellen lassen
2 Personen
6
Lichtplan erstellen lassen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Technik und Instrumente reservieren
2 Personen
12
Fotograf buchen
13
Sicherheit und Erste Hilfe organisieren
2 Personen
14
Transport für Künstler organisieren
15
Park- und Ladeplätze festlegen
16
Besucherliste und Armbänder erstellen
2 Personen
17
Ablaufplan und Zeitplan drucken
18
Letzte Besucherinformationen versenden
19
Einkaufsliste prüfen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Catering vorbereiten
3 Personen
23
Ort und Toiletten reinigen
3 Personen
24
Laderaum freimachen
2 Personen
25
Podiumsteile ausladen
4 Personen
26
Bühne aufbauen
4 Personen
27
Backstage einrichten
3 Personen
28
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
29
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
30
Instrumente bereitstellen
3 Personen
31
Mikrofone und Kabel anschließen
3 Personen
32
Soundcheck durchführen
4 Personen
33
Lichttest durchführen
2 Personen
34
Eingang und Garderobe einrichten
3 Personen
35
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
36
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser und Sicherheitsschilder aufstellen
2 Personen
40
Kasse und Zahlungsterminal testen
2 Personen

Event

41
Künstler empfangen
2 Personen
42
Garderobe besetzen
2 Personen
43
Besucher empfangen
3 Personen
44
Armbänder verteilen
2 Personen
45
Getränke servieren
3 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Buffet und Tische nachfüllen
2 Personen
49
Erste Band ankündigen
50
Auftritt der ersten Band begleiten
2 Personen
51
Pause und Publikumsservice betreuen
3 Personen
52
Zweiten Auftritt ankündigen
53
Auftritt der zweiten Band betreuen
2 Personen
54
Abendessen ausgeben
4 Personen
55
Headliner ankündigen
56
Hauptauftritt begleiten
3 Personen
57
Publikumssicherheit überprüfen
3 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
59
Mülltonnen zwischendurch leeren
2 Personen
60
Letzten Auftritt abschließen
2 Personen
61
Verabschiedung und Garderobe abwickeln
3 Personen
62
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
63
Künstler auschecken
2 Personen

Nachbereitung

64
Tonanlage ausschalten
3 Personen
65
Bar und Küche leer räumen
3 Personen
66
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
68
Möbel abbauen
4 Personen
69
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
70
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
2 Personen
72
Bestand zählen und einlagern
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Standortschlüssel und Zutrittskarten abgeben
76
Endabrechnung mit Lieferanten prüfen
2 Personen
77
Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 6
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
BarhockerAnz. 6

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
XLR-KabelAnz. 16
KopfhörerAnz. 2
Laptop für die Playlist
Aktiver USB-Hub
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
Gaffer TapeAnz. 8

Beleuchtung

LED-BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Lichtcontroller

Dekoration

BannerAnz. 6
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 22
Bühnenhintergrund
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180

Küche

KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
ServierlöffelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
AbsperrbandAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 8

Verwaltung

ArmbänderAnz. 220
GarderobennummernAnz. 220
KleingeldkasseAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
AbläufeAnz. 8
DruckpapierAnz. 2
StifteAnz. 20

Tipps

Lege Künstler, Programm, Ort und Datum zuerst fest. Reserviere Genehmigungen und Veranstaltungsort möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert, weil Lärmschutzauflagen oder Nachweise den Zeitplan verlängern können.
Bestätige Künstlerverträge, Transport, Park- und Ladeplätze frühzeitig. Plane für Instrumente und Bühnenteile ein festes Ladefenster ein, damit der Aufbau nicht mit Einlass oder Catering kollidiert.
Lass Licht- und Tontechnik nicht erst am Veranstaltungstag prüfen. Für ein Konzert müssen unter anderem PA-Lautsprecher, Mischpult, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromwege zusammenpassen; teste alles spätestens beim Soundcheck.
Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend statt am Vorabend. Verschicke die letzten Besucherinformationen spätestens 48 Stunden vorher und halte Einlasszeit, Parkhinweise und Armbänder bereit.
Drucke Ablaufplan und Zeitplan am Vortag und verteile sie an Technik, Catering, Sicherheit und Helfer. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; für Reinigung, Garderobe und Erste Hilfe brauchst du außerdem feste Zuständigkeiten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Livekonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Künstlern, Ort und Datum. Genehmigungen, Verträge und Technik sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
Wann muss man die Genehmigung für ein Livekonzert beantragen?: Reiche den Antrag mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein, sofern die zuständige Stelle keine andere Frist nennt. Ein Lärmkonzept kann zusätzliche Bearbeitungszeit benötigen.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Livekonzert stattfinden?: Plane den Soundcheck mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. So bleibt Zeit, Mikrofone, Monitore, Instrumentenkabel, DI-Boxen und Lautsprecher einzustellen und Fehler bei der Stromversorgung zu beheben.
Wann verschickt man die letzten Informationen an Konzertgäste?: Sende Einlasszeit, Adresse, Park- und Ladehinweise sowie wichtige Regeln spätestens 48 Stunden vor dem Konzert. Änderungen am Ablauf solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag am Eingang aushängen.

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