Cómo organizar un concierto en vivo sin perder el control

Organizar un concierto en vivo empieza mucho antes de montar el escenario. Primero se cierran los artistas, la fecha y el recinto; después se coordinan permisos, contratos, sonido, iluminación, catering y seguridad. La última semana se dedica a confirmar asistentes, horarios, transporte y necesidades técnicas. El día del concierto, una secuencia clara de carga, montaje, pruebas y apertura evita que los retrasos lleguen al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Contratar artistas y programa
2 personas
2
Reservar lugar y fecha
2 personas
3
Solicitar los permisos necesarios
4
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
5
Encargar el plan de sonido
2 personas
6
Hacer preparar el plan de iluminación
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
2 personas
11
Reservar técnica e instrumentos
2 personas
12
Reservar fotógrafo
13
Organizar seguridad y primeros auxilios
2 personas
14
Organizar el transporte para los artistas
15
Asignar las zonas de aparcamiento y carga
16
Crear la lista de asistentes y las pulseras
2 personas
17
Imprimir el programa y el horario
18
Enviar la información final para visitantes
19
Comprobar la lista de la compra
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar el catering
3 personas
23
Limpiar el recinto y los baños
3 personas
24
Despejar la zona de carga
2 personas
25
Descargar las piezas del escenario
4 personas
26
Montar el escenario
4 personas
27
Montar backstage
3 personas
28
Montar el sistema de sonido
4 personas
29
Montar la instalación de iluminación
3 personas
30
Preparar los instrumentos
3 personas
31
Conectar micrófonos y cables
3 personas
32
Realizar la prueba de sonido
4 personas
33
Realizar la prueba de luces
2 personas
34
Montar la entrada y el guardarropa
3 personas
35
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
36
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
37
Colocar mesas y sillas
4 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar señales y carteles de seguridad
2 personas
40
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Atender el guardarropa
2 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Repartir pulseras
2 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé y las mesas
2 personas
49
Anunciar la primera banda
50
Acompañar la actuación de la primera banda
2 personas
51
Gestionar el descanso y el servicio al público
3 personas
52
Anunciar la segunda actuación
53
Coordinar la actuación de la segunda banda
2 personas
54
Servir la cena
4 personas
55
Anunciar al cabeza de cartel
56
Coordinar la actuación principal
3 personas
57
Comprobar la seguridad del público
3 personas
58
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
59
Vaciar los cubos de basura durante el evento
2 personas
60
Cerrar la última actuación
2 personas
61
Gestionar la despedida y el guardarropa
3 personas
62
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas
63
Hacer el check-out de los artistas
2 personas

Seguimiento

64
Apagar el equipo de sonido
3 personas
65
Vaciar el bar y la cocina
3 personas
66
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
67
Recoger y retirar la basura
3 personas
68
Desmontar el mobiliario
4 personas
69
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
70
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Contar y guardar el inventario
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Registrar objetos perdidos
75
Entregar las llaves y acreditaciones del recinto
76
Comprobar la liquidación final con los proveedores
2 personas
77
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Taburetes de barcant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 6
Soportes para micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables XLRcant. 16
Auricularescant. 2
Portátil para la lista de reproducción
Hub USB activa
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8

Iluminación

Focos LED para escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Controlador de luces

Decoración

Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 22
Telón de fondo del escenario
Señales de orientacióncant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Sacacorchoscant. 4
Abrebotellascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Toallas de papelcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Cinta de balizamientocant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Administración

Pulserascant. 220
Números de guardarropacant. 220
Caja de cambiocant. 2
Terminales de pagocant. 2
Guionescant. 8
Papel de impresióncant. 2
Bolígrafoscant. 20

Consejos

Cierra artistas, fecha y recinto antes de encargar la técnica. En los contratos confirma horarios de llegada, duración de la actuación, necesidades de camerino, transporte y qué instrumentos o equipos aporta cada artista.
Solicita los permisos en cuanto tengas fecha y lugar, y deja al menos 2 semanas para revisar requisitos. No esperes a enviar las invitaciones para comprobar aforo, horarios permitidos, seguridad y primeros auxilios.
Entrega a sonido e iluminación un programa con horarios y plano del escenario. Reserva tiempo para descargar las piezas del escenario, montar PA, subwoofers, monitores y micrófonos, y hacer una prueba completa antes de abrir las puertas.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes del concierto. Así puedes ajustar el catering, enfriar las bebidas y preparar las mesas sin improvisar cantidades el mismo día.
Envía la información final a los visitantes entre 48 y 72 horas antes: acceso, aparcamiento, horario, pulseras y posibles restricciones. Asigna por separado las zonas de carga y aparcamiento para que el transporte de artistas no bloquee el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en vivo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para disponer de tiempo para contratar artistas, reservar el recinto y tramitar permisos. Deja la última semana para confirmaciones, compras, horarios y detalles de producción.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido de un concierto?: Reserva como mínimo 4 horas para descargar, montar altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, monitores y cableado. Añade al menos 60 minutos para la prueba de sonido y corrige el horario si hay varios artistas.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a un concierto?: Envíalas cuando la fecha, el recinto y el programa estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones unos 7 días antes para preparar pulseras, catering y la lista de asistentes.
¿Qué hay que preparar el día antes de un concierto?: Comprueba la lista de la compra, enfría las bebidas, prepara el catering posible y verifica horarios, contratos, transporte y contactos técnicos. Deja despejada la zona de carga y confirma que el recinto y los baños estén limpios antes del montaje.

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