Organiser un concert de chambre, étape par étape

Un concert de chambre se prépare d’abord comme un projet artistique, puis comme un accueil de public. Commencez par réserver le lieu et les musiciens, avant de fixer le programme et d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite la circulation des invités, les besoins alimentaires et l’installation de la salle. Les derniers préparatifs concernent l’accès, l’éclairage, les pupitres, les boissons et la table d’accueil : ce sont souvent ces détails qui retardent l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Engager les musiciens
3
Définir le programme du concert
2 personnes
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir les inscriptions
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le catering
9
Imprimer le programme
10
Partager l’itinéraire et le parking
11
Établir la liste définitive des invités
12
Vérifier la liste des courses
13
Faire les courses
2 personnes
14
Plier les programmes
2 personnes
15
Vérifier le lieu
2 personnes
16
Organiser les clés et l’accès
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Nettoyer le lieu
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Installer les pupitres
2 personnes
23
Vérifier l'éclairage
2 personnes
24
Installer la décoration
2 personnes
25
Aménager la table d'accueil
2 personnes
26
Installer la table traiteur
3 personnes
27
Préparer la vaisselle
2 personnes
28
Préparer les programmes

Événement

29
Accueillir les musiciens
2 personnes
30
Installer les instruments
2 personnes
31
Encadrer l'accueil
3 personnes
32
Accueillir les invités
2 personnes
33
Distribuer les programmes
2 personnes
34
Prendre les vestes
35
Annoncer le concert
36
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
37
Servir les boissons de la pause
4 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
41
Prononcer le mot de clôture
42
Encadrer le after
3 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Raccompagner les invités
2 personnes
46
Rendre les vestes

Suivi

47
Réfrigérer les restes
2 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Ranger le mobilier
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
3 personnes
52
Ranger l'équipement et la décoration
2 personnes
53
Rendre les articles empruntés
54
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tablesqté 6
Portant à vêtements
Cintresqté 60
Nappesqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 4
Lampes de pupitreqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone de table
Pied de microphone

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Fourchettesqté 50

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d'eauqté 6
Glacièresqté 3
Seaux à glaceqté 2

Décoration

Compositions floralesqté 4
Pupitres de programmeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et engagez les musiciens avant d’annoncer la date. Gardez au moins 4 à 6 semaines entre l’ouverture des inscriptions et le concert pour traiter les réponses et ajuster la liste des invités.
Fixez le programme avant d’imprimer les supports. Faites imprimer les programmes au plus tard 3 jours avant le concert, puis pliez-les avec les documents destinés à l’accueil.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et recueillez les besoins alimentaires dès la confirmation. Arrêtez la liste définitive des invités 2 à 3 jours avant de faire les courses et de confirmer le catering.
Vérifiez l’acoustique, l’éclairage et l’alimentation électrique lors d’un passage sur place. Testez les lampes de pupitre, les rallonges, les multiprises et le microphone au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Installez les chaises, les tables et les pupitres avant de préparer les boissons. Refroidissez-les environ 2 heures à l’avance et gardez l’eau accessible, avec les verres, les carafes et les plateaux déjà disposés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chambre ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, engager les musiciens, définir le programme, ouvrir les inscriptions et confirmer le catering.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert de chambre ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant la représentation. Fermez-les 2 à 3 jours avant afin d’établir la liste définitive des invités et de prévoir les quantités de boissons et d’en-cas.
Quand installer la salle avant un concert de chambre ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Prévoyez d’abord les chaises, les tables et les pupitres, puis vérifiez l’éclairage, le son et l’accès au lieu.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de chambre ?: Vérifiez les clés, le stationnement, l’itinéraire, l’éclairage, les branchements et la disposition des pupitres. Faites aussi un contrôle final de la table d’accueil, des programmes, des boissons et des sanitaires environ 30 minutes avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.