Zo organiseer je een kamerconcert
Een kamerconcert staat of valt met de volgorde waarin je regelt: eerst locatie, musici en programma, daarna uitnodigingen en catering. Plan de ruimte niet alleen rond het aantal gasten, maar ook rond muzieklessenaars, verlichting en vrije looproutes. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en maak pas daarna de definitieve boodschappenlijst. Op de dag zelf draait het om toegang, opstelling, koele dranken en een korte controle voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Musici vastleggen
- 3
Concertprogramma bepalen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Catering reserveren
- 9
Programma afdrukken
- 10
Route en parkeren delen
- 11
Definitieve gastenlijst maken
- 12
Boodschappenlijst controleren
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Programma's vouwen
2 personen
- 15
Locatie controleren
2 personen
- 16
Sleutels en toegang regelen
- 17
Dranken koelen
2 personen
- 18
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 19
Locatie schoonmaken
2 personen
- 20
Tafels opstellen
3 personen
- 21
Stoelen opstellen
3 personen
- 22
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
- 23
Verlichting controleren
2 personen
- 24
Decoratie aanbrengen
2 personen
- 25
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 26
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 27
Servies klaarzetten
2 personen
- 28
Programma's klaarleggen
Event
- 29
Musici ontvangen
2 personen
- 30
Instrumenten klaarzetten
2 personen
- 31
Inloop begeleiden
3 personen
- 32
Gasten welkom heten
2 personen
- 33
Programma's uitdelen
2 personen
- 34
Jassen aannemen
- 35
Concert aankondigen
- 36
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
- 37
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 38
Hapjes serveren
3 personen
- 39
Dranken bijvullen
2 personen
- 40
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
- 41
Afscheidswoord verzorgen
- 42
Nazit begeleiden
3 personen
- 43
Koffie en thee serveren
2 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Gasten uitzwaaien
2 personen
- 46
Jassen teruggeven
Nazorg
- 47
Restanten koelen
2 personen
- 48
Servies afwassen
3 personen
- 49
Afval verzamelen
2 personen
- 50
Meubilair opruimen
3 personen
- 51
Locatie schoonmaken
3 personen
- 52
Apparatuur en decor opruimen
2 personen
- 53
Geleende spullen retourneren
- 54
Overgebleven boodschappen opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 50
- Tafelsaantal 6
- Kledingrek
- Kleerhangersaantal 60
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 4
- Lessenaarslampenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Tafelmicrofoon
- Microfoonstandaard
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 60
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Koffielepelsaantal 50
- Gebaksbordjesaantal 50
- Vorkenaantal 50
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerplateausaantal 6
- Waterkaraffenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- IJsemmersaantal 2
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 4
- Programmastandaardsaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaatemmeraantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg locatie, musici en concertprogramma eerst vast. Zodra die drie onderdelen bekend zijn, kun je de uitnodigingen versturen en een realistische capaciteit bepalen.
- Open de aanmeldingen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het concert. Vraag meteen naar dieetwensen en deel route- en parkeergegevens met de uitnodiging.
- Maak de zaalindeling op papier voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd ruimte vrij voor muzieklessenaars, lessenaarslampen, verlengsnoeren en een ontvangsttafel.
- Regel de toegang uiterlijk de dag vóór het concert: controleer sleutels, verlichting en stopcontacten. Zet dranken minimaal 2 uur vooraf koud en bereid hapjes zo veel mogelijk eerder.
- Tel servies en zitplaatsen aan de hand van de definitieve gastenlijst. Leg programmaboekjes, waterkaraffen en glazen vóór de ontvangst klaar, zodat je tijdens het concert niet hoeft bij te vullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kamerconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, musici en het programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de concertdatum en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kamerconcert?
- Voorzie één stoel per aangemelde gast en tel de stoelen voor de musici apart. Houd daarnaast minstens 2 vrije plaatsen achter de hand voor wijzigingen of begeleiders.
- Wanneer regel ik de catering voor een kamerconcert?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en reserveer catering uiterlijk 2 weken vooraf. Controleer de definitieve aantallen 7 dagen voor het concert, wanneer de gastenlijst sluit.
- Hoeveel drank moet ik voorzien voor een kamerconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet daarnaast onbeperkt water klaar. Koel de dranken ongeveer 2 uur vooraf en gebruik waterkaraffen tijdens het concert.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!