Checklist pour organiser un concert de big band

Un concert de big band demande une coordination précise entre les musiciens, la salle et l’équipe technique. Commence par bloquer la date, les horaires et les lieux de concert et de répétition, puis avance vers le programme, le son, les lumières et l’accueil du public. Cette checklist regroupe les préparatifs à suivre dans le bon ordre, jusqu’à la vérification des instruments, des partitions et du catering. Prévois aussi des responsables clairement identifiés pour l’accueil, la technique et les repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires du concert
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
Fixer le programme et la playlist
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Rassembler les partitions et les feuilles de musique
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le plan sonore
2 personnes
Élaborer le plan d'éclairage
Définir le catering pour les musiciens
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Gérer la billetterie et la liste des invités
2 personnes
Faire les réservations pour les places réservées
2 personnes
Répartir les bénévoles à l'accueil
Répartir les bénévoles pour le catering
Répartir les bénévoles pour la technique
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier les instruments
3 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les billets et les programmes
2 personnes
Accueillir les musiciens
3 personnes
Décharger les instruments
4 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Marquer l’installation de la scène
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Surveiller les portes d’entrée
2 personnes
Assurer l'annonce sur scène
Donner les signaux de pause et de fin
Accompagner le public à l'extérieur
3 personnes

Suivi

Démonter les instruments
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Ramener les instruments
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Table de réception
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 12
Chaises de musicienqté 25
Pupitre de chef d’orchestre

Équipement

Pupitres de musiqueqté 25
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixage
Amplificateursqté 2
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Ruban gafferqté 4
Éclairage de pupitre de musiqueqté 12
Ordinateur portable

Instruments

Kit de batterie
Tabouret de piano
Amplificateur de guitare
Amplificateur de basses

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 16

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampes de table de scène à LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la répétition avant d’annoncer le concert. Garde au moins 30 minutes entre l’heure théorique de fin du montage et l’arrivée du public pour absorber les retards techniques.
Fixe le programme et la playlist avant de commander ou d’imprimer les partitions. Prépare un exemplaire complet pour chaque musicien, plus 2 ou 3 copies de secours pour les changements de dernière minute.
Fais un plan sonore écrit avant la répétition générale : indique l’emplacement des microphones, des retours, de la table de mixage, des amplificateurs et des câbles. Teste chaque ligne séparément, puis l’ensemble avec les cuivres et la batterie.
Répartis les bénévoles par mission au moins une semaine avant le concert. Prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour la billetterie et une personne référente pour le catering et les besoins alimentaires.
Ne laisse pas le catering au jour du concert. Confirme les besoins alimentaires, achète les boissons et vérifie les verres, tasses, assiettes et couverts avant l’installation ; garde de l’eau facilement accessible aux musiciens pendant toute la prestation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de big band ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les artistes, planifier les répétitions, publier le concert et régler la billetterie.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réserve-la dès que la date du concert est confirmée, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Bloque ensuite au moins une répétition complète avec la configuration prévue sur scène.
Quand faut-il préparer le plan sonore d’un big band ?: Prépare une première version 3 à 4 semaines avant le concert, après avoir recensé les besoins techniques. Fais le test final pendant la répétition générale, avec les microphones, retours, amplificateurs et haut-parleurs réellement utilisés.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert de big band ?: Pour une petite représentation, prévois au moins 4 bénévoles : deux à l’accueil et à la billetterie, un pour le catering et un référent technique. Ajoute une personne à l’accueil si le public est attendu en nombre ou si des places sont réservées.

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