Organiser un concert d’orgue, étape par étape

Commencez par verrouiller la date avec l’église et l’organiste : ces deux réservations conditionnent tout le reste. Préparez ensuite le programme, vérifiez les droits liés au répertoire et lancez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à confirmer les réservations, organiser les bénévoles et régler l’accueil. Le jour même, prévoyez du temps pour ouvrir l’église, installer les chaises, vérifier les toilettes et tester les besoins techniques de l’organiste.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Engager un organiste
2 personnes
3
Réserver l’espace de l’église
4
Établir le programme
2 personnes
5
Vérifier le répertoire et les droits
6
Rédiger le texte du concert
7
Rédiger les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le concert en ligne
10
Distribuer les affiches
3 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Confirmer les réservations
14
Planifier les bénévoles
15
Commander le catering
16
Envoyer les informations pratiques à l'organiste
17
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
2 personnes
20
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
21
Préparer les badges nominatifs
22
Imprimer la liste des inscriptions

Événement

23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Vérifier les espaces et les toilettes
2 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer des tables d'accueil
2 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
29
Brancher la machine à café
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer les livrets de programme
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Vérifier les bougies et l’éclairage
2 personnes
34
Vérifier l'orgue et l'espace de jeu
2 personnes
35
Accueillir l'organiste
36
Passer en revue le programme avec l’organiste
2 personnes
37
Effectuer le test de l'orgue
2 personnes
38
Préparer les boissons de pause
2 personnes
39
Gérer l'entrée et le vestiaire
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
42
Accompagner les retardataires
43
Annoncer le concert
44
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
49
Prononcer le mot de clôture
50
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
51
Gérer le vestiaire
2 personnes
52
Raccompagner l'organiste

Suivi

53
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle
3 personnes
55
Trier les déchets
2 personnes
56
Dégager les tables
2 personnes
57
Remettre les chaises en place
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer la machine à café
60
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
65
Rapporter les clés
66
Retourner les matériels
2 personnes
67
Archiver les photos et les fichiers
68
Envoyer un message de remerciement
69
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120

Cuisine

Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Pupitres de musiqueqté 2
Lampes de pocheqté 3
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Bougies électriquesqté 20

Décoration

Compositions floralesqté 4
Nappesqté 4
Panneaux d'informationqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Cadres photoqté 4
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Bandes adhésivesqté 4
Ruban adhésif transparentqté 4
Ciseauxqté 4
Presse-papiersqté 4
Panneaux du programmeqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Conseils

Réservez l’église et l’organiste avant de rédiger les invitations. Gardez au moins 2 à 3 semaines entre l’envoi des invitations et le concert afin de traiter les inscriptions et les demandes particulières.
Validez le programme avec l’organiste avant toute impression. Vérifiez le répertoire, les droits éventuels et le texte de présentation au moins 10 jours avant le concert pour éviter de refaire les livrets.
Ne limitez pas l’organisation à la salle de concert : prévoyez les panneaux indicateurs, l’espace vestiaire, les toilettes et la disposition des chaises. Faites une vérification complète du lieu le jour même, environ 2 heures avant l’arrivée du public.
Centralisez les inscriptions et confirmez les réservations quelques jours avant l’événement. Imprimez aussi une liste actualisée le jour du concert, afin que l’accueil puisse retrouver rapidement chaque personne.
Traitez l’accueil et la pause comme une petite réception : comptez les tasses, verres, assiettes et couverts, puis prévoyez les machines à café, thermos, bouilloires et rallonges nécessaires. Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’orgue ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver l’église et l’organiste, préparer le programme, obtenir les vérifications de droits, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’orgue ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les réservations quelques jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier avec l’organiste avant le concert ?: Demandez ses besoins techniques, les informations pratiques d’accès et le matériel nécessaire, notamment le pupitre de musique et l’éclairage. Faites cette vérification au plus tard 7 jours avant le concert, puis confirmez les détails la veille.
À quelle heure ouvrir l’église le jour du concert ?: Ouvrez-la environ 2 heures avant l’arrivée du public. Ce temps couvre la vérification des espaces et des toilettes, l’installation des chaises, la mise en place de l’accueil et les derniers contrôles techniques.

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