Ein Orgelkonzert Schritt für Schritt organisieren
Beginne bei einem Orgelkonzert nicht mit dem Poster, sondern mit Termin, Kirchenraum und Organist. Danach stehen Programm, Rechte, Technik und Besucherinformationen fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane außerdem früh, wie Anmeldung, Freiwillige und die Bewirtung nach dem Konzert funktionieren. In den letzten Tagen geht es vor allem um Programmhefte, Raumkontrolle, Bestuhlung und einen klaren Ablauf für den Konzerttag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzerttermin festlegen
2 Personen
- 2
Organisten engagieren
2 Personen
- 3
Kirchenraum reservieren
- 4
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 5
Repertoire und Rechte prüfen
- 6
Konzertext schreiben
- 7
Einladungen erstellen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Konzert online veröffentlichen
- 10
Poster verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Freiwillige einplanen
- 15
Catering bestellen
- 16
Organisten praktische Informationen senden
- 17
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Programmhefte drucken
2 Personen
- 21
Namensschilder vorbereiten
- 22
Anmeldeliste ausdrucken
Event
- 23
Location öffnen
2 Personen
- 24
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 28
Cateringbereich einrichten
2 Personen
- 29
Kaffeemaschine anschließen
- 30
Getränke kühlen
2 Personen
- 31
Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Kerzen und Beleuchtung prüfen
2 Personen
- 34
Orgel und Spielbereich prüfen
2 Personen
- 35
Organisten empfangen
- 36
Programm mit dem Organisten durchgehen
2 Personen
- 37
Orgeltest durchführen
2 Personen
- 38
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
- 39
Einlass und Garderobe besetzen
3 Personen
- 40
Besucher empfangen
3 Personen
- 41
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 42
Spätankömmlinge begleiten
- 43
Konzert ankündigen
- 44
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
- 49
Abschlusswort sprechen
- 50
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 51
Garderobe abwickeln
2 Personen
- 52
Organisten verabschieden
Nachbereitung
- 53
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
- 54
Geschirr sammeln
3 Personen
- 55
Abfall trennen
2 Personen
- 56
Tische abräumen
2 Personen
- 57
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Kaffeemaschine reinigen
- 60
Kirchensaal reinigen
3 Personen
- 61
Toiletten reinigen
2 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
- 65
Schlüssel zurückbringen
- 66
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Fotos und Dateien archivieren
- 68
Dankesnachricht versenden
- 69
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GebäckgabelnAnz. 120
- TeelöffelAnz. 120
Küche
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- NotenpulteAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 3
- KassenboxenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- Elektrische KerzenAnz. 20
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 4
- TischdeckenAnz. 4
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- FotorahmenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 30
- StifteAnz. 20
- KlebestreifenAnz. 4
- Transparentes KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 4
- ProgrammschilderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Tipps
- Lege Termin, Kirchenraum und Organist möglichst 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Repertoire und Rechte zu prüfen und technische Anforderungen wie Notenpulte oder Verlängerungskabel zu klären.
- Stelle das Programm erst zusammen, wenn Dauer und Besetzung geklärt sind. Plane für das Konzert selbst etwa 75 bis 90 Minuten ein und sende dem Organisten spätestens 2 Wochen vorher alle praktischen Informationen.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche das Konzert online etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bestätige Reservierungen gesammelt spätestens 3 Tage vorher und drucke danach die Anmeldeliste aus.
- Plane die Bewirtung anhand der Anmeldungen, nicht nach Gefühl. Für Kaffee und Gebäck nach dem Konzert brauchst du Kaffeetassen, Wassergläser, Dessertteller und ungefähr 1,5 Tassen Kaffee pro angemeldeter Person.
- Öffne die Kirche mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Räume und Toiletten, stelle Stühle auf, bringe Wegweiser und Infotafeln an und lege Taschenlampen sowie LED-Lampen für dunkle Bereiche bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Orgelkonzert organisieren?
- Plane mindestens 8 Wochen Vorlauf ein, bei einem bekannten Organisten oder einem anspruchsvollen Programm besser 12 Wochen. Termin, Kirchenraum und Engagement sollten am Anfang feststehen.
- Wann sollte man Einladungen für ein Orgelkonzert verschicken?
- Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Eine Anmeldefrist 3 bis 5 Tage vorher gibt dir verlässliche Zahlen für Sitzplätze, Namensschilder und Catering.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau in der Kirche?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Raumkontrolle, Bestuhlung, Wegweiser, Technik und Catering. Öffne die Kirche außerdem früh genug, damit der Organist vor Beginn ungestört praktische Fragen klären kann.
- Wie viel Kaffee braucht man für ein Orgelkonzert?
- Kalkuliere nach dem Konzert etwa 1,5 Tassen Kaffee pro angemeldeter Person. Halte zusätzlich Wasser bereit und plane bei einer Bewirtung von 30 Personen etwa 45 Tassen sowie passende Kannen und Servierutensilien ein.
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